Автоматизированные информационные технологии в офисе

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры.

  Техническое и программное обеспечение  электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. 17

Система дополнительно дает возможность  получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается  особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

  Круг лиц, имеющих доступ к  этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

 

17Савельев А.Я.  и др.,  Подготовка и редактирование документов, М., 2009г.стр.83-88

 

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией  на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы.

Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации. 18

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение  изображений является перспективной  офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.

Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.

18Савельев А.Я.  и др.,  Подготовка и редактирование документов, М., 2009г.стр.88-92

 

  Создание аудиоконференций не  требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

количество  участников конференции не должно быть слишком большим (не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

должны  быть организованы записк конференции  и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера.

  В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. 19

Хотя  видеоконференции позволяют сократить  транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

 

 

 

19Савельев А.Я.  и др.,  Подготовка и редактирование документов, М., 2009г.стр.93-96

 

 

Наиболее  популярны три конфигурации построения видеоконференций:

односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность  участникам конференции, принимающим  видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус. 20

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная  связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20Маров М.Н. Эффективная работа в офисе:СПб; Питер 2008стр.105-106

21Савельев А.Я.  и др.,  Подготовка и редактирование документов, М., 2009г.стр.46-48

 

3.2Развитие офисной автоматизации.

Считается, что офисные средства автоматизации  могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

• автоматизация  рутинных работ с документами, обычных  для большинства офисов (office automation).

К ним  в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений  и т.п.;

• методические и программные средства поддержки  принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы (decision support system, DSS).

Использование для указанных целей вычислительной техники в офисах началось в 60-х  годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный  офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив  лично знающих друг друга людей  с достаточно широким кругом обязанностей.

Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация. 22

Традиционный  офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

 

Производственный  офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций,

 

 

 

22журнал«Автоматизация офиса 2009»№12 2009г

подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу.

Соответственно  в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные  функции и средства электронного офиса следующие:общая обработка  документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка способов общения, не покидая 23рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных;управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

 

23"Электронные офисные системы"№6 2009г.

  обмен локальной и персонализированной  информацией; служба видеотекста;  обмен и интеграция программных  средств; перенос документов с  одного носителя на другой; полиграфическое  оформление

 

документов;телефонные и телевизионные совещания; групповой  контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе  также персонализируются с сохранением  электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными  базами данных и удаленными подразделениями.

 

  При этом предполагается, что  совместное развитие и интеграция  вычислительной и коммуникационной  техники обеспечат служащим неограниченный  доступ к любой нужной информации  и вычислительным мощностям независимо  от их местонахождения.

Электронный офис, благодаря электронной почте  и персональным ЭВМ, увеличивает  возможность обеспечения прямого  взаимодействия людей (аналогично традиционному  офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения.

  Концепция электронного офиса  позволяет существенно повысить  эффективность работы служащих  творческого труда, требующей  интенсивной обработки больших  объемов сложноорганизованной информации.

В современных  условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести:

• обслуживание входных информационных потоков  разнообразных видов, офис-менеджмент;

• собственно документооборот и организацию делопроизводства;

• планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

• стратегическое и тактическое планирование основной деятельности;

• принятие решений разных уровней;

• техническую  поддержку бизнес-процессов как  процессов специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

 

С учетом разнообразия офисов нецелесообразно  рассматривать их информационные системы  в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс  систем.

Поскольку общим свойством таких офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

 

Виды  офисной деятельности. С развитием  новых информационных технологий и  их применением для автоматизации  офисной деятельности стали выделять три модели организации информационных коммуникаций и обработки информации (рис, 3.3).

 

 

Рис. 3.3. Модели организации офисных информационных коммуникаций.

 

Офис  в информационной модели (информационный подход) рассматривается как своеобразный цех, который производит информацию в различных ее видах. Причем чем выше уровень автоматизации производства, тем больше информации проходит через офис. 24