Электронный обмен данными

Электронный обмен  данными (EDI)

Сфера применения.

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.

Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами  существенно ограничивает потенциал  развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.

Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие  действия:

• для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;
• данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;
• деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;
• с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия;

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.

Что плохо.

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы  работы:

• использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации,
• чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления,
• низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно),
• отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта),
• отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации,
• необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером,
• экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также  применение традиционных схем работы с документами существенно  ограничивает (или делает практически  невозможным) внедрение новых активно  развивающихся бизнес-процессов  и  новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый  поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые  позволяют существенно увеличить  оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.

Где же выход?

Существует решение, которое  позволяет преодолеть все названные  ограничения и предоставить новые  возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).

Что это такое?

EDI – это технология  автоматизированного обмена электронными  сообщениями в стандартизированных  форматах между бизнес-партнерами.

При этом документы, имеющие  в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для  каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном  «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)). Технология гарантирует как правильность конвертации  данных, так и саму доставку сообщений  адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами  партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать  как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении  данной технологии.

На современном этапе  развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить  и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом  оптимизировать и повысить эффективность  бизнеса.

Что дает внедрение  электронного обмена данными (EDI)?

Управление процессом  «заказ-поставка» из учетной системы - интеграция с существующей системой ERP позволяет:

Исключить необходимость  в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь;

На 80% сократить время  на обработку каждого документа  на всей цепочке «заказ-поставка»;

Исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке  процесса «заказ-поставка»;

Полностью контролировать документооборот  на всей цепочке «заказ-поставка»;

Контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет  контролировать выполнение заказа;

Исключение возможности  потери документов - гарантирует, что  все документы (Заказы и т.д.) будут  доставлены поставщику, а фиксирование даты и времени отправки/получения  документов являются основанием для  начисления штрафных санкций за непоставку товара;

Снижение затрат, связанных  с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и  т.д.;

Повышение эффективности  работы всей цепочки поставок, в  том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что  позволяет работать с единым каталогом  продукции с разными поставщиками.

Как устроен EDI?

Базовые принципы EDI :

• Стандартизованность
• Структурированность

Практика электронной  коммерции, основанной на системах EDI насчитывает  уже более 30 лет и обобщается в  стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных  деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных "бумажных" документов, применяемых в экономической  деятельности.

Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и  в них выделить соответствующие  поля данных. В последствии для  их заполнения была разработана система  таблиц – глобальные справочники  данных и технология их синхронизации.

Стандарты EDI

EDI базируется на следующих  основных стандартах:

• UN/EDIFACT – United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport - "Правила ООН электронного обмена документами для гос. управления, торговли и транспорта" – основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.
• (UN/CEFACT) – адаптированный Центром ООН по упрощению процедур международной торговли и электронному бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT
• GS1 EANCOM – подмножество EDIFACT для розничной торговли - разработан международной ассоциацией GS1 и дополнен использованием ключевых идентификаторов системы GS1,
• GS1 XML – современный формат сообщений, используемых при обмене данными в цепях поставок в системе GS1.

Система GS1 – это международная  глобальная многоотраслевая система  стандартов, охватывающая более 100 стран. Система GS1 является самой широко используемой международной системой стандартов в цепях поставок. В настоящее  время свыше миллиона компаний в  мире используют стандарты GS1. Национальные ассоциации GS1 обеспечивают поддержку  системы в своих странах и  поддержку национальных языков в  системе GS1.

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными  из которых являются:

• GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара
• GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.
• SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

• уникальными - способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;
• международными - данные номера являются уникальными во всем мире;
• многоотраслевыми - не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;

Простая структура номеров  позволяет автоматизировать обработку  и передачу данных.

Зачем нужен GLN?

Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента  или его структурное подразделение  или объект).

 Присвоение идентификационных  номеров GLN регулируется стандартами  системы GS1 для того, чтобы гарантировать  уникальность каждого отдельного  номера во всем мире. Для получения  GLN-номера предприятие должно  стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией  является GS1 Russia – ГС1 РУС.).

Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более  чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности

Преимущества  идентификационных номеров GLN

Использование идентификационных  номеров GLN обеспечивает компаниям  универсальный метод идентификации  объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным  извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей  информации:

• тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
• регион;
• почтовый адрес;
• номер телефона, факса;
• контактное лицо;
• информация о банковских реквизитах;
• требования и ограничения доставки и пр.

Основные виды сообщений EDI.

Основными считаются следующие  сообщения EDI :

COMDIS – коммерческая дискуссия,

PRICAT – прайс-лист,

ORDER – заказ,

ORDRRSP – подтверждение  заказа,

DESADV – уведомление об  отгрузке,

RECADV – уведомление о  приемке,

INVOICE – счет,

SLSRPT – отчет о продажах,

INVRPT – отчет об инвентаризации.

Технология работы

Технология EDI предполагает использование единого способа  идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация  товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация  контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров  осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ - Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).

Для перехода к использованию  технологии EDI необходимо подключение  партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими  сообщениями (платформа электронной  коммерции), использование средств  преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных»  сообщений адресату. Такая схема  взаимодействия позволяет один раз  подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать  способ обмена документами с каждым контрагентом.

Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер  предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно  участие именно авторизованного  провайдера, т.к. это гарантирует  как высокий технический уровень  предоставляемых услуг и уровень  сервиса, так и соответствие услуг  стандартам GS1, что в свою очередь  дает возможность осуществлять роуминг  с другими провайдерами (в т.числе  и с международными).

Первоначально сообщения  передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что  могли позволить себе лишь крупные  компании. Появление Интернет и возможность  использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело  революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.