Атрибуты делового общения

 Законы и нюансы  делового стиля всегда учитывают  сферу деятельности человека  и окружающую его среду. Но вне зависимости от того, кем является человек – вчерашним студентом, делающим первые шаги в карьере, частным предпринимателем, директором большого завода или заместителем министра иностранных дел, существует несколько универсальных рекомендаций, которыми может руководствоваться любой деловой человек

Стили дресс-кода

 Корпоративный дресс-код  может быть представлен разными  стилями: 

• свободный стиль — каждый волен приходить на работу в чем пожелает;
• неофициальный стиль, «casual» — удобная и практичная повседневная одежда, разрешаются джинсы и пуловеры, пиджаки без галстуков;
• деловой стиль — костюмы строгого покроя и расцветок, обязательные галстуки для мужчин, минимум аксессуаров, скромные украшения. В обиходе понятие «дресс-код» чаще всего употребляется для обозначения именно делового стиля. В последние годы популярными стали послабления, допускаемые в деловом стиле по пятницам Free Friday, или Casual Friday: тем, у кого не запланированы встречи с клиентами, разрешается одеваться более свободно;
• униформа — все сотрудники одеваются в специально разработанную фирменную одежду [6, с.81].

Задачи дресс-кода

 Дресс-код как один  из инструментов корпоративной  культуры призван использоваться  для выполнения конкретных задач,  стоящих перед компанией, его  выбор определяется рядом следующих факторов:

• Направление деятельности организации. Для некоторых сфер деятельности наличие униформы является обязательным условием из-за их специфики, санитарно-гигиенических требований и т. п. например, медицинские учреждения, сфера общественного питания, различные производства.
• Целевая аудитория, с которой работают сотрудники, также требует от них определенного внешнего вида. Скажем, консультанты, имеющие дело с владельцами и директорами, чтобы вести диалог на равных, должны выглядеть под стать им. Банковские работники своим видом призваны производить впечатление стабильности, надежности и консервативности. Не случайно обычно в банках самые строгие правила дресс-кода.
• Место работы. Если рабочее место сотрудников — торговый зал, то покупатели должны легко их идентифицировать по внешнему виду, для этого необходимы униформа или хотя бы ее элементы. И, напротив, если сотрудники не встречаются с клиентами и весь рабочий день проводят в четырех стенах, в требованиях по отношению к их одежде возможны послабления.
• Особенности системы управления, стиля руководства. Если в организации стремятся к дисциплине, упорядоченности, регламентации, то деловой стиль будет в ней совершенно естественным. Точно так же, как свободный стиль в небольших, «семейных» по духу фирмах.

Аргументы «за»

 В пользу дресс-кода  свидетельствуют следующие аргументы: 

• Строгая одежда дисциплинирует, настраивает на работу, в то время как свободный стиль расхолаживает.
• Клиенты и партнеры воспринимают подтянутый, деловой внешний вид персонала как признак надежности, благополучия.
• Человек, придерживающийся норм в одежде, невольно более строго будет следовать и другим правилам.
• Общий стиль в одежде, а в еще большей степени единая форма объединяет людей, способствует формированию общности, команды.
• Современному офису с его лаконичным интерьером с эстетической точки зрения более соответствует деловая одежда сотрудников.
• Фирменная одежда является своеобразным рекламным носителем, она несет информацию о компании, способствует повышению узнаваемости ее торговой марки.

Аргументы «против»

 Аргументы противников  единообразия в одежде чаще  всего сводятся к следующему:

• На работе мы проводим большую часть жизни, а деловой костюм — не самая комфортная одежда. В более свободной одежде человек чувствует себя удобнее и раскованнее.
• Необходимость носить даже в жару костюм с длинными рукавами и особенно чулки, не только вызывает дискомфорт, мешает работать, но и способна нанести вред здоровью. Точно так же, как запрет в холодное время года на теплые вещи.
• Не всегда зарплата позволяет сотрудникам прилично выглядеть и покупать дорогую деловую одежду, а отрывать значительные суммы от семьи для того чтобы соответствовать требованиям работодателя, готов далеко не каждый.
• Многим сотрудникам, особенно женщинам, не нравится выглядеть «как все» и целый год носить одно и то же. Особенно, если модель неудачна или не подходит к типу фигуры.
• Стремясь сэкономить, компании часто заказывают дешевую одежду, которая быстро теряет вид. [6, с.83].

 Как видим, большинство  претензий вполне обоснованны,  а главное, их причины устранимы.

 Когда новый сотрудник  приходит на работу в компанию, и его знакомят с требованиями дресс-кода, обычно трудностей не возникает. Даже если правила не прописаны, а существуют негласно, новенький будет стремиться вести себя так, как принято.

 Требования дресс-кода  воспринимаются обычно позитивно,  как свидетельство того, что организация солидная, с современным менеджментом и развитой корпоративной культурой. Остается лишь соответствовать и тоже быть на высоте.

3. Визитная карточка - атрибут делового общения

Назначение визитных карточек

   Визитка выполняет  информационную и рекламную функцию. Она признана не только сообщить сведения, но и оказывать определенное воздействие на того, кому ее вручают. По сути, визитка дается для того, чтобы получивший ее человек решил воспользоваться указанной в ней информацией.

    Многие думают, что визитки используются только при деловой переписке и переговорах. Однако существуют случаи официального и неофициального общения, предусмотренные деловым этикетом, протокольными правилами и законами гостеприимства, где: поздравление с праздником визитка будет желательна: поздравление с праздником, соболезнования, ответы на поздравления, выражение признательности, благодарности, сопровождение подарка, сувенира, цветов и некоторые другие формы контактов.

Форма и содержание

   Обычная визитная  карточка представляет собой прямоугольник не слишком плотного картона размером 5х9 см, а для женщин (супруги, а не должностного лица) - 4х8 см. Менеджеры высшего звена могут использовать карточки размером 6х9 см, карточки их жен в этом случае должны быть по длине и ширине на 1 см меньше.

    Желательно, чтобы  визитная карточка имела темный  текст на светлом фоне. Стиль  оформления должен быть строгим,  без рамок и завитушек. Нормы  делового этикета не рекомендуют  использовать широкую цветовую  гамму, пластмассу или кожу  в качестве материала для изготовления визиток. Лучше сосредоточится на качестве бумаги. Она должна быть отменного качества, может быть слегка тонирована или иметь сатинированную поверхность. На бумагу нельзя экономить. Карточки, которые имеют глянцевую поверхность,, изготовлены из пластики или ламинированной бумаги, не приемлемы, т.к. на них невозможно делать какие-либо записи. Нормы европейского делового этикета предполагают использование розового, голубого, белого фона и текста темно-коричневого, синего и черного цветов. На визитки государственных чиновников наносятся государственный герб и флаг.

    Шрифт визитных  карточек нормами делового этикета  строго не регламентируется и  зависит от национальных особенностей. Он просто должен быть удобочитаемым.  Еще раз напоминаем, что при использовании декоративных шрифтов очень легко перейти границу хорошего тона. Имя и фамилию принято выделять легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера.

Оформление

   Визитная карточка - одна из составляющих имиджа  делового человека. Она является выражением не только индивидуального стиля и вкуса, но и фирменного, корпоративного стиля. Поэтому лучше, когда визитная карточка выдержана в классической традиции: вверху по центру - название организации, ниже, тоже по центру - имя, отчество и фамилия человека, еще ниже - должность, а в нижнем правом углу - адрес, телефон, факс, адрес электронной почты.

    В наших  деловых кругах в последнее  время часто печатают визитные  карточки с одной стороны на  русском, а с другой - на английском языке, что вызвано стремлением упростить жизнь иностранным партнерам. Но это не соответствует норме, т.к. в таком случае на оборотной стороне визитки невозможно сделать какие-либо записи. Поэтому, если  вам часто приходится встречаться с иностранцами, лучше иметь два вида визиток: на русском и английском языках. Если визитка на иностранном языке, то имя пишется полностью, а отчество обозначается только одной буквой. Дело в том, что во многих иностранных языках понятие "отчество" отсутствует, и его могут принять за второе имя.

    Деловые визитные  карточки работников магазинов  и предприятий сферы услуг  могут оформляться с нарушением  отдельных норм этикета, поскольку  являются не только информационно,  но и рекламной продукцией. В  этом случае на оборотной стороне визитки может располагаться схема проезда к предприятию.

Виды визитных карточек

   Визитные карточки  бывают не только деловыми, но  и личными. В личной визитной  карточке имя и фамилия пишутся  прописными буквами, должность  - строчными. Необходимо также  помнить, что сначала пишется имя, затем отчество, а только после фамилия. Обычно указывается адрес фирмы, в которой работает владелец карточки, и номера телефонов, в том числе домашнего. Разновидностью личных визитных карточек являются так называемые семейные визитки. В этом случае имя жены стоит перед именем мужа.

    Деловая визитная  каточка является неотъемлемым  атрибутом современного делового  общения важной составляющей  имиджа любого сотрудника. На  ней вполне уместен логотип  фирмы или организации. Визитная карточка содержит фамилию и имя владельца, указания на сферу его ответственности в рамках организации, номера телефонов, факса, телекса, адрес электронной почты. Если изменился телефон, можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Вписывание новой должности считается дурным тоном, так что если вас внезапно повысили, позаботьтесь о новых визитных карточках. А пока их изготовят, пользуйтесь старыми - скромность украшает.

    Визитные карточки  без адреса также не приемлемы  - это не соответствует нормам делового этикета. Исключения составляют визитки дипломатов и высших государственных чинов. Если у фирмы лили организации изменился адрес и новые телефоны не известны, лучше указать официальный адрес и телефоны секретариата или канцелярии. Если фирма имеет несколько филиалов, на карточках ее сотрудников допустимо указание нескольких адресов.

Международная символика

По правилам делового этикета визитка обязательная должна быть односторонней. Дело в том, что как информационный материал она должна быть вручена не только при личной встрече. Существует ряд случаев, в которых на визитной карточке могут быть проставлены от руки буквенные обозначения повода, по которому послана или оставлена визитка. В левом нижнем углу на обороте визитной карточки делаются надписи простым карандашом.

• Если вы хотите поздравить кого-либо с праздником, отправьте ему свою визитку со сокращенными обозначениями соответствующих слов:P.F. (pour feliciter) – «чтобы поздравить». В новогоднем поздравлении к ним добавляются еще две буквы и надпись на визитке выглядит так: P.F.N.A. (pour feliciter le Nouvel An) – «чтобы поздравить с Новым годом».
• Если визитную карточку посылают в ответ на новогоднее поздравление, в ней нужно не только поблагодарить, но и в свою очередь поздравить партнера. Для этого следует написать: P.R.N.A. (pour remercier et pour feliciter le Nouvel An) – «чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом».
• В знак благодарности за поздравления в течение 24 часов посылается ответная визитная карточка, в нижнем левом углу которой делается надпись P.R. (pour remercier) – «чтобы поблагодарить».
• Визитную карточку с буквами P.C. (pour condoleance) – «для соболезнования» - посылают по случаю национального траура либо в случае смерти делового партнера.
• Если человек, уезжая из страны, где он находился с визитом, не нашел возможности лично поститься с деловым партнером, он может послать ему визитную карточку с надписью: P.P.S. (pour rendre) – «в знак прощания».
• При желании быть заочно представленным кому-либо необходимо послать свою визитную карточку вместе с карточкой другого лица, уже знакомого с тем, кому хочет представиться посылающий визитку. На такой карточке должно быть написано P.P. (pour presenter) – «разрешите представиться». В ответ лицо, которому человека представили, присылает свою карточку.

P.F.C. (pour faire connaissance) - выражение  удовлетворения знакомством

    Визитные карточки  с буквами P.R., P.P.C. принято оставлять  без ответа. В ответ на визитные  карточки с сокращениями P.C., P.F.C. посылают свою визитку с буквами P.R.,  т.е. благодарят.

    Это международная  символика, которая одинаково  понимается во всех странах  мира. В ряде случаев,  в зависимости  от отношений с человеком, которому  вы посылаете визитную карточку, на ней могут быть сделаны  другие надписи, но обязательно в третьем лице. Например, «Благодарит за поздравление», «С наилучшими пожеланиями», «Благодарит за внимание» и т.д.