Автоматизация анализа потребностей и предложений компьютерной техники

ВВЕДЕНИЕ

Эффективность управления предприятием оптовой торговли во многом зависит  от умения правильно распорядиться  ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных  условиях продолжающегося экономического кризиса. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность  принимать своевременные и оптимальные  решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

В условиях небольшого предприятия  соответствующие решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и  общем понимании состояния дел  на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих  множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая  информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для  эффективного управления становится необходимой  группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и  по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными  методами может приводить к распылению и неэффективному использованию  оборотных средств, не говоря уже  о возможных срывах поставок, часто  влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений  на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное  программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе  соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при  осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов  и их оптимизации.

К сожалению, на текущий момент в  большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия  лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

В этой связи определенный интерес  представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы  должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей.

В качестве примера комплексного решения  задач логистики рассмотрим систему  “КОНКОРД” (Concord XAL), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

При проведении оценки потребностей система позволяет учитывать, следует  ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный  пользователем период, нужно ли формировать  отдельные предложения по каждому  зарегистрированному в системе  заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товара, выбирать срок иницииации закупки и т.д.

Следует отметить, что “КОНКОРД”  позволяет готовить предложения  организационного характера. Например, система может порекомендовать  сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить  объем уже сделанных закупок  вместо создания дополнительных и пр. При ряде условий могут быть сформированы предложения по корректировке поставок и производственных планов, а также  указания на целесообразность поиска других поставщиков товарно-материальных ценностей.

Этапы планирования закупок

Задача автоматического расчета  потребностей в системе “КОНКОРД”  предполагает выполнение следующих  основных этапов:

• задание схемы планирования;
• проведение расчета потребностей;
• использование результатов расчета потребностей в формировании закупок.

Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки, а способы расчета регулируются параметрами управления автоматического  расчета потребностей, устанавливаемых  в подсистеме автоматизации складского учета. На результате обработки этих данных с помощью специальных  функций расчета потребностей для  одного или группы товаров модуля “Склад” автоматически формируются  предложения на закупку товаров  и большой набор экранных форм и отчетов по результатам расчёта  потребностей. В результате их анализа  пользователь принимает решение  одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

Основной информационной базой  для выполнения расчетов является набор  параметров, сопоставляемых с каждой номенклатурной единицей. В соответствии с ними система рассчитывает потребности  в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов. Оценивая потребность  в товаре (сырье, комплектующих и  т. д.), система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших  от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемого потребления в  качестве производственного компонента и т. п.

Схемы планирования и способы  их регулирования

“КОНКОРД” допускает применение нескольких различных схем планирования, позволяющих оптимизировать процесс  закупок в соответствии с интересующими  пользователя критериями.

Можно выделить следующие основные схемы управления планированием  формирования предложений на закупку:

1. по потребностям;
2. сводное по периодам;
3. минимум/максимум;
4. по потребностям с учетом минимума закупки;
5. по потребностям с учетом минимума числа предложений.

Метод управления по потребностям обеспечивает автоматическое формирование предложений  на закупку товаров в точной зависимости  от предполагаемой динамики изменения  складских запасов в результате запланированных отгрузок товара покупателям. Здесь регулирование производится в зависимости от минимального и  максимального уровня запаса каждого  вида товара на складе, изменений запасов  в результате отгрузки по заключенным  контрактам и сроков поставки. Данный метод обычно применяется в тех  случаях, когда товар является относительно дорогостоящим или стоимость  складирования высока — так как этот метод позволяет минимизировать количество товара на складе. Достаточно важным условием эффективности использования данного подхода является не очень большое и легко прогнозируемое время поставки — в противном случае значительно возрастает риск нарушения сроков поставок клиентом.

Для демонстрации порядка применения различных схем планирования закупок рассмотрим следующий пример.

Пусть на складе имеется некоторый  товар, минимально допустимый уровень  запаса которого — 30 штук, а на 15.02.99 на складе имеется всего 20 штук. Кроме того, клиентом сделан заказ на поставку 10 штук этого товара 15.03.99.

После расчета методом “По потребностям”  система создаст два предложения  на закупку: оба на 10 штук, но первое с датой поставки 15/02/1999, а второе — 15/03/99.

Первая закупка доводит уровень  запасов на складе до минимума, определённого  в карточке товара, а вторая призвана обеспечить минимальный уровень  запасов на дату отгрузки по заказу.

Метод управления расчётом потребностей “По периодам” используется для  планирования периодических закупок. Оно проводится путем объединения  предложений на начало каждого периода. Длительность периода объединения предложений можно регулировать. В результате применения этого метода система создает “сводное” предложение на закупку, покрывая потребности в товаре на весь определённый для расчёта период. Данный метод часто применяется при работе с зарубежными поставщиками — когда стоимость расходов на доставку значительна и может быть снижена путем закупки более крупных партий, а также при наличии значительных скидок у поставщика при закупке крупных партий. Этот метод более эффективен, если стоимость товара и стоимость его хранения не очень высоки по сравнению с экономией на доставке и скидках по более крупной партии.

Если в условиях нашего примера  задать период управления (планирования) равный 30 дням, то “Конкорд” составит только одно предложение на закупку — сразу на 20 единиц товара, покрывая потребности в нем на весь период расчёта.

Метод управления “Минимум/Максимум”  целесообразно применять при  необходимости пополнять запасы каждого вида товаров до их предельно  допустимого уровня. В результате формируются предложения на закупку, которые позволяют пополнять  складские запасы до максимального  уровня при их понижении ниже минимального. Данный метод часто применяют  для недорогих расходных материалов и сырья, которые используются в  больших объемах и расходование которых обычно прогнозируется достаточно просто. Например, вы можете использовать такой метод для бумаги — определив, что для того, чтобы не слишком часто тратить время на заказ бумаги и не использовать слишком много места на ее хранение, установить максимум в 120 пачек. Зная, что мы расходуем 2 пачки бумаги в день и что от момента заказа до момента поставки проходит максимум 10 дней, мы устанавливаем минимум (страховой запас) в 20 пачек. При этом методе система, обнаружив, что запасы упали до минимума (20 пачек), предложит разместить заказ на приобретение 100 пачек.

Если в условиях ранее рассмотренного примера максимально допустимый запас товара составляет 39 штук, то система составит два предложения  на закупку, доводящие уровень запаса до этого значения при понижении  уровня запасов ниже минимального.

Метод планирования по критерию “Минимум закупки” является вариантом метода расчета “По потребностям”. Однако при его осуществлении для  товаров задаются нижние границы  эффективной (например, допускающей  скидки на сам товар и его доставку) величины объема поставок. В результате расчёта потребностей создаются  предложения на закупку, покрывающие  потребность в товарах и минимизирующие расходы, связанные с закупками. Этот метод планирования эффективен тогда, когда дополнительные расходы по закупке не зависят от количества закупаемого товара вплоть до определённого минимума.

Если в нашем примере минимум  закупки определен в 15 штук, то будут  созданы два предложения на закупку  по 15 штук, поскольку именно так может  быть покрыта потребность в данном товаре при эффективном размере  партии.

При стратегии “Минимизировать  число предложений” система создает  предложения на закупку исходя из того, что минимальный уровень запасов, определяемый в карточке товара, может быть временно уменьшен, если уже запланирована закупка, восстанавливающая необходимый минимум запаса на складе. В результате формируется такой график закупок, при котором товарные запасы по отдельным позициям временно могут падать ниже минимальной границы, определенной соответствующим нормативом, но предусматривающий возможность их своевременного пополнения. Данный метод позволяет оптимально использовать минимальный уровень запаса товара на складе для удовлетворения текущих потребностей и позволяет избежать дублирования закупок и связанных с этим расходов.

Если в рассматриваемом примере  мы уже запланировали закупку  количеством 10 штук с датой поставки 20/03/1999, то “Конкорд” создаст только одно предложение на закупку на 10 штук 15/02/1999. Эта закупка поднимает  уровень запасов до минимального значения, определённого в карточке товара. При этом предложение на закупку, восстанавливающую уровень  запасов после отгрузки 10 штук по заказу от 15/03/1999, создаваться не будет. В данном случае система позволяет  понизить уровень запасов на складе до 20 штук, поскольку он будет восстановлен закупкой 10 штук от 20/03/1999.

Параметризация расчетов

Схемы планирования определяются с  помощью набора большого числа параметров, позволяющих тонко управлять  порядком расчета. Основными регуляторами являются:

• общие параметры, задаваемые в карточке товара;
• параметры, определяющие расчет потребностей на уровне отдельного склада;
• глобальные параметры управления расчетом потребностей.