Автоматизированные информационные технологии в офисе

 

 

 

 

 

24www.subscribe.ru

 

 

 

 

Элементарный  информационный процесс представляется сторонниками данного подхода как  процесс, состоящий из четырех основных видов деятельности: генерирования  информации, ее хранения, распространения и восприятия. Связь между ними представлена на рис 3.4. 

 

 

Рис. 3.4. Информационная модель офисной деятельности

 

С точки  зрения информационной модели, основными  нововведениями, которые влияют на формы и методы организации труда  в офисе, являются системы, позволяющие  ускорить генерирование документов (обработка и редактирование текстов), а также усовершенствование в области хранения и поиска информации (вывод на микрофиши, создание дешевых электронных запоминающих устройств, управление базами данных), подготовку документов к распространению (фотокомпозиция) и распространение (компьютерная почта).

Наиболее  перспективным считается полный перевод информационных документов в электронную, безбумажную форму, что сводит число их преобразований из одной среды в другую до минимума. 25

Главной целью подобного подхода является интеграция функций принятия решений  и коммуникаций в единую систему.

Без этого могут быть автоматизированы лишь отдельные частные задачи, влияние  которых на эффективность работы офиса в целом будет незначительным.

Проблема  интеграции функций по принятию решений  и коммуникаций в рамках электронного офиса имеет не столько технический, сколько организационно-управленческий характер.

 

25www.subscribe.ru

 

  Цели автоматизации конторского  труда с позиций информационного  подхода значительно шире, чем обеспечение процессов принятия решений.

  Они включают также понимание  важности решения информационных  проблем, рационализацию и интеграцию  информационных процессов, в том  числе устранение дублирования, улучшение организационной структуры офисов, повышение эффективности их работы в целом.

  Именно в рамках данной концепции  выдвинут тезис о том, что  информация является ресурсом, который  потребляется и производится  в процессе работы офиса.

Подход  к анализу проблем офиса как  к системе, перерабатывающей информацию, был исторически первым, возникшим как перенесение на эту более широкую область опыта применения ЭВМ в построении управленческих информационных систем.

В общем  процессе развития информационной технологии информационному подходу соответствует этап создания централизованных систем обработки данных. 26

Несмотря  на недостаточную эффективность, информационный подход был полезен на начальных  этапах автоматизации и позволил приступить к внедрению автоматизированных систем в офисах.

Офис как коммуникационная модели.

Наряду  с созданием центров обработки  данных важное значение для офиса  имеет развитие сетевой технологии и персональных компьютеров, позволяющих подвести информационные ресурсы к каждому рабочему месту. Автоматизация в офисе - это не только новая техника и методы переработки информации, но вся организация аппарата управления вместе с людьми, организационными связями, методами работы и т. д.

В рамках такого подхода разработана модель офиса как сложной системы  социальных коммуникаций. При этом элементарный коммуникационный процесс представляется состоящим из трех основных элементов: посылки сообщения, его получения и реакции приемника, обратной связи (рис. 3.5).

 

http://www.php.net.

26 Тельнов Ю. Ф. «Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие» - М: СИНТЕГ, 2007стр.59-63

Офис  в этом случае рассматривается в  виде иерархии взаимосвязанных коммуникационных процессов, каждый из которых связан с системой в целом посредством социальных коммуникаций.

 

Процессы  низшего уровня контролируются высшими, но последние, в свою очередь, постоянно  изменяются благодаря обратной связи.

 

 

Поэтому для правильного понимания работы офиса как коммуникационной системы  важен не только анализ узлов (т. е. работников офиса и их функций), но и используемых средств связи.

Цель  работы офиса состоит в контроле определенных процессов, обеспечивающих существование и функции организации как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом. В коммуникационной модели офиса подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы сообщений. Хотя офис и представляет собой сложную иерархию процессов, но сами эти процессы суть взаимодействия между людьми. 27

  Отдельные работники инициируют  коммуникационные процессы, осуществляют  и контролируют их.

Коммуникации  между людьми делятся на выражаемые в словах, т.е. вербальные (устная и письменная речь), и не выражаемые в словах, то есть невербальные (жесты, мимика, интонация).

 

27w.subscribe.ru

 

  Исследователи проблем офиса обращают внимание на то, что любое сообщение - это не просто передача некоторой информации, а социальный акт, в котором происходит двусторонний процесс коммуникации.

  Во-вторых, автоматизация может нарушить  сложившийся баланс между вербальными и невербальными компонентами сообщения.

  В-третьих, изложенные соображения дают основу понимания исключительной важности для автоматизации офиса различных средств визуализации сообщений (видеотелефоны, ситуационные комнаты и др.).

В-четвертых, автоматизация может и должна привести к созданию специальных средств для передачи невербальных сообщений в компьютерных системах.

Таким образом, автоматизация в корне  изменяет процесс коммуникации, влияя  на все стороны и элементы общения. Сторонники коммуникационной модели подчеркивают, что при внедрении новых обезличенных систем связи необходимо тщательно сопоставлять преимущества с возможными потерями.

  Считается, что главным в управленческо-коммуникационном  процессе является не количество  переданной друг другу информации, а обмен взаимными обязательствами.

  Отсюда следует, что сущность  процессов, происходящих в офисе,  нельзя описать без анализа  системы обязательств, порожденной  многообразием приказов, запросов, консультаций, просьб, обещаний и  т. п.

  При функционировании офиса неизбежно  случаются срывы, для их ликвидации в системе порождаются новые структуры обязательств, и главная задача работников аппарата управления, и управляющих прежде всего, заключается в образовании этих структур таким образом, чтобы они максимально способствовали отдаче информационного и управленческого аппаратов.

Исследования  сторонников коммуникационного  подхода показали, что образ управленца (функционального специалиста) далек от того, который был создан в рамках концепции принятия решений специалистами по ЭВМ и информатике.

Руководитель  почти не тратит время на построение и выбор альтернатив рационального  курса действия, в основном он общается с коллегами, руководителями, подчиненными, в результате чего уточняется баланс распределения взаимных обязательств.

  Отсюда следует вывод о том, что для офиса прежде всего нужны средства, помогающие расширить возможности коммуникаций (включая текстовые), что это проблема, которую должны исследовать не только специалисты по ЭВМ, но и социологи, психологи, лингвисты и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключение работы мне хотелось бы отметить наиболее существенные, на мой взгляд, моменты.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Основные требования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей специалиста при проведении анализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность представления выходной информации в табличной и графической формах; возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системе человек-машина.

 

Автоматизированное рабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

 

 

Список литературы

 

1.Перегудов В.М., Халамайзер А.Я. Бок о бок с компьютером.   М.: Высшая школа, 2009

2.Бэйн С. Эффективная работа: CorelDraw11; перев.с англ.-СПб:Питер 2006

3. Савельев А.Я.  и др.,  Подготовка и редактирование документов, М., 2009г.

4.Додж М.,Стинсон К. Эффективная работа :Excel 2003 перев.

с анг.-СПб Питер , 2003

5.Зихерт К.,Ботт Э.Эффективная работа; Windows XP перев.с англ.-СПб;Питер 2006

6.Маров М.Н. Эффективная работа в офисе:СПб; Питер 2008

7.Шалин П.А.Энциклопедия Windows XP.-CПб. Питер 2007

8. Семёнов М. И. И др. «Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник» - М: Финансы и статистика, 2008

9.   Советов Б. Я., Цехановский В. В. «Информационные технологии: Учебник для ВУЗов» - М: Высшая школа, 2008

10. Соколова Г. Н. «Информационные технологии экономического анализа» - М: «Экзамен», 2008

11.Стрелец И. А. «Новая экономика и информационные технологии» - М: Издательство «Экзамен», 2008

12. Тельнов Ю. Ф. «Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие» - М: СИНТЕГ, 2007

13.Уткин В. Б. «Информационные системы и технологии в экономике: Учебник» - М: ЮНИТИ — ДАНА, 2008

 

 

Журналы:

"Электронные офисные системы"№6 2009г.

«Автоматизация офиса 2009»№12 2009г.

«Офисные системы»№9 2009

Сайты:

http://www.php.net.

www.gmcit.murmansk.ru

www.home-edu.ru

subscribe.ru