Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow

Все это вызывает сомнения в том, что в будущем WfMC останется лидером в области WF-стандартов.

История стандартов коалиции BPMI

В 2000 г. появилась коалиция BPMI, которая достаточно быстро разработала основанный на технологии Web-сервисов язык определения бизнес-процессов BPML и начала создание других полезных стандартов (несовместимых со спецификациями WfMC).

Через некоторое время коалиция BPMI подготовила стандарт графических диаграмм, описывающих WF-процесс, — BPMN. Язык также содержал правила автоматического перевода графических диаграмм BPMN в язык BPML.

Однако вслед за объединением IBM, Microsoft и BEA в рамках консорциума для создания другого WF-языка, также основанного на технологии Web-сервисов (BPEL4WS), в рядах коалиции BPMI началась паника — прогнозы абсолютного большинства экспертов сводились к тому, что IBM, Microsoft и BEA “продавят” свою спецификацию и именно BPEL4WS станет стандартом де-факто в качестве языка определения бизнес-процессов.

Был период, когда BPMI позиционировала язык графических нотаций BPMN как графическую оболочку для BPEL4WS. Однако в настоящее время коалиция реанимировала BPML и предлагает экспорт из графической нотации BPMN как в BPML, так и в BPEL4WS. Но ситуация с языком BPML остается очень неопределенной. На наш взгляд, BPML проще и удобнее BPEL4WS, но вполне возможно, что корпорации-гиганты все-таки вытеснят его своей спецификацией BPEL4WS.

Ситуация с BPMN оказалась тоже далеко не безоблачной. Консорциум OMG разработал диаграмму Activity в языке UML 2.0, которая в некотором смысле является альтернативой языку BPMN (по графической выразительной силе эти нотации примерно одинаковы). Мы считаем, что для описания бизнес-процессов в настоящее время BPMN все же удобнее, чем Activity-диаграмма языка UML 2.0, однако вполне можно ожидать, что в следующей версии языка UML Activity-диаграмма вберет в себя все текущие преимущества BPMN и за счет маркетингового веса OMG именно она, а не BPMN, может стать фактическим стандартом графической нотации.

Коалиция BPMI создает также язык запросов для WF-процессов (BPQL), который пока не привлек большого внимания.

История языка BPEL4WS

К моменту образования коалиции BPMI корпорация IBM начала работу над своим стандартом WF-языка (WSFL), Microsoft также приступила к формированию собственной спецификации (XLANG; обе — несовместимы с XPDL и BPML). В августе 2002-го IBM, Microsoft и BEA объявили о подготовке совместного стандарта — языка BPEL4WS (или просто BPEL), позже к этим компаниям примкнули SAP и Siebel.  
        При более близком знакомстве со стандартом возникает впечатление, что он неоправданно усложнен. Понятия, относящиеся к предметной области, находятся в нем на одном уровне с техническими понятиями, специфическими для технологии Web-сервисов. Это сильно ухудшает читаемость языка (например, по сравнению с XPDL).  
        WF-системы легко стыкуются с Web-сервисами. Можно без труда определить интерфейс для взаимодействия с WF-системой через Web-сервисы, однако идея, предполагающая, что всё взаимодействие с WF-системами должно осуществляться только при помощи Web-сервисов, является сомнительной.

Другие стандарты

Предложено большое количество других, косвенно относящихся к WorkFlow, стандартов, пересекающихся и во многих случаях несовместимых с описанными в настоящей статье. Вотсписокнекоторыхизних:

●  Business Process Specification Schema — BPSS (Electronic Business XML — ebXML).www.ebxml.org/specs/ebBPSS.pdf;

●  Business Transaction Protocol — BTP (OASIS). www.oasis-open.org/committees/download.php/1184;

●  Web Services Conversation Languange — WSCL (HP Labs/W3C). www.w3.org/TR/ 2002/NOTE-wscl10-20020314;

●  Web Services Choreography Interface — WSCI (SUN/BEA/W3C).http://ftpna2.bea.com/pub/downloads/wsci-spec-10.pdf;

●  Process Specification Language — PSL (National Institute of Standards and Technology, США).www.mel.nist.gov/psl/;

●  Business Process Definition Metamodel (OMG). www.bpmn.org/Documents/ BPDM/OMG-BPD-2004-01-12-Revision. pdf.

Тенденции развития стандартов

Спецификации языков описания бизнес-процессов BPML и BPEL4WS были поданы в консорциум OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) на утверждение в качестве промышленного стандарта. Также в OASIS была подана спецификация Wf-XML.

Однако консорциум OASIS не утвердил в чистом виде ни BPEL4WS, ни BPML, а создал собственный комитет по разработке спецификации языка определения бизнес-процессов на основе BPEL4WS с учетом решений BPML. Эта спецификация будет называться WS-BPEL. Когда она будет разработана, неизвестно.

Также вполне вероятно, что в будущем графическая спецификация BPMN сольется с диаграммами Activity языка UML.

Заключение

Еще нет WF-спецификации, с которой не было бы связано серьезных проблем, даже лучшие из них пока выглядят неоправданно сложными. Возможно, реальным WF-стандартом станет еще только разрабатываемая спецификация. Сложно указать современный прототип, на основе которого она будет создана.

По-видимому, в условиях “войны стандартов” при выборе WF-системы имеет смысл не привязываться к какому-либо одному стандарту, а наложить менее жестские требования, например обеспечение выполнения системой важных для данного предприятия WorkFlow patterns (набора образцов элементов бизнес-процессов, признанного международным сообществом).

//////////////

Тема: WorkFlow – технология организации бизнеса и корпоративных информационных систем

1.     Необходимость Workflow

2.     Отражение новых принципов управления

Технологии Workflow применяют 80 % ведущих корпораций, достигших успеха и устойчивого роста на высоко конкурентных мировых и локальных рынках только благодаря внедрению систем этого поколения. Система Workflow автоматизирует ПРОЦЕСС, а не функцию, объединяя все предприятия: от производства до офиса, от технологии до организационной структуры. Эта технология связывает воедино организацию, людей и процессы. Она призвана сделать Вашу компанию более гибкой, эффективной и конкурентоспособной. Система Workflow одна даст Вам сотни конкурентных преимуществ!

1.      Необходимость Workflow

Термин workflow дословно означает "поток работ". Однако технология workflow рассматривается гораздо шире - это автоматизация рабочих бизнес-процессов.  Чтобы выжить в сегодняшних рыночных условиях, необходимо иметь постоянное конкурентное преимущество. До недавнего времени оно могло выражаться в том, что на смену одним технологиям приходили другие. Но часто они приносили временное преимущество перед конкурентами, способное лишь на короткий срок изменить ситуацию. Компании оказываются в собственной ловушке: с одной стороны, на внедрение новейших технологий тратится значительная часть средств, с другой - большинство из них приносит лишь временный результат. В этом случае затраты часто не успевают окупить себя, и вместо ожидаемой прибыли компания несет убытки. Может быть, мы просто не умеем правильно пользоваться новыми технологиями? Как известно, существует две основных организационных структуры управления - вертикальная и горизонтальная. Самая привычная для нас, вертикальная организация отличается многоступенчатой иерархией, большим количеством визирующих органов, продолжительным временем принятия решения и нежеланием меняться. Горизонтальная организация характеризуется неразветвленной иерархией управления и может быстро откликаться на определенные решения. Только горизонтальные организации способны улавливать малейшие изменения внешней среды и адекватно реагировать на них, а значит именно они способны выжить в сегодняшней ситуации. Однако решить проблему путем простой ликвидации иерархий, превратив вертикальную структуру в горизонтальную, нельзя. Необходима хорошо развитая коммуникационная инфраструктура, поскольку горизонтальные организации могут легко разрушиться при ее отсутствии. Это легко объяснимо - структуры с большим количеством сотрудников, на каждого из которых приходится солидный объем работ, не способны работать без системы, обеспечивающей оптимальную и эффективную координацию всех действий и процессов в компании. Единственной устойчивой организацией, которая сможет пережить любые происходящие изменения, является та, которая сама постоянно меняется. Но обычно причиной большинства удачных изменений служит субъективный кризис: дальновидность управляющего, почувствовавшего новую тенденцию на рынке; уменьшение прибыли. При этом вокруг достаточно примеров организаций, которые осознали свое критическое положение только тогда, когда изменения стали уже невозможны. Планирование изменений во многом напоминает защиту от пенальти в футболе: если ждать до тех пор, пока не определишь направление удара, то наверняка опоздаешь. Однако всегда ли даже самый дальновидный управляющий может вовремя принять правильное решение и в нужный момент изменить направление? Это возможно, но только при постоянной и объективной обратной связи, доступной тем, кто принимает решения. Только такой способ управления позволит горизонтальной организационной структуре работать слаженно и эффективно. В мире такая технология уже существует.

Термин workflow дословно означает "поток работ". Однако технология workflow рассматривается гораздо шире - это автоматизация рабочих бизнес-процессов. Бизнес-процесс, по сути дела, объединяет в себе все: поток работ и функции, людей и оборудование, которое реализует эти функции, а также правила, управляющие последовательностью этих функций. Появление в начале 90-х технологии workflow в мире явилось результатом постепенного перехода от функционально-ориентированной организации к процессно-ориентированной. Иначе говоря, внимание сфокусировалось не на отдельных функциях, а на самом процессе. Как уже показала мировая практика, внедрение подобной технологии в десятки раз сокращает продолжительность рабочих циклов и позволяет свести к минимуму время реакции на запросы клиентов и на изменение ситуации на рынке.

Сегодня технологию workflow рассматривают как основу модели организации бизнеса и корпоративных информационных систем наступившего века. Такая технология как нельзя лучше подходит к российским условиям. Одной из ярких особенностей нашего бизнеса является непредсказуемость развития рынка. Мы не в состоянии уловить зарождающиеся изменения и вовремя отреагировать на них. Часто правильный выбор делается руководителем на подсознательном, интуитивном уровне. Но ведь изменения можно контролировать, более того, ими можно управлять, и именно технология workflow позволит вам сделать это без риска для судьбы компании. Руководителя, который при малейшем признаке опасности реструктурирует свою компанию, назовут скорее сумасшедшим, чем дальновидным человеком. Но если изменения происходят на основе собранных характеристик, то тогда они оправданы и закономерны. Технология workflow как раз предусматривает постоянный сбор необходимых характеристик, благодаря которым внесение изменений становится стандартной процедурой, а не чем-то из ряда вон выходящим. Такой подход позволяет организации стать более динамичной структурой, в которой изменения осуществляются путем последовательной адаптации успешного опыта.

Workflow позволяет  управлять качеством, что, в свою  очередь, порождает необходимость  в постоянном обмене информацией  и координации действий на  уровне двухсторонних контактов. Это возможно за счет автоматизации  процессов передачи информации. Пожалуй, главным недостатком наших  организационных структур является  отсутствие постоянной и объективной  обратной связи внутри организации. У сотрудников часто не бывает  возможности донести до руководства  необходимую информацию вовремя. В свою очередь, руководство, не  имея достаточных, а главное своевременных  сведений, способно принять неверное  решение, что отражается на работе  компании в целом.

Workflow создает  условия для постоянной и объективной  обратной связи между рядовыми  работниками и высшим руководством  компании. Полученная вовремя информация  позволяет обеспечивать непрерывный  цикл обратной связи, благодаря  которому можно принимать решения, гарантирующие постоянное совершенствование. Однако хотелось бы отметить, что важно не только получить  вовремя информацию, но и правильно  воспользоваться ею. Может быть  поэтому проблема эффективности  управления по-прежнему остается  одной из основных. При вертикальной  организации эффективность значительно  снижается из-за многоступенчатой  иерархии и разобщенности структур. Но и в горизонтальной есть  свои недостатки. С большим потоком  информации, поступающей одновременно, очень сложно справиться, принятие  необходимых решений задерживается. Положительное или отрицательное  влияние любого изменения можно  определить только путем сравнения  его с предыдущими изменениями.

Концепция workflow предполагает наличие центра управления. Такой центр в основе своей подобен тем, которые организованы на атомных электростанциях, для того чтобы предоставить руководству возможность устранить потенциальную проблему до возникновения аварийной ситуации. Иногда истинную проблему нельзя установить, потому что не ясны причины и следствия. Центр управления позволяет получить немедленную информацию, которая могла бы служить обоснованием этих изменений. Технология workflow позволяет выявить скрытую проблему, которая в другом случае была бы проигнорирована. Поэтому, если у вас увеличилось число жалоб на задержку с выполнением заявок, не спешите закупать новое оборудование и обучать новых сотрудников. Вы потратите много времени и средств на обучение, а дело, возможно, только в неправильной организации рабочего процесса. Помимо связи между людьми workflow обеспечивает другую, не менее важную связь - между технологиями и людьми. Если такая связь отсутствует, страдает вся система. Переход к электронным документам значительно облегчает работу, но сам по себе не приносит той гибкости и управляемости, которые необходимы для получения преимуществ от автоматизации процесса.

Workflow же организует  все основные компоненты бизнес-процесса - роли, правила, маршруты, именно эта  объединяющая функция и является  основополагающей. Во многих отношениях workflow становится "дирижером" данных, документов, приложений и коммуникаций. Впрочем, технология workflow существенно  меняет саму природу коммуникаций, поскольку теперь коммуникации  осуществляются не между людьми, а между людьми и процессом. Обычно контакты между людьми  проходят в синхронном режиме, то есть два человека обмениваются  сообщениями одновременно и могут  находиться в одном месте.