Автоматизированные информационные технологии в офисе

 

Содержание

 

Введение-------------------------------------------------------3стр.

Глава1 Информационная технология обработки данных

1.1Режимы обработки данных------------------------------4-5стр.

1.2Информационная технология обработки данных--------6стр.

1.3  Автоматизация офиса-----------------------------------7-8стр.

1.4  Информационная технология поддержки принятия решений------------------------------------------------------9-10стр.

1.5 Виды обеспечения информационных

       технологий--------------------------------------------11-12стр.

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе-----------------------------------------------------------13стр.

2.1 Microsoft Office-----------------------------------------14-15стр.

2.2 Word----------------------------------------------------16-20стр.

2.3Excel-----------------------------------------------------21-22стр.

Глава 3 Компоненты информационной технологии автоматизации офиса

3.1Основные компоненты информационной технологи автоматизации офиса------------------------------------23-28стр.

3.2Развитие офисной автоматизации------------------29-37стр.

Заключение---------------------------------------------------38стр.

Список литературы---------------------------------------39-40стр.

 

 

 

 

 

Введение

 

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной работы - исследование информационных технологий офиса, так как это основа эффективного управления предприятием.

 

 

Глава 1Информационная технология обработки данных

1.1Режимы обработки данных

При проектировании технологических процессов ориентируются на режимы их реализации. Режим реализации технологии зависит от объемно-временных особенностей решаемых задач: периодичности и срочности, требований к быстроте обработки сообщений, а также от режимных возможностей технических средств, и в первую очередь ЭВМ.

Существуют: пакетный режим; режим реального масштаба времени; режим разделения времени; регламентный режим; запросный; диалоговый; телеобработки; интерактивный; однопрограммный; многопрограммный (мультиобработка).1

Пакетный режим. При использовании этого режима пользователь не имеет непосредственного общения с ЭВМ. Сбор и регистрация информации, ввод и обработка не совпадают по времени. Вначале пользователь собирает информацию, формируя ее в пакеты в соответствии с видом задач или каким-то др. признаком. (Как правило, это задачи неоперативного характера, с долговременным сроком действия результатов решения). После завершения приема информации производится ее ввод и обработка, т.е., происходит задержка обработки. Этот режим используется, как правило, при централизованном способе обработки информации.

Диалоговый режим (запросный) режим, при котором существует возможность пользователя непосредственно взаимодействовать с вычислительной системой в процессе работы пользователя. Программы обработки данных находятся в памяти ЭВМ постоянно, если ЭВМ доступна в любое время, или в течение определенного промежутка времени, когда ЭВМ доступна пользователю.

 

 

1Перегудов В.М., Халамайзер А.Я. Бок о бок с компьютером.   М.: Высшая школа, 2009стр 29-32

 

Взаимодействие пользователя с вычислительной системой в виде диалога может быть многоаспектным и определяться различными факторами: языком общения, активной или пассивной ролью пользователя; кто является инициатором диалога - пользователь или ЭВМ; временем ответа; структурой диалога и т.д. Если инициатором диалога является пользователь, то он должен обладать знаниями по работе с процедурами, форматами данных и т.п.

Диалоговый режим требует определенного уровня технической оснащенности пользователя, т.е. наличие терминала или ПЭВМ, связанных с центральной вычислительной системой каналами связи. Этот режим используется для доступа к информации, вычислительным или программным ресурсам. Возможность работы в диалоговом режиме может быть ограничена во времени начала и конца работы, а может быть и неограниченной. 2

Иногда различают диалоговый и запросный режимы, тогда под запросным понимается одноразовое обращение к системе, после которого она выдает ответ и отключается, а под диалоговым - режим, при которым система после запроса выдает ответ и ждет дальнейших действий пользователя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2Перегудов В.М., Халамайзер А.Я. Бок о бок с компьютером.   М.: Высшая школа, 2009стр.33-35

1.2 Роль информационных технологий

Во многих российских компаниях используются информационно-технологические (ИТ) системы, с помощью которых менеджеры осуществляют текущее руководство различными сферами бизнеса: планированием ресурсов ,организацией снабжения, взаимодействием с клиентами ,регулированием потребительского спроса  и т. д.

Объем рынка программного обеспечения, предназначенного для создания подобных систем, быстро растет, и затраты на их приобретение становятся все более важной статьей корпоративных бюджетов .

Гораздо меньше в нашей стране известно о том, как применение передовых технологий способствует совершенствованию корпоративного управления. Данный сектор рынка прикладных бизнес-программ становится в последнее время одним из самых динамичных.

 

В основе этого лежит ряд важных факторов: превращение стратегических знаний в ключевой ресурс успешного развития современных акционерных обществ, уроки недавних корпоративных скандалов, выявившие настоятельную необходимость повышения эффективности внутреннего контроля, обострение конкуренции на рынке капиталов и проблем социальной ответственности компаний. В результате повышаются требования к ИТ-обеспечению следующих процессов в сфере корпоративного управления: 3

сотрудничества членов совета директоров с топ-менеджерами в ходе реализации стратегии акционерного общества;

выполнения высшими должностными лицами своих функций по управлению системой внутреннего контроля (текущее руководство, обеспечиваемое топ-менеджерами, и надзор, осуществляемый членами совета директоров);взаимодействия компании с акционерами, иными контрагентами и заинтересованными сторонами.

 

 

 

 

3Бэйн С. Эффективная работа: CorelDraw11; перев.с англ.-СПб:Питер 2006стр.56-58

 

1.3Автоматизация офиса

Исторически автоматизация офиса началась с рутинной секретарской работы и лишь позднее заинтересовала инженерно-технических работников и менеджеров в их дальнейшей информатизации. 5

 

В настоящее время известны несколько десятков коммерчески доступных программных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, электронная почта, аудиопочта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, а также специализированные программы контроля исполнительской дисциплины: ведения документов, проверки исполнения приказов и т.д. 4

 

К офисным технологиям относится использование и некомпьютерных средств: аудио- и видеоконференций, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4www.home-edu.ru

5Бэйн С. Эффективная работа: CorelDraw11; перев.с англ.-СПб:Питер 2006стр.83-88

 

1.4Информационная технология поддержки принятия решений

 

В общем случае, к технологиям поддержки принятия решений относятся практически все информационные технологии, так как они позволяют с большей скоростью и точностью обрабатывать имеющуюся информацию и тем самым способствуют принятию более точных и своевременных решений. Но на стратегическом уровне используются технологии, которые не только позволяют обработать информацию по определенному алгоритму, но и сами могут предложить некоторое решение имеющейся проблемы. Это технологии имитационного моделирования, экспертных систем и нейронных сетей. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Особенности информационной технологии поддержки принятия решений состоят в следующем6

• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

 

6subscribe.ru

www.home-edu.ru

 

 

• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 Виды обеспечения информационных технологий

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.

Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников. 7

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.

Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.

7Семёнов М. И. И др. «Автоматизированные информационные технологии в экономике:

 Учебник» М: стр.75-78 статистика, 2008

 

Организационное и методическое обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д. 8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8Семёнов М. И. И др. «Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник» - М: Финансы и статистика, 2008стр.89-93

 

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

Основная цель автоматизации офисной деятельности — повышение эффективности управления компанией, обеспечение отлаженной работы всех служб офиса.

 

Автоматизация офиса приводит к:

• созданию качественно нового уровня управления;
• обеспечению максимальной прозрачности деловых процессов;
• повышению контроля реализации деловых процессов;
• сокращению временных и организационных затрат на осуществление того или иного бизнес-процесса;
• унификации и упорядочиванию организации бизнес-процессов.

На рынке программного обеспечения имеется широкий выбор корпоративных информационных систем, автоматизирующих как деятельность офиса в целом, так и отдельных его департаментов. 9

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на решение задач:

• документационного обеспечения управления;
• управления типовыми деловыми процессами;
• управления документацией;
• управления потоками работ и документов произвольных и регламентированных деловых процессов;
• получения управленческой информации, выработки и принятия управленческих решений, выполнения и контроля за принятыми решениями.

 

 

 

 

9Стрелец И. А. «Новая экономика и информационные технологии» - М: Издательство «Экзамен», 2008стр.102-106

2.1 Microsoft Office

 

Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

• Word 2003 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel 2003 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access 2003 – сильнейшее средство для работы с базами данных. 10
• PowerPoint 2003 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook 2003 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.