Отчет о практике на предприятие «Икартайм» Р.Исаян

 

6. Схема взаимосвязи отдельных подразделений торговой организации. Основные информационные потоки, связанные с закупкой и реализацией товаров.

 

 

 

                                                            2

                       

 3

     1

    6

 4

 

5 

 

 

8  7

 

 

 

 

 

 

 

1. ОП  ОЗ: информация о предстоящих акциях, которые предусматривают всплеск продаж;

ОЗ         ОП:  информация о перебоях с поставками и необходимости резервирования продукции для ключевых клиентов.

2. ОЗ           Бухгалтерия: информация о сроках оплаты поставщикам;

Бухгалтерия           ОЗ: информация о необходимости предоставления документов.

3. ОЗ       ОТЛ: информация о необходимости предоставления транспорта для отгрузки товара, предоставление графика загрузки сырья и упаковки у поставщиков;

ОТЛ ОЗ: предоставление информации о задержках в поставках.

4. ОП      Выписка: предоставление заявок, новых договоров для внесения в базу, протоколов согласования цен для «привязки» скидок клиентам;

Выписка         ОП: информация об окончании срока действия договора, свидетельства о государственной  регистрации, протоколов согласования цен.

5. ОП   Маркетинг: предоставление информации по ценам на конкурентную продукцию, проводимым акциям, скидкам, новом оборудовании;

Маркетинг         ОП: предоставление информации о действующих и предстоящих акциях, скидках, наличии POS-материалов, фирменного оборудования.

6. ОЗ          Производство: информация о задержках в поставках сырья, упаковки, оборудовании; заказы на производство готовой продукции и отгрузку в адрес региональных складов.
7. ОТЛ       Региональные склады: информация о сроках доставки готовой продукции.
8. Региональные склады        ОЗ: подача заявок на готовую продукцию и оборудование для складов.

 

 

 

 

2. Закупочная деятельность организации

 

 

1. Функции и задачи подразделений оптовой организации, занятых закупкой товаров.

В компании «Икартайм» закупочной деятельностью занимается непосредственно отдел закупк.

Отдел закупок  является функционально обособленным подразделением фирмы и входным  звеном в логистической цепи, поэтому  ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса.  

Отдел закупок  и снабжения выполняет следующие  функции:

• Определение потребности в материальных ресурсах структурных подразделений и отделов
• Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.
• Обеспечение учреждения всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами соответствующего качества.
• Составление сводных таблиц по видам сырья, материалов.
• Подготовка и заключение в установленном порядке государственных контрактов и договоров с поставщиками.
• Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.
• Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
• Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.
• Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными государственными контрактами и договорами.
• Организация приемки материально-технических ресурсов на склады учреждения.
• Организация контроля качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады университета.
• Организация работы складского хозяйства.
• Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.
• Планирование и организация следующих мероприятий:
• Установление связей как с существующими, так и с перспективными поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества товаров;
• Введение практики предпочтительной закупки товаров у поставщиков, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;
• Поиск по каждому виду товара двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию. 

На отдел закупок и снабжения  возложены следующие задачи:

• Обеспечение нужными товарами, работами, услугами в требуемом количестве и заданного качества в требуемые сроки структурных подразделений и отделов учреждения материально-техническими ресурсами.
• Эффективное использование финансовых ресурсов, направляемых на закупки товаров, работ и услуг, снижения издержек, обеспечение комплектности поставок материалов и оборудования.
• Подготовка и заключение государственных контрактов, договоров на поставку материально-технических ресурсов.
• Организация рационального использования материально-технических ресурсов.
• Обеспечение должного уровня конкуренции при закупках, объективности, беспристрастности и прозрачности процедур закупок, справедливого и равного отношения ко всем поставщикам.

 

 

2. Представить схематически порядок планирования закупок товаров. Выяснить, какие подразделения организации участвуют в планировании закупок, какие плановые документы и показатели разрабатывают. Указать сроки разработки планов.

 

 

Планирование  закупок осуществляется отделом  закупок в компании «Икартайм». Основанием для планирования закупок являются следующие документы:

• план производства;
• складские остатки на начало планируемого периода
• нормы потребления вспомогательных материалов;
• нормы страховых запасов;
• заявки производства.

Долгосрочные  планы закупок составляются сроком на один год и уточняются ежеквартально. Долгосрочные планы закупок действуют непосредственно для сырья. Краткосрочные планы закупок составляется ежемесячно и действуют для вспомогательных материалов. Ежегодно, до 5 ноября включительно коммерческий директор подготавливает годовой план продаж на следующий год, утверждает его у учредителя предприятия и передает его руководителю  отдела закупок.   Руководствуясь ограничениями со стороны производственных мощностей предприятия, начальник отдела закупок, совместно с начальником производственного участка подготавливает план производства, который и становиться основанием для планирования закупок. Для расчета объемов основного сырья, включаемых в план закупок, используется документ “Нормы расхода сырья на 1 ед. готовой продукции”, предоставляемый в отдел закупок технологом. Для планирования закупок вспомогательных материалов, технолог разрабатывает и передает в отдел закупок документ “Нормы потребления вспомогательных материалов”. В качестве расчетного периода принимается один месяц. Данный документ оформляется с разбивкой по производственным участкам. В случае изменения норм потребления в отдел закупок передается актуализированный документ “Нормы потребления вспомогательных материалов” (Приложение 6).

Также технолог определяет перечень закупаемых ТМЦ, подлежащих обязательному входному контролю качества, а также перечень товаров, в отношении которых при закупке необходимо требовать от поставщика документы, подтверждающие качество каждой закупаемой товарной партии. Данный перечень передается начальнику отдела закупок, начальнику складского комплекса и начальнику отдела качества.

В целях  профилактики рисков сбоя поставок на предприятии формируются страховые  запасы основного сырья и вспомогательных  материалов. Нормы страховых запасов  рассчитываются руководителем отдела закупок, согласовываются с начальником производства.

Основываясь на плане производства, нормах страховых  запасов, условиях поставок, оговоренных  с поставщиками, начальник отдела закупок составляет предварительный план закупок основного сырья и вспомогательных материалов, который утверждается директором предприятия.

Соответствующие статьи предварительного плана закупок  направляются в адрес выбранных  поставщиков для согласования объемов  поставок на планируемый период.

Поставщик подтверждает возможность поставок путем направления в адрес  ИП «Икартайм» письменного подтверждения. В случае неподтверждения возможности поставок запрашиваемых объемов, отдел закупок обращается к альтернативным поставщикам.

Начальник отдела закупок передает согласованный с поставщиками план закупок главному бухгалтеру для включения в расходную часть бюджета.

Коммерческим  директором принимается решение о достаточности доходной части.

  После утверждения коммерческий директор доводит план закупок до исполнителей, сотрудников отдела закупок, сотрудников отдела таможенного оформления и сертификации, начальника складского и производственного комплекса.

 

3. Изучить опыт работы организации по выбору поставщиков товаров, установлению контактов с ними. Описать критерии выбора.

Выбор поставщиков, на основе их способности удовлетворять  требования контракта (договора) на поставку продукции соответствующего качества в установленные сроки, осуществляет отдел закупок, привлекая при  необходимости другие подразделения  предприятия. При заключении контрактов на поставку ИП «Икартайм» строит свою политику на обеспечении долговременных связей с поставщиками. При выборе поставщиков, в том числе и новых,  используется реестр поставщиков с учетом следующих критериев, перечисленных ниже:

Необходимые критерии:

• уровень качества;
• сроки поставок;
• надежность поставок;
• условия оплаты;
• уровень цен;
• наличие сертификата соответствия на продукцию;
• наличие сертифицированной СМК.

Достаточные критерии:

• удаленность;
• положительные опыт и отзывы других предприятий;
• гибкость;
• положение на рынке;
• участие в тендерах;
• опыт;
• репутация;
• встречные интересы;
• обслуживание покупателей;
• финансовая оценка обеспеченности на период предполагаемого сотрудничества.

При отсутствии у поставщика сертифицированной  системы менеджмента качества или  сертификата соответствия на продукцию, проводится мониторинг и измерения  у поставщика (в случае, если продукция  не подлежит входному контролю на предприятии), или внешний аудит, с целью  оценки способности поставщика поставлять продукцию стабильного качества в соответствии с установленными и предполагаемыми требованиями (по согласованию с ним).

При поставке новых видов продукции, поставщик, по необходимости, предоставляет контрольные  образцы (пробы), либо пробные партии, которые подвергаются процедуре  мониторинга и измерений.

Ежегодно, в период с 25.10. по 05.11. начальник отдела закупок совместно с заместителем генерального директора по логистике основываясь на статистических данных указанных в “карточках поставщиков” проводят анализ с целью градации поставщиков по четырем категориям: А, B, C, D и поиска новых поставщиков.

Категория “А” присваивается поставщику, если он на протяжении оцениваемого периода  выполнял условия договора, а результаты входного контроля были положительны.

Категория “B” присваивается поставщику если на протяжении оцениваемого периода в отношении его зафиксированы случаи нарушения условий договора, а результаты входного контроля свидетельствовали о поставке некачественного товара или некомплектности груза. В отношении ТМЦ поступающих от данного поставщика принимаются меры усиленного входного контроля.