Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow

Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow

Автор(ы): Ю. Шкумат

Эксперты «ИНТАЛЕВ» применяют процессный подход и технологию workflow чтобы описать, оптимизировать и затем автоматизировать процессы и документооборот. Они поделятся опытом и создадут для заказчика эффективную систему управления процессами и документами.

Юрий Шкумат,  
консультант по управленческим технологиям  
украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Электронный документ

Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота и технологии workflow, необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ: 

• «Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
• Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
• Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почтыInternet. Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).

• Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов. 

→ Электронный документооборот

Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). 

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не очень корректно. 

Зачем нужна автоматизация документооборота

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным: 

• на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;

• рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;

• 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;

• 6% документов безвозвратно теряются;

• каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

• стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;

• общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.

Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать. 

Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. 

Наиболее распространены в западной практике следующие термины: 

• EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота.
• DMS (Document Management Systems) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов;
• Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)
• Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet.
• Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
• DocFlow Management – системы маршрутизации движения документов;

• WorkFlow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий.

Также существует большое количество смежных тем, например:

• Document Warehousе (Хранилища документов)

• Knowledge Management (Управление знаниями) 

Поэтому, говоря о системах документооборота необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь. 

Перечень наиболее распространенных подсистем документооборота: 

• Системы автоматизации делопроизводства;

• Архивы документов;

• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

• Системы управления стоимостью хранения документов;

• Системы маршрутизации документов;

• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. 

Автоматизация делопроизводства  

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. 

В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». 

Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию. 

Архивы документов  

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. 

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.  

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. 

Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. 

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. 

К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Ввод и обработка образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно. 

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную. 

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника. 

Стоимость хранения документов  

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива. 

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто. 

Маршрутизация документов  

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. 

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. 

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.