Совершенствование системы подбора и оценки персонала в ВТБ 24

 

2.4 Эффективность процесса подбора,  его слабые стороны, поиск возможностей  для снижения затрат.

 

Все кандидаты, независимо от источника  привлечения проходят процедуру  оценки для принятия решения о  приеме на работу со стороны Банка. Существуют инструменты по предварительному отбору кандидатов, которые используют рекрутеры: анализ резюме кандидата  на соответствие требованиям вакансии; телефонное интервью; профессиональное тестирование кандидатов; интервью^* является завершающим этапом предварительного отбора.В зависимости от категории вакансии и присутствия Рекрутера в регионе поиска интервью может проводится в формате видео или телефонного интервью, а также видеоконференции, это специальное оборудование, работающее на внутренних каналах Банка, по всей стране.

 

Общая схема процесса подбора персонала  в ВТБ24 (этапы подбора), закрепленная в Положении, представлена на рисунке 4.

 

 

 

 

Рис 4. Схема процесса подбора персонала в ЗАО «Банк ВТБ24»¹⁴

 

С целью проведения согласования кандидата  в Управлении обеспечения безопасности (УОБ) одобренный руководителем кандидат заполняет форму Анкеты при приеме на работу и пишет краткую автобиографию. (Приложение 4) После согласование УОБ, кандидат готов к оформлению.

Для оптимизации процесса подбора  персонала с 2007 года в Банке используется автоматизированная система подбора  персонала «E-staff Рекрутер». «Данный  программный продукт – это  система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в  рекрутинге. Функциональные возможности  программы «E-staff Рекрутер» позволяют:

• управлять вакансиями (учет структурных подразделений компании, вакансий и заявок на подбор персонала);
• обрабатывать резюме кандидатов (импорт резюме из почтовых ящиков и документов Microsoft Word, сохранение полной истории работы с каждым кандидатом и др.);
• организовывать и поддерживать работу рекрутера (планирование событий и задач, работа с кандидатами,  отправка ответов на резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам, поиск любых данных в базе, как по формальным критериям, так и по произвольным словам и др.)»¹⁵

В 2010 году экспертами по оценке персонала  совместно со специалистами отдела подбора персонала была разработана  Система мониторинга процесса заполнения вакансий. С её помощью стало возможным  четко организовывать, планировать  и контролировать процесс подбора  на вакантные должности ВТБ24. Данная система позволяет рассчитывать плановые сроки заполнения вакансии на основе нормативных документов, корректировать плановые сроки при наличии обоснования для корректировки и рассчитывать нагрузку рекрутеров.

     Основной задачей моего исследования  на данном этапе является проанализировать, насколько эффективно работает данное подразделение, и что можно сделать для еще большей его продуктивности.

Функция поиска и подбора персонала в  ВТБ24 возложена на Отдел подбора  персонала ДПКР (далее ОПП). Вся  деятельность по подбору персонала  ВТБ24 регламентируется внутренним нормативным  документом – «Положением о подборе и переводах работников»¹⁶

     В отдел подбора персонала  входит три руководителя, Начальник  отдела и двое руководителей  групп, а также 13 рекрутеров  и 1 офис-менеджер. Каждый рекрутер  в среднем имеет по 45 – 70 вакансий  в квартал (три месяца). Соответственно  при закрытии их на 90 – 100% сотрудник выполняет свой план и получает премию. Средняя заработная плата у специалиста по подбору персонала 60.000 рублей. Т.е. за год если предположить, что все специалисты по подбору персонала абсолютно эффективно работают и закрывают хотя бы 90% всех вакансий, Банк тратит на их заработную плату, плюс социальный пакет и другие расходы, связанные с обеспечением хороших условий труда, примерно один миллион рублей.

     Численность сотрудников отдела  подбора персонала не меняется, а количество новых штатных  единиц постоянно увеличивается.  В связи с такой нормой нагрузки, Банк заключает договора с  кадровыми агентствами. Чаще всего  стоимость услуг агентства рассчитывается  как, 20% от годовой заработной платы, подобранного кандидата. Т.е. если взять, к примеру, вакансию с заработной платой в 100.000 рублей, то за одного согласованного, предоставленного кандидата Банк заплатит кадровому агентству 240.000. Что равнозначно заработной плате рекрутера за 3 – 4 месяца. И услугами агентств пользуются постоянно. Конечно, можно рассуждать, с той точки зрения, что этот объем работы временный и не стоит раздувать штат отдела подбора, но всегда есть возможность взять сотрудника на договор возмездного оказания услуг, или обговорить в трудовом договоре сроки временной работы. ВТБ 24 успешно и быстро развивающийся Банк, каждый год открываются десятки точек по всей стране, и количество новых вакансий только увеличивается.

     Ниже реальный отчет о загруженности  сотрудников отдела подбора персонала. 

 

Рекрутер	Количество закрытых вакансий за период	KPI (%)	Суммарный балл	Количество активных вакансий	Нагрузка по текущим вакансиям (%)
Главный специалист по подбору в ГО	41	93,05	1050	24	363
Ведущий специалист по подбору в ДО МиМО	64	99,84	1262	38	249
Ведущий специалист по подбору массовых вакансий	26	99,81	182	2	5
Ведущий специалист по подбору в ДО МиМО	48	95,63	1351	14	136
Главный специалист по подбору в ГО	80	100	1910	27	264
Ведущий специалист по подбору в ДО МиМО	95	100	1357	15	240
Эксперт по подбору в ГО	22	100	597	6	56
Эксперт по подбору в ГО	21	97,86	685	14	280
Главный специалист по подбору в ГО	27	100	700	12	157
Региональный HR менеджер	6	87,5	600	14	140
Эксперт по подбору в ГО/ HR менеджер ДБИТ	69	100	1975	1	20
Ведущий специалист по подбору в ДО МиМО	83	96,14	1689	8	64
Ведущий специалист по подбору в ДО МиМО	46	85,76	902	27	264
Главный специалист по подбору в ГО	41	98,9	1025	29	403

Таблица 2 Отчет о загруженности  сотрудников ОПП ВТБ 24

Первый  столбец содержал в себе фамилии  сотрудников ВТБ 24,  в связи  с тем, что я не имею право размещать  такую информацию, мной они были заменены, на занимаемые ими должности.

     В среднем, из этой таблицывидно, что сотрудник группы подбора персонала в ДО МиМО, закрывает в квартал (3 месяца) 67 вакансий. Все кадровые агентства вместе, с которыми сотрудничает Банк, закрывают в два раза меньше вакансий, а затраченные средства несопоставимы с оплатой труда еще одного или двух сотрудников. Исходя из этих данных, можно судить, что средства расходуются неэффективно. И лучшим решением, на мой взгляд, было бы нанять еще двух сотрудников в группу подбора персонала в ДО МиМО, и главного специалиста в группу подбора персонала ГО.  Так как, несмотря на активное сотрудничество с кадровыми агентствами нагрузка на одного рекрутера по-прежнему высокая.

     Что касается агентств, отказывается  от их услуг полностью, я не рекомендую, так как некоторые позиции, требуют активного переманивания специалистов из других компаний (headhunting). Существуют узкопрофильные специалисты, которых на рынке труда действительно единицы, за них идет настоящая борьба. Каждая компания, нуждающаяся в таком специалисте, пытается переманить человека на лучшие условия к себе. Подобную политику запрещено вести рекрутерам ВТБ 24, во избежание потери репутацииHRбренда. Агентства же наоборот выходят на нужных кандидатов путем рекомендаций и потом, найдя контакты конкретного человека, делают ему предложение о новой работе.

 

2.5 Обратная связь от руководителей.  Трудности при оценке.

 

     Следующим элементом эффективности,  я бы хотела рассмотреть, насколько удобно выстроены отношения с подразделениями – заказчиками. Заказчики – это руководители самостоятельных структурных подразделений, которые отправляют в отдел персонала заявку на подбор нового сотрудника, где прописывают требования к кандидатам и условия труда.

     Что отлично работает, так это заявка на подбор персонала.(Приложение 3)  Заявка очень грамотно составлена и содержит в себе все необходимые вопросы по требованиям заказчика к кандидатам.

Руководителю  бывает тяжело описать список навыков  и компетенций, которыми должен обладать кандидат, тем более что рекрутер врядли сможет оценить насколько,например, хорошо человек разбирается в  какой-либо уникальной программе и  т.д. не имея специализированного образования. Но в таком случае руководитель, просто может прописать требование опыта работы в определенной компании, на определенной должности, зная, что  там используются подобные методы работы. После этого, рекрутер сможет оценить  кандидатов, и лучших отправить на интервью к заказчику.

     Еще полгода назад, по-моему,  мнению, процесс был недостаточно  продуман и организован. Так  как большой проблемой являлась  обратная связь по кандидатам. Заказчики, могли долгое время  не давать никаких комментариев  по кандидатам, либо давать очень  размытые ответы, в силу нехватки  времени и т.д. Но процесс  не стоит на месте, и за  то время пока идет согласование, включая оформление документов, как правило это занимает около  месяца, очень часто люди находят  другое предложение о работе.

     Понимая эту проблему около  полугода назад, отдел подбора персонала ВТБ 24 разработал форму оценки кандидата заказчиком. (Приложение 4)  Это специальный лист оценки, которые содержит в себе список компетенций, необходимых для работы в определенном подразделении. Листы оценки делятся на: подразделения сервиса и подразделения бизнеса. Теперь при назначении встречи заказчику с кандидатом, рекрутер отправляет помимо резюме данный лист. И после собеседования, руководитель в обязательном порядке его заполняет и отдает либо высылает рекрутеру. Таким образом, обратная связь систематизировалась, и количество отказавшихся самостоятельно кандидатов снизилось.

     Другой проблемой связанной с  заказчиками нередко является  отсутствие у руководителя понятных  и эффективных инструментов оценки  личных качеств кандидатов. Не  располагая необходимым оценочным  инструментарием и навыками проведения  интервью, руководители часто совершают  ошибки при принятии решения  о приеме на работу того  или иного кандидата, что увеличивает  процент текучести персонала,  с которым Банк постоянно борется  и процент увольнений на испытательном  сроке.     Путем решения  данной проблемы, могут стать  специальные бизнес тренинги  для руководителей по оценки  кандидатов и персонала. Необходимо  объяснить заказчикам, какими компетенциями  помимо профессиональных должен  обладать сотрудник ВТБ 24. И  когда стоит закрыть глаза  на недостаток опыта работы  и некоторых навыков, в силу  наличия активного желания развиваться  и обучаться. Это немало важно  и для их подчиненных, руководитель  должен грамотно оценивать возможности  профессионального роста своих  сотрудников, и давать им для  него возможность.

 

Заключение

 

Функция поиска и подбора персонала  является одной из ключевых составляющих успеха компании на протяжении всего  её существования, независимо от сферы  деятельности компании, корпоративной  культуры и этапа развития. Наличие  правильно подобранной команды  позволяет бизнесу успешно реализовывать  поставленные задачи, оставаться эффективным  и конкурентоспособным в глазах своих потребителей и общественности.

Изучив специализированную литературу, я выявила общие принципы и цели подбора персонала в организации, какими мотивами движет организация и кандидат и важность совпадения общих приоритетных направлений. Поняв в теории и на примере зарубежного опыта модель правильного и грамотного функционирования кадровой модели организации, я начала сравнительный анализ ВТБ 24 и этой модели, чтобы выявить недостатки и предложить рекомендации по улучшению деятельности отдела подбора персонала, что в свою очередь ведет улучшению работы Банка в целом.

На сегодняшний день ЗАО «Банк  ВТБ24» находится на стадии активного  роста, динамично развивается, расширяет  и модифицирует перечень предоставляемых  услуг, количество дополнительных офисов, продолжает наращивание кредитного портфеля, привлечение новых клиентов.

Миссией одного из крупнейших и успешнейших  банков страны является предоставление финансовых услуг международного уровня  с целью сделать более обеспеченным будущее своих клиентов и общества.

Банк ВТБ24 обладает огромным кадровым потенциалом.  В настоящее время  коллектив Банка ВТБ24 представлен  в основном молодыми специалистами, средний возраст специалистов по Банку – 31 год. Число сотрудников  Банка превышает 20 000 тысяч человек. Все члены коллектива — высококвалифицированные  профессионалы узкой банковской специализации, либо перспективные  выпускники и студенты последних  курсов, подающие большие надежды  и обладающие высоким кадровым потенциалом. Функция поиска и подбора персонала  в ВТБ24 возложена на Отдел подбора  персонала, Управления подбора и  развития персонала, Департамента персонала  и корпоративного развития. Вся деятельность по поиску и подбору персонала  ВТБ24 регламентируется внутренним нормативным  документом – Положением о подборе  и переводах работников, Управление насчитывает около 50 специалистов по работе с персоналом.

Команда Банка провозглашается  одной из основных ценностей ВТБ24, поэтому значительные ресурсы –  финансовые, человеческие и другие – затрачиваются на функционирование и развитие Департамента персонала  и корпоративного развития, в том  числе на повышение качества и  эффективности подбора персонала.

Банк ВТБ 24 ориентирован на привлечение, обучение и развитие молодых специалистов, что подтверждает активное сотрудничество с ведущими ВУЗами Москвы, наличие собственной Высшей Банковской Школы ВТБ 24, участие в крупнейших карьерных выставках, наличие раздела «Карьера» на интернет-сайте Банка, где публикуются стартовые вакансии для молодых специалистов без опыта работы в банковской сфере. В целом работа с персоналом Банка осуществляется достаточно успешно различными подразделениями ДПКР. Однако все же наблюдается высокий уровень текучести персонала и большой процент увольнений на испытательном сроке, особенно в регионах. Коэффициент текучести персонала ВТБ24 на 25.04.2013 составил 32 %.  Данный показатель превосходит норму в несколько раз.