Виды приемов и их характеристика

Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации Федеральное Государственное  Образовательное Учреждение Высшего  Профессионального Образования 

Воронежский Государственный  Аграрный Университет

 им. Императора  Петра I

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

 

По дисциплине: «Этика делового общения»

Тема: «Виды  приемов и их характеристика» (№8)

 

                                 

 

                                          Выполнила студентка

                                         Ф-5С Колтунова А.В.

                           Шифр 10517

                       Проверил.

 

 

 

Воронеж 2013 г.

1. Подготовка к проведению приемов, правила рассадки за столом.

Подготовка  к проведению каждого приема начинается с определения его вида, с учетом цели мероприятия, установления места проведения, подготовки списка приглашаемых и заблаговременной рассылки приглашений, составления проекта тоста (речи), разработки меню и плана рассадки, компоновки мебели, решения других технических, но имеющих важное значение вопросов. При организации протокольного мероприятия в посольстве (резиденции посла) особое внимание уделяется (это по традиции прерогатива супруги посла) подготовке соответствующих помещений, сервировке столов, инструктажу официантов и обслуживающего персонала посольства. Если прием проходит вне посольства, большое значение придается выбору ресторана, известного своей хорошей кухней и культурой обслуживания.

При выборе вида приема, естественно, учитываются традиции и обычаи страны пребывания, местная  протокольная практика. Определяя дату приема необходимо исходить из того, что протокольные мероприятия не организуются в праздничные и нерабочие дни, а в мусульманских странах — в религиозный праздник рамадан''. Приемы не проводятся в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Составление списков  приглашенных является важнейшим элементом  организации приема. Приглашение  на дипломатический прием всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием. Определяется общее количество гостей, которое предполагается пригласить на прием (не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и размеров помещений), при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме. (В некоторых странах такой '«учетный процент» непосещаемости рутинных протокольных мероприятий достигает пятьдесят процентов).

В список гостей прежде всего включаются представители  официальных властей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности (при этом с осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц. находящихся в оппозиции к правительству). На завтраки и обеды, проводимые вузком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными друг другу политическими взглядами и позициями или имеющих глубокую личную неприязнь. Всегда принимается во внимание деловая необходимость контакта с тем или иным приглашенным. При всех условиях следует стремиться избегать тесноты на приемах.

Каждая протокольная служба систематически и тщательно  проверяет свои списки приглашаемых на приемы и вносит в них изменения. Иначе возможны грубые ошибки: посылка  приглашения с неправильным указанием служебного положения приглашаемого или, что совершенно недопустимо, умершему; посылка холостяку приглашения прийти на прием с супругой и т. п. Должно быть правильным написание инициалов и фамилии приглашаемого.

Приглашения на дипломатический прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке, но предпочтительнее от руки. Женам отдельных приглашений не посылают, а в приглашении мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами; на первом месте ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригласить». Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указывается, по какому случаю проводится прием.

При организации  завтраков, обедов и других приемов  с рассадкой в приглашении  содержится просьба ответить (RSVP —  «Просьба ответить»). В случаях, когда завтрак или обед дастся в честь премьер-министра, министра иностранных дел страны пребывания или другого высокопоставленного лица, приглашение посылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р.m.», пли «для памяти», или «to remind», или «pour memoire».

Приглашения рассылаются (с курьером или. редко, почтой) в  зависимости от местной практики не позднее чем за одну-две недели до приема. Посылка за более короткий срок может привести к многим отказам ввиду принятия приглашений, присланных ранее. Приглашения официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером. Когда в приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приема оставлены незачеркнутыми буквы RSVP или фраза «Просьба ответить», необходимо заблаговременно по телефону пли письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа пли запоздалость его рассматриваются как проявление неучтивости. В случае, если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем затягивать с ответом. Заблаговременная рассылка приглашений позволяет вместе с тем не нарушая приличий, пригласить вместо отказавшихся других гостей.

После того как  был дан положительный ответ  на приглашение, посещение приема является обязательным. Лишь в самом крайнем  случае, если возникли какие-либо непредвиденные и срочные обстоятельства, препятствующие посещению приема, от него можно отказаться, но обязательно с заблаговременным извещением об этом хозяина приема, послав ему личное письмо.

На завтрак, обед, ужин или другой вид приема, в приглашении на который содержится просьба ответить, следует приходить  точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено несколько представителей, то первыми должны приходить на прием младшие по должности сотрудники. Приходить к началу приема без рассадки не обязательно, равно как и находиться на нем до конца. Приход на такой прием в числе первых гостей и уход с него в самом конце служит выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема и представляемой им стране. И напротив, при необходимости подчеркнуть натянутость, холодность отношений достаточно пробыть на приеме несколько минут и, попрощавшись с хозяином и хозяйкой, уйти. Однако во всех случаях официальные лица не должны покидать протокольное мероприятие раньше главного гостя.

Оставаться  на приеме позже указанного в приглашении  времени его окончания не принято  и рассматривается как нарушение  протокола.

Рассадка за столом на приемах типа «Завтрак», «Обед» и «Ужин» осуществляется в строгом  соответствии с общепринятыми протокольными нормами, главной из которых является строгое соблюдение принципа старшинства гостей (с точки зрения их служебного, должностного положения и общественного статуса). Отход от этого правила может быть истолкован как сознательное нанесение ущерба престижу гостя и представляемой им страны.

С целью избежать трудностей в рассадке, рекомендуется  еще до рассылки приглашений иметь  представление о том, на какие  места будут посажены гости. Заранее может быть составлен примерный план и в случае обнаруживающихся затруднений с рассадкой в намечаемый список приглашенных на завтрак, обед или ужин следует внести необходимые поправки. Во избежание ошибок в рассадке не будет лишним проверить старшинство местных гостей в протокольной службе ведомства иностранных дел. С дипломатами ситуация проще: ориентир для определения их старшинства — дипломатические ранги, а при их равенстве — время пребывания в стране.

Действуют следующие  правила: ближайшие места к хозяину  и к хозяйке считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно. Место по правую руку (по правой стороне) почетнее места по левую руку (по левой стороне). Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной, а мужа — с женой. Женщину не сажают на конец стола, если на его торце не сидит мужчина. Замужняя женщина имеет старшинство мужа. Если хозяйка дома отсутствует, ее место может занять жена одного из дипломатических работников представительства. Место напротив хозяина может быть предложено самому почетному гостю. Иностранным гостям в равном ранге с гостями — работниками дипломатического представительства дается преимущество в рассадке. При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями.

Во время  завтрака или обеда, устраиваемых в  связи с двусторонним совещанием, возможна рассадка одной делегации  напротив другой.

В российской протокольной практике места переводчикам предусматриваются за столом между гостями; в некоторых странах их размещают сзади гостей.

На практике, чтобы облегчить работу по составлению  схемы рассадки, рекомендуется общий  список гостей разбить на две части (иностранцы и хозяева приема) и обозначить старшинство в каждой из них. Затем оба списка сводятся в один в том порядке, как планируется рассадить гостей в соответствии с действующими правилами. Существует и техника обозначения мест за столом: печатаются рассадочные (кувертные) карточки — небольшие прямоугольники из плотной бумаги с изображенными на них (от руки или на машинке) фамилиями всех участников приема. В зале сбора гостей на небольшом столике выставляется план рассадки, в строгом соответствии с которым каждое место за столом обозначено кувертной карточкой. Именно по этому «компасу» и находит каждый гость свое место за столом.

Следует заметить, что старшинство для официального лица имеет значение и в частном  доме страны пребывания. В одном  из руководств по протоколу приводится пример, когда иностранный посол в Вашингтоне, будучи приглашенным сенатором на обед, отказался сесть за обеденный стол, так как ему было отведено недостаточно почетное место. На обеде присутствовали и другие официальные лица. Этот посол сказал, что как частное лицо он мог бы сидеть хотя бы и под столом, но как представитель своей страны он должен занимать достойное место. Хозяин дома не стал спорить и посадил его первым по правую от себя руку.

Правильная  рассадка — неотъемлемое слагаемое  успешного проведения приема. Здесь приходится учитывать и такие тонкости, как психологическая совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личные качества. Вместе с тем, помимо указанных выше, есть ряд других незыблемых норм, отступления от которых желательно избежать при всех обстоятельствах.

Два иностранца из одной страны не должны сидеть вместе.

Последние места  за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Хозяин предлагает руку первой даме и первым проходит в столовую. Почетный гость предлагает руку хозяйке дома и они входят последними.

Если прием  неофициальный, дамам не принято  предлагать руку. В этом случае хозяйка  сопровождает женщин в столовую, а  хозяин — мужчин.

Гости занимают свои места после того, как сядет  хозяйка.

По окончании  завтрака или обеда хозяйка встает и выходит из-за стола первой.

В некоторых  домах при большом стечении народа гостю — мужчине могут вручить  в приемной карточку, на которой  будет указана фамилия женщины. Это означает, что он должен пригласить ее проследовать в паре из гостиной к столу (предложив правую руку). Если они ранее не были знакомы, мужчина должен улучить момент, чтобы быть представленным даме,

Проведение каждого приема требует от его хозяев максимальной сосредоточенности, проработки со многими  заинтересованными лицами огромного числа вопросов, начиная от уведомления милиции (полиции) и обеспечения с ее помощью парковки гостевых автомобилей до составления проекта речи-тоста, призванной, наряду с важными беседами, обеспечить политическую «начинку» намечаемого мероприятия.

План приема предусматривает  место, где хозяин и хозяйка встречают  гостей; должен быть выделен специальный  сотрудник для того, чтобы провожать  гостей в залы, другим дипломатам и  их женам следует постоянно заниматься с гостями. Сигналом к началу официальной, торжественной части приема служит приезд главного гостя, которого посол встречает и провожает к столу. Уделяя на любом виде приема особое внимание главному гостю, хозяин и хозяйка должны имеете с тем держать в поле зрения и других участников, стремиться вовлечь их в разговор, «подбрасывать» общие интересные темы. Не принято говорить о спорных темах, могущих вызвать словесную перепалку, да и в целом поднимать вопросы, которые по каким-то причинам могут быть неприятными для гостей.

Исключение из последнего правила составляют небольшие приемы, когда ближе к их завершению за чашкой кофе (чая) может состояться обмен мнениями по важным политическим вопросам. Именно в эти минуты посол, уединившись с министром иностранных дел или иным официальным лицом страны пребывания, может выполнить ответственное поручение центра, передав важную информацию пли напротив, получить ответ на интересующий его вопрос. При подготовке к приему очень важно продумать его ход, держать в голове план короткой, но очень важной и четкой беседы, чтобы при удачном стечении обстоятельств запустить его.

Необходимо сделать все  возможное, чтобы прием, всегда требующий  большого приложения духовных, интеллектуальных и физических сил, не был омрачен  неквалифицированным обслуживанием, нарушениями протокола и этикета страны пребывания, некачественным приготовлением пищи и т. п. При составлении меню, в частности, рекомендуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и др. Было бы неэтично, к примеру, включать в меню дичь, в то время, когда охота на нее в стране запрещена, или мясо — в постные дни, или свинину — когда на приеме среди гостей находятся мусульмане, и т. д. С другой стороны, стоит постараться, чтобы гостю-вегетарианцу было подано вегетарианское блюдо. Если подготовка угощения не под силу кухне дипломатического представительства, заказ делается ресторану с хорошей надежной репутацией.

Сервировку стола, как  и вообще организацию ответственного приема и обслуживания гостей, рекомендуется  поручать знающему, опытному человеку.