Автоматизация управления закупками

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизация управления закупками

 

 

 

Содержание     Постановка  задачи……………………………………………………………….... 3    1. Общесистемная  часть……………………………………………………………5
Предметная область………………………………………………………...5 Общие положения о закупках……………………………………………...6 2. Консалтинговое  проектирование………………………………………………8     2.1      Моделирование существующего процесса управления закупками: построение мнемосхемы «как есть»………………………………………………...8     2.2      Моделирование предлагаемого процесса управления закупками: построение мнемосхемы «как должно быть»……………………………...………10 Функциональная модель существующего процесса…………………….11 Описание недостатков и предложения по автоматизации………...……15 Функциональная модель предлагаемого процесса управления закупками…………………………………………………………………………….16 Информационная модель предлагаемого процесса……………….…….17 Список литературы……………………………………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Постановка  задачи

 

 

Передо мной была поставлена задача: смоделировать и автоматизировать процесс управления закупками на предприятии посредством ИСУ БААН 5 информационной системы класса ERP.

  Эта задача включает в себя:

• создание мнемосхемы существующего процесса производства;
• построение функциональной модели существующего процесса производства;
• создание мнемосхемы предлагаемого процесса;
• построение функциональной модели предлагаемого процесса;
• построение информационной модели предлагаемого процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общесистемная  часть

1.1. Предметная область

 

          Предприятие основано в 1925г. ОАО «УМПО» находится на пяти изолированных площадках на территории Калининского района г.Уфы и Благовещенского района Республики Башкортостан.

          В его состав входят: авиационное производство, заводы -автомобильных моторов, машиностроительный и инструментальный. Основные направления деятельности: производство авиадвигателей, приводов для газоперекачивающих и энергетических установок, узлов и агрегатов для вертолетов, автомобильных двигателей и бензодвигателей, снегоходов, водных мотоциклов, мотоблоков, токарных станков, игл для медицинских шприцев разового применения, медицинских инструментов, электрообогревателей, широкой гаммы товаров повседневного спроса.

         За 75 лет существования предприятие выпустило авиационных моторов и двигателей 51 модель и модификацию, разработанных конструкторами В.Я. Климовым, А.А. Микулиным, Н.Д. Кузнецовым, А.М. Люлькой, С.К. Туманским, Н.Г. Мецхваришвили. Они установились на 168 типов и модификацияц  самолетов военной и гражданской авиации.

        В 49-ти странах всего мира  эксплуатируются авиационные двигатели  марки УМПО.

        Р-95Ш, выпускаемый объединением, признан самым надежным двигателем  в своем классе, его наработка  на отказ в 5-10 раз превышает аналогичный показатель подобных изделий.

         В последние годы идет непрерывное  освоение авиадвигателей, как гражданского  так и военного назначения. Новое  направление в деятельности объединения  – изготовление газотурбинных  двигателей для газоперекачивающих станций и энергоустановок.

        Автомобильное производство перестраивается  на выпуск новых моделей двигателей, отвечающих международным  техническим  и международным стандартам Евросоюза. 

 

 

 

 

 

Организационная структура  предприятия приведена на рис. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Общие положения  о закупках

 

Планирование закупок

Данная бизнес - функция  предназначена для формирования плана закупок.

В зависимости от стоимости, дефицитности и сроков поставки все материалы делятся на две группы.

По материалам с высокими показателями на основании рассчитанных потребностей службы снабжения заключает долгосрочные контракты (договора), а по остальным материалам заключаются рамочные контракты (договора).

Дополнительно система позволяет оценить надежность поставщиков по критериям выполнения сроков поставки по обязательствам и качеству поставляемой продукции.

Функция "Калькуляция"

 

В рамках функции ПЭО обеспечивает калькуляцию плановой себестоимости, учетной цены и оптовых цен на работы и услуги, производимые основными и вспомогательными производствами Предприятия. Калькуляция выполняется в соответствии с нормативами по расчету себестоимости, рассчитанными при формировании смет  и технологическими нормами.

Для продукции основного производства калькулирование  себестоимости производится:

• на этапе годового планирования при формировании оптовой цены
• в процессе исполнения плана по инициативе Заказчика или Исполнителя при форс-мажорных обстоятельствах (падении курса рубля, изменении государственных нормативных актов). В этом случае изменение себестоимости может служить основанием для изменения контрактной цены по заказам   внутреннего рынка и для госзаказа, но оптовые цены по экспортным заказам не изменяются в ходе исполнения контрактов.
• в процессе исполнения плана по инициативе Заказчика или Исполнителя при изменениях (технологии, объема работ, стоимости используемых материалов) в ходе работ. В этом случае изменение себестоимости может служить основанием для изменения контрактной цены в дополнительном соглашении к контракту или для заключения отдельного контракта на проведение дополнительных работ.
• в процессе исполнения плана при изменении заводских норм и нормативов для калькуляции себестоимости. В этом случае калькуляция проводится для анализа рентабельности продукции и, как правило, не влечет за собой изменения контрактных цен.

 

Калькуляция себестоимости выполняется  средствами модуля Учет затрат.

Учетная цена формируется по плановым прямым затратам.

Для формирования различных  видов плановой себестоимости (внутренний рынок, госзаказ) используются различные коды калькуляции себестоимости. Плановые начисления на производственные  затраты и общие начисления, рассчитанные при формировании смет, передаются из модуля Контроллинг в модуль учета затрат.

Калькуляция и моделирование  отпускных цен выполняется средствами модуля Учет затрат, на отдельных кодах калькуляции.

  Организация планирования материально-технического обеспечения и закупок предприятия 

 

 

  бизнес - функция «Планирование материально – технического  обеспечения и закупок» служит для планирования материально -  технического обеспечения производственной, инвестиционной, хозяйственной деятельности материальными ресурсами. Планирование материально – технического обеспечения производится на основе заявок подразделений, подаваемых в отдел снабжения в устанавливаемые регламентом сроки. Плановые заявки подаются подразделениями с указанием планируемого направления использования ТМЦ. На основе плана валового производства готовой продукции часть заявок генерируется системой автоматически. В основе формирования другой части заявок лежат  инвестиционная программа, планы  профилактического обслуживания и ремонта оборудования, другие хозяйственные материальные потребности предприятия. Поданные заявки подразделений рассматриваются и утверждаются в отведенные регламентом сроки соответствующими должностными лицами, на основе подтвержденных заявок формируется план материально-технического обеспечения.

Данный план с учетом текущих запасов и планируемых цен закупок ТМЦ служит основанием для формирования плана и бюджета закупок.

Бизнес - функция «Планирование  материально-технического обеспечения  и закупок предприятия» непосредственно связана с бизнес - функцией «Финансовое планирование»,  в качестве обратной связи выдаются лимиты на закупку ТМЦ. На основе данных лимитов корректируются материальные потребности подразделений и предприятия в целом, результатом чего является план материально-технического обеспечения и план  закупок предприятия, обеспеченный финансовыми ресурсами

 

2. Консалтинговое  проектирование

2.1. Моделирование существующего процесса управления закупками: построение мнемосхемы «как есть»

 

На мнемосхеме представлен в графической форме процесс управления закупками, показано взаимодействие  подразделений организации в рамках этого процесса.

Мнемосхема существующего  процесса представлена в приложение 1.

 

2.2. Моделирование предлагаемого процесса заполнения дипломных вкладышей: построение мнемосхемы «как должно быть»

 

На мнемосхеме предлагаемого  процесса отражаются изменения характера  взаимодействия подразделений участвующих  в процессе.

Мнемосхема предлагаемого  процесса представлена в приложение 2.

 

 

 

 

 

2.3. Функциональная модель существующего процесса

 

 

 

Функциональная модель строиться для того, чтобы описать  набор основных функций, которые  требуются выполнить в данной системе управления. Функциональное моделирование предполагает построение древовидной функциональной структуры системы. Для построения данной модели мы используем программный продукт BPwin, технологию функционального моделирования IDEF0 (специализированный язык для описания проектов различного рода систем управления).

 

 

 

Здесь приведены функциональные блоки и их декомпозиция до уровня документов (рис. 3 – 13).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Основной блок «Организация управления закупками на УМПО»

              Рис. 4. Декомпозиция блока «Организация управления закупками на УМПО»

 

                                              Рис. 5. Работа с контрактом

 

 

Рис. 6. Работа с документами на закупку

 

                                                       Рис. 7. Приход на склад

 

 

 

Рис.8. Работа с счетом фактуры

 

Рис. 9. Акцепт счетов-фактур со строкой заказа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Описание недостатков  и предложения по автоматизации

   В существующей модели заключается договор, проставление цен в контракте на закупку  осуществляется службой снабжения. В этом случае цены могут быть проставлены не верно или не за необходимые материалы,  в последствии чего необходимые материалы могут быть не получены или получены ненужные материалы. В данном случае Отдел цен занимается лишь регистрацией протоколов согласования цен, т. е служба снабжения подает в отдел цен  протокол. Отдел цен в свою очередь лишь регистрирует у себя в базе этот протокол. 

     В предлагаемой  мною   автоматизированной модели  эту проблему можно решить.

Здесь используется принцип  новой задачи. После заключения контракта на закупку служба снабжения подает в ОЦ спецификацию контракта с нулевыми ценами вместе с контрактом. ОЦ  в свою очередь, проанализировав договор, регистрирует в своей базе протокол и проставляет цены в  ценнике. Тем самым  в службу снабжения идут договора с точными ценниками. За счет этого идет экономия времени персонала, и не возникает проблем при получении материала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Функциональная модель предлагаемого процесса заполнения дипломных вкладышей

 

Функциональные блоки, которых автоматизация процесса не затронула не рассмотрены. Ниже приведены те блоки, которые подверглись изменениям в процессе автоматизации (рис. 11).

 

 

Рис. 11. Работа с контрактом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6. Информационная модель предлагаемого процесса

 

Для построения данной модели мы используем программный продукт ЕRwin, технологию IDEF1х. Технологию IDEF1х – это подход к семантическому моделированию данных основанных на концепции сущность-отношение. Это инструмент для анализа информационной структуры системы. Информационная модель представлена на рис.10.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Мамиконов Г. А. Основы построения АСУ, 1981г.
2. Меньков А. В., Острейковский В. А. Теоретические основы автоматизированного управления, 2005
3. Советов Б. Я. Теоретические основы автоматизированного управления, 2006.
4. Титоренко Г. А. Информационные технологии управления.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.-280с.
5. Юсупов И. Ю. Автоматизированные системы принятия решений. - М.: Наука, 1983.