Электронный обмен данными

Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:

Покупатель высылает поставщику заказ;

Поставщик автоматически  загружает заказ в свою учетную  систему;

Поставщик после корректировки  по реальным остаткам на складе отсылает подтверждение заказа и формирует  внутреннюю накладную на отгрузку;

Поставщик после отгрузки одним нажатием формирует и отсылает покупателю уведомление об отгрузке;

Покупатель после приемки  по уведомлению об отгрузке автоматически  формирует и высылает поставщику уведомление о приемке;

Поставщик на основании уведомления  о приемке автоматически формирует  расходную накладную;

Поставщик выгружает покупателю электронный вариант расходной  накладной;

Покупатель загружает  в свою учетную систему расходную  накладную поставщика;

При этом все сообщения  передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной  доставке.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

Полная интеграция учетной  системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация  исходящих сообщений в учетной  системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать  форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения  в систему провайдера. При таком  варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.

Второй вариант – частичная  интеграция - использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант  работы не ведет к максимальному  повышению эффективности, так как  требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос  данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется  предельной экономичностью внедрения  и использования.

Гарантии достоверности  и конфиденциальности.

Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность  и гарантированность передачи сообщений.

Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений  и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов  передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).

Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих  возможность коррекции документа  в процессе передачи (проверка контрольных  сумм сообщений на каждом участке  и т.д.).

Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении  сообщений и автоматическим оповещением  отправителя о доставке сообщения.

Удобство и  выгоды EDI.

Основные преимущества технологии:

• прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала, курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
• упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
• упрощение взаимодействия с контрагентами,
• существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
• повышение рентабельности оборотного капитала,
• упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
• возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок  - VMI и CPFR,
• оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Преимущества появляются за счет:

• повышения скорости всего процесса оформления, обработки и прохождения документов (полностью автоматизированный процесс),
• снижения числа ошибок (исключением «человеческого» фактора) и снижения затрат на поиск и исправление ошибок,
• использования технологий гарантированной доставки сообщений,
• использования единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1.

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов  существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность  технологии.

Наиболее восприимчивые  области применения.

• Дистрибуция,
• Ритейл,
• Управление складами,
• Транспорт,
• Банковская сфера и управление денежными потоками и т.д.

Практические  рекомендации по внедрению.

Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:

• получить номер GLN;
• выбрать вариант подключения (полная интеграция или Web-EDI),
• выбрать авторизованного провайдера EDI,
• осуществить подключение,
• начать работать.