Электронные средства связи в бизнес-коммуникации

Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.

2.4 Электронная почта

Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модем в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.

Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.

В настоящее время электронная  почта потеснила телефон как  основное средство ведения бизнеса  в современном мире.

«Прежде электронная почта  воспринималась как дополнительное удобство, — заметил Рич Гус, вице-президент по маркетингу компании Sendmail. — Теперь же она стала основным средством связи для корпоративной Америки». 

Электронная почта - эффективное  средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной  рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей  во всем мире уже имеют электронные  адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в  день!

Это одно из достижений человечества – возможность обмена информацией  в асинхронном режиме, т.е. тогда  когда один из участников обмена в  данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией  с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и не может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. Вы планируете свое время и работу и получается качественный обмен информацией.

Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер  адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении  в сеть его компьютера.

Возникает уникальная возможность  быстро ознакомить практически любой  круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и  оперативно получать ответ на эти  материалы. В настоящее время  компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана  с другими европейскими сетями и  со всем миром. Сеть Интернет позволяет  получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.

2.5 Интернет-пейджер  ICQ

С развитием телекоммуникаций все большее количество деловых  людей начинают работать в Интернете  в режиме постоянного присутствия, в режиме реального времени, когда  абонент получает сообщение в  течение незначительного промежутка времени в пределах нескольких секунд после отправки его собеседником.

Сегодня трудно найти интернет-пользователя, который никогда не работал с  интернет-пейджерами. Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией как между знакомыми, так и между деловыми партнерами. Такое признание является лучшим доказательством того, что в список современных средств сетевых коммуникаций в деловом мире незаметно вошел еще один участник, прочно занявший уникальную нишу.

В результате исследований выявлено, что сотрудники фирм - пользователи интернет-пейджера ICQ активно общаются между собой, решая текущие проблемы, скидывая ссылки на те или иные документы, что облегчает процесс взаимодействия внутри компании. Также у каждого сотрудника в контакт-листе ICQ находятся контрагенты, партнеры, подрядчики, журналисты и так далее. И здесь тоже достаточно много преимуществ.

К примеру, иногда проще связаться  с партнером из Владивостока по ICQ, чем по тому же телефону. Значительная часть деловой переписки приходится на интернет-пейджер. Большой плюс такого способа общения – это экономия времени и, следственно, оперативность  решения вопросов. Эти данные показывают, что сетевые пейджеры обладают неоспоримыми преимуществами перед традиционными  средствами коммуникаций (электронная  почта, телефон): оперативность, неформальность, наглядность.

Углубленные интервью с некоторыми пользователями выявили иерархию доверия  между деловыми партнерами в зависимости  от используемого канала общения. Телефон  применяется на начальном этапе, когда доверие и заинтересованность в контакте — по крайней мере одной из сторон достаточно низки. Начало связи по электронной почте свидетельствует о налаживании более тесных связей и появлении высокой степени заинтересованности.

Обмен идентификационными номерами IM знаменует самый высокий уровень  доверия, синергию деловых и дружеских  отношений. Респонденты не скрывали, что запросы по интернет-пейджерам имеют более высокий приоритет выполнения, нежели полученные по электронной почте. По прогнозам аналитиков их популярность превзойдет даже электронную почту. Этот факт поставит компании перед необходимостью придания IM статуса официального средства делового общения.

2.6 Видео и телеконференции  в Интернет

Лучше один раз увидеть, чем  сто раз услышать своего собеседника. Большинство предпочитает новости  смотреть по телевизору, чем слушать  их по радио. Видеоконференция - это  компьютерная технология, которая позволяет  людям видеть и слышать друг друга, обмениваться данными и совместно  их обрабатывать в интерактивном  режиме (рис.1).

Рисунок 1 – Видеоконференция

Современные системы видеоконференцсвязи  позволяют смоделировать обстановку совещания, таким образом, что бы предоставить всем сторонам возможность  видеть, слышать и работать с документами  так, как если бы участники встречи  находились в одной комнате.

Видеоконференция - это конференция  между двумя или несколькими  аудиториями. Длина расстояния между  аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. T.e. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Она очень удобна для проведения межуниверситетских и межконтинентальных презентаций и дискуссий. Видеоконференция практикуется для консультаций и  консилиумов больных. Врач имеет  возможность сделать решение с помощью других врачей используя эту возможность.

Видеоконференцсвязь востребована в случаях когда необходимо «живое» общение, визуальная информация является обязательным элементом встречи, участники встречи физически не могут встретиться или при принятии решения критическими является время или стоимость поездки.

Менеджеры компаний, уже  использующих видеоконференцсвязь, считают, что системы видеоконференций резко  сокращают временные и финансовые затраты на командировки их сотрудников  и делают проводимые совещания более  продуктивными.

Видеоконференции очень  эффективно применяются для удаленной  диагностики, лечения, консультаций. Важнейшим  преимуществом использования видеоконференции для телемедицины является - непрерывное образование или непрерывное повышение квалификации для медицинского персонала.

Для проведения диагностики  и дистанционного обучения в телемедицине широко распространена возможность передавать медецинские изображения от цифровых камер над операционным столом, микроскопа, видео-эндоскопа, ультразвука и т.п. Персональные устройства телемедицины позволяют также передавать к врачу телеметрическую информацию: частоту пульса, давление и т.п.

Применение технологий видеосвязи в телемедицине позволяют существенного повысить здоровье населения, которое зависит от доступности и качества медицинских услуг. Доступность медицинских услуг повышается от расширения охвата телемедицинскими услугами населенных пунктов, оперативных бригад и населения. Повышение качества сервиса осуществляется за счет непрерывного повышения квалификации персонала, привлечения узкопрофильных специалистов и институтов к дистанционной диагностике и лечению.

Внедрение видеоконференций в образовании, управлении, медицине, системах безопасности и многих других деловых сферах приносит огромную пользу. Конечно, даже видеоконференции никогда  не заменят личного общения, но они  позволяют добиться принципиально  нового уровня общения людей, подчас разделенных многими тысячами километров.

Согласно исследованиям, при телефонном разговоре можно  передать только десятую часть транслируемой  информации. А в случае, когда  есть возможность видеть собеседника, производительность передачи информации достигает 60%.

Телеконференция - это электронная  газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска  объявлений). Вы столкнулись с проблемой, решение которой уже наверняка  кем-то найдено и нужно только посоветоваться со знающими людьми? Или в свободную минуту вы хотите поведать общественности свою новую, безусловно, гениальную, мысль? Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.

В сети Интернет функционируют  сотни тысяч телеконференций, из них наиболее обширные - коммерческие. При подписке (за плату) на определенную конференцию информация периодически подбирается и хранится в персональном «почтовом ящике» узлового компьютера, откуда ее можно получить при обращении. Имеется возможность послать  или получить факсимильное или телексное сообщение, однако для получения информации через сеть следует специально кодировать адреса.

Для удобства телеконференции  разбиты по темам, любой абонент  сети может участвовать в понравившихся  телеконференциях - подписаться на них, получать из них материалы и  отправлять туда свои объявления. Конференции  можно посещать, т.е. читать помещенные в них статьи, отвечать на сообщения  других авторов и размещать свои собственные. Обычно в каждой телеконференции  существует свой устав, определяющий ее тематику и правила ее использования.

Телеконференции играют ключевую роль при дистанционном обучении, сближая обучение в среде Интернет с традиционным очным обучением. Совершенствование программного обеспечения, каналов связи и телекоммуникационного  оборудования привело к тому, что  участники процесса дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями по электронной почте, как это было совсем недавно, но могут  видеть и слышать друг друга, общаясь  в режиме реального времени. К  ним относятся:

Электронные форумы – это место, где можно обсуждать. Эта форма делового общения является практически прямой реализацией идеологии телеконференций. Электронные форумы – семинар с использованием электронной почты и Интернет. Каждый участвует в обсуждении, в результате этой дискуссии получают правильный ответ или вывод, что способствует укреплению полученных знаний. Каждый имеет возможность задавать вопросы, уточнять, отвечать, т.е. активно участвовать в процессе обсуждения.

Чаты - интерактивное общение  в режиме реального времени с  использованием специальных почтовых программ (типа IRC, ICQ и т.п.). Интенсивное  общение, представляющее определенные трудности для тех пользователей, кто плохо владеет клавиатурой. Чаты эффективны для небольших групп  участников - от двух до пяти человек. При  необходимости, если в чате должны участвовать более пяти человек, необходимо заранее четко оговаривать последовательность выступлений, ход дискуссии и правила общения участников друг с другом.

Аудиоконференции - телеконференции, появившиеся благодаря развитию Интернет-телефонии. Перспективны при организации групповой работы, а также для трансляции лекций и семинаров, проводимых экспертами в конкретной предметной области.

Таким образом, объединение  разнородных потоков аудиовизуальной  информации и данных, представляемых несколькими участниками, позволяет  создать новую среду межличностной  коммуникации, в т.ч. деловой, обладающую высокой гибкостью и широким  спектром средств передачи и представления  информации.

2.7 Интернет  - эффективное средство делового общения

Влияние Интернет на нашу жизнь  все более и более возрастает. В настоящее время пользователей  Интернет около 258 миллионов. 3,6 миллионов  новых Веб-страниц появляется каждые 24 часа.

Интернет - это уникальное средство общения, удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.

Быстрое общение, быстрый  обмен информацией дает возможность  координации усилий и возможность  совместной работы.