Работа в MS Excel и MSWord

 

Добавление предварительно определенного колонтитула

Добавление предварительно определенного колонтитула в  представлении «разметка страницы»

• Выберите лист, на который требуется добавить предварительно определенный колонтитул.
• На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.

Рис. 2.5. Добавление колонтитула

• Выберите левое, центральное или правое текстовое поле колонтитула в верхней или нижней части листа.
• На вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и щелкните предварительно определенный колонтитул, который нужно вставить.

 

Добавление предварительно определенного колонтитула к  диаграмме

• Щелкните лист диаграммы или внедренную диаграмму, к которой следует добавить предварительно определенный колонтитул.
• На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.
• Выберите заранее определенный колонтитул в поле Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.

 

Вставка определенных элементов  в колонтитулы листа

• Выберите лист, в колонтитулы которого требуется добавить элементы.
• На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.
• Выберите левое, центральное или правое текстовое поле колонтитула в верхней или нижней части листа.
• На вкладке Конструктор в группе Элементы колонтитулов выберите нужный элемент.

Выбор параметров колонтитулов

Выбор параметров колонтитулов для листов

• Выберите лист, для которого требуется настроить параметры колонтитулов.
• На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.
• Выберите левое, центральное или правое текстовое поле колонтитула в верхней или нижней части листа.
• На вкладке Конструктор в группе Параметры выполните одно или несколько указанных ниже действий.

Чтобы указать, что колонтитулы  нечетных страниц должны отличаться от колонтитулов четных страниц, установите флажок Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Чтобы удалить колонтитулы  с первой печатаемой страницы, установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Чтобы указать, что в колонтитулах должен использоваться такой же размер шрифта и масштаб, как и на листе, установите флажок «Изменять масштаб вместе с документом».

Чтобы выровнять поля колонтитулов относительно полей листа, установите флажок Выровнять относительно полей страницы.

 

Выбор параметров колонтитулов для диаграмм

• Щелкните лист диаграммы или внедренную диаграмму, к которой следует добавить предварительно определенный колонтитул.
• На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.
• Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Чтобы указать, что колонтитулы  нечетных страниц должны отличаться от колонтитулов четных страниц, установите флажок Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Чтобы удалить колонтитулы  с первой печатаемой страницы, установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Чтобы указать, что в колонтитулах должен использоваться такой же размер шрифта и масштаб, как и на листе, установите флажок Изменять масштаб вместе с документом.

Чтобы выровнять поля колонтитулов относительно полей листа, установите флажок Выровнять относительно полей страницы.

 

Возврат в обычный режим  просмотра для закрытия колонтитулов

На вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Обычный.

Рис. 2.6. Режимы просмотра книги

 

2.3 Макет страницы

 

После добавления полей, выбора нужного уровня детализации, определения  вычислений, сортировки, фильтрации и  группирования данных в отчете сводной  таблицы нужным образом также  может потребоваться улучшить макет  и формат отчета, чтобы сделать  его более удобочитаемым и  привлекательным. В отчетах сводных таблиц также можно использовать условное форматирование.

Изменение макета формы и  расположения полей

Макет и формат отчета можно  изменить, организовав отчет в  одной из трех форм — в сжатой, в форме структуры или таблицы. Для получения нужных итоговых результатов также можно добавлять, перекомпоновывать и удалять поля.

 

Добавление, изменение порядка  следования и удаление полей

• Для добавления, изменения порядка следования и удаления полей служит список полей сводной таблицы.
• Щелкните отчет сводной таблицы.
• При необходимости на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку  Список полей, а для отчета сводной диаграммы на вкладке Анализировать в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.

 

Изменение структуры столбцов, строк и промежуточных итогов

Чтобы дополнительно настроить  структуру отчета, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных  итогов (например, можно включить отображение  промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов). Также можно перемещать отдельные  элементы в строке или столбце.

Включение и выключение заголовков полей столбцов и строк

• Щелкните отчет сводной таблицы.
• Чтобы переключить режим отображения заголовков полей, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Заголовки полей.

 

Изменение порядка следования элементов строк и столбцов

Щелкните правой кнопкой  мыши заголовок строки и столбца  или элемент в заголовке, выделите пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд подменю для перемещения элемента.

Можно также щелкнуть элемент  заголовка строки или столбца  и навести указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель  примет вид стрелки, перетащите поле данных в новое положение.

Рис. 2.7.Перемещение полей

Корректировка ширины столбцов при обновлении

• Щелкните отчет сводной таблицы.
• На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры сводной таблицы.

Откройте вкладку Разметка и формат и в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы столбцы отчета сводной таблицы автоматически подгонялись под самый широкий текст или числовое значение, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
• Чтобы сохранить текущую ширину отчета сводной таблицы, снимите этот флажок.

Перемещение столбца в  область заголовков строк или  строки в область заголовков столбцов

Для оптимизации структуры  и удобочитаемости отчета сводной  таблицы может потребоваться  переместить поле столбца в область  заголовков строк или поле строки в область заголовков столбцов. При  перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется  транспонирование вертикальной или  горизонтальной ориентации поля. Эта  операция также называется "поворотом" строки или столбца.

Щелкните правой кнопкой  мыши поле строки, выделите пункт Переместить и выберите команду Переместить <имя поля> в столбцы, или щелкните правой кнопкой мыши поле столбца и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.

Поля также можно перетаскивать. На рисунке ниже показано, как перетащить поле столбцов в область заголовков строк.

 

Рис. 2.8. Корректировка ширины столбцов

• Щелкните поле столбца
• Перетащите его в область строк

Поле "Спорт" станет полем  строки, как и "Регион"

Объединение и отмена объединения  ячеек для элементов внешних  строк и столбцов

• Чтобы отцентрировать элементы по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов.
• Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.
• Щелкните отчет сводной таблицы.
• На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры сводной таблицы.

• Чтобы объединить элементы

Изменение способа отображения  пустых ячеек, пустых строк и ошибок

Иногда возникают ситуации, когда данные содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется  изменить режим отображения отчета, настроенный по умолчанию.

 

Отображение и скрытие  пустых строк

После строк и элементов  можно отображать пустые строки.

• Выделите поле строки и на вкладке Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

Откроется диалоговое окно Параметры поля.

Также в форме структуры  и табличной форме можно дважды щелкнуть поле строк.

Чтобы добавить или удалить  пустые строки, откройте вкладку Разметка и печать и в группе Макет установите или снимите флажок Пустая строка после каждой подписи.

Изменение способа отображения  элементов и подписей без данных

• Щелкните отчет сводной таблицы.
• Откройте вкладку Вывод и в группе Экран выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
• Показывать элементы без данных в строках. Установите или снимите этот флажок, чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках.
• Показывать элементы без данных в столбцах. Установите или снимите этот флажок, чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах.
• Показывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений. Установите или снимите этот флажок, чтобы отображать или скрывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений.

Изменение и удаление форматирования

В большой коллекции стилей можно выбрать стиль. Кроме того, можно управлять чередованием строк (столбцов) в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение формата  числа поля.

 

Изменение стиля форматирования отчета свободной таблицы

Коллекция стилей позволяет  быстро изменить внешний вид отчета сводной таблицы. В Office Excel 2007 содержится большое количество предварительно определенных стилей таблиц (экспресс-стилей), которые можно использовать для  быстрого форматирования отчета сводной  таблицы. Также можно добавлять  чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование  может упростить восприятие и  анализ данных.

Изменение числового формата  поля.

• Выделите в отчете сводной таблицы нужное поле.
• На вкладке Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

Откроется диалоговое окно. В диалоговом окне Параметры поля отображаются названия и фильтры отчета; в диалоговом окне Параметры поля значений отображаются значения.

• В нижней части диалогового окна нажмите кнопку Числовой формат.

Откроется диалоговое окно Формат ячеек.

• В списке Числовые форматы выберите нужную категорию форматов.
• Укажите нужные параметры и дважды нажмите кнопку ОК.

 

Сохранение и игнорирование  форматирования

• Щелкните отчет сводной таблицы.
• На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры сводной таблицы.

• Откройте вкладку Разметка и формат и в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
• Чтобы сохранить макет и формат отчета сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции с отчетом сводной таблицы, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.

Чтобы игнорировать макет  и формат отчета сводной таблицы  и возвращаться к стандартному макету и формату при выполнении каждой операции со сводной таблицей, снимите  этот флажок.

Удаление всего форматирования из отчета.

• Щелкните отчет сводной таблицы.
• На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, а затем выберите команду Очистить внизу коллекции.