Назначение и методы связи пресс-службы со СМИ

Сбор  и мониторинг новостей. Правительственные  пресс-службы ежедневно проводят мониторинг новостей для информирования начальства и сотрудников о происходящих событиях, способных повлиять на деятельность организации. В персонал пресс-служб  большинства губернаторов и федеральных  ведомств входят сотрудники, которые  составляют подборки новостей и рассылают  их ведущим управленцам, а также  готовят резюме отдельных телевизионных  репортажей. Некоторые пресс-службы подписываются на услуги агентств по сбору информации - частных компаний, отслеживающих материалы в небольших  региональных изданиях.

Зачастую  достаточно лишь сделать копии наиболее важных публикаций. Переписывание и  адаптация статьи, вне зависимости  от ее размера, занимает у персонала  слишком много времени.

§3.3 Регламент общение по телефону в работе правительственных пресс-служб  в США

Сотрудники  пресс-службы Белого дома, ведущих министерств  и ведомств работают посменно. Эта  система позволяет структуре  функционировать в круглосуточном режиме мониторинга новостей. Представитель  по связям с прессой должен находиться на месте постоянно, в том числе  по выходным, предоставляя ответы на запросы  СМИ. Как правило, в сменах работает персонал младшего звена, что обеспечивает пресс-секретарю полноценный отдых. Иногда, во время работы над большим  материалом спикеры обмениваются номерами домашних и мобильных телефонов  с представителями СМИ. Таким образом, ответы на вопросы можно получить даже в конце рабочего дня. Работа над статьей совместно с журналистом исключает участие третьих лиц, менее компетентных в теме материала. "Лучше, чтобы репортер позвонил мне домой и получил точную и исчерпывающую информацию, а не неуклюжий ответ от дежурного сотрудника, не столь знакомого с ситуацией", - подчеркивает представитель оборонной организации по связям с общественностью. Обмен телефонными номерами особенно важен для стран, территорию которых пересекают несколько часовых поясов.

В новых демократических государствах правительственные спикеры неохотно идут на такой шаг, опасаясь постоянных звонков. Однако возможность журналиста звонить на ваш сотовый телефон  убирает "фильтры" - секретарей или  помощников, стремящихся узнать, кто  и по какому поводу беспокоит. Это  позволяет отвечать исключительно  на важные звонки. А неподготовленный спикер, предоставивший свой телефонный номер, менее подвержен нападкам прессы. Наличие помощника, фильтрующего звонки, дает время подготовиться, его  ответ также означает, что в  офисе присутствует сотрудник, способный  дать пояснения представителям СМИ.

Нет необходимости давать немедленный  ответ. Лучше самому перезвонить  журналисту, предварительно прояснив ситуацию. Можно сказать: "Вы позвонили  мне в неудобный момент. Когда  вам перезвонить?". Нужно сделать  это в сжатые сроки. Не менее важно, чтобы телефон был постоянно  включен. В противном случае пресса обратится за информацией к другим источникам. "Спикер должен все время  находиться на связи. Раздавать номер  телефона направо и налево не рекомендуется, но отвечающий на вопросы персонал должен постоянно ощущать уверенность  в возможности перевести звонок репортера на телефон спикера", - считает Джулианна Гловер, пресс-секретарь вице-президента Чейни.

§3.4 Правильное распределение рабочих  ресурсов в деятельности правительственных  пресс-служб в США

Эффективное управление вопросами, связанными со СМИ, вовсе не подразумевает увеличения затрат, найма дополнительных работников или приобретения дополнительного  оборудования. Важно правильно распределить имеющиеся ресурсы.

Персонал  пресс-службы министерства состоит  из огромного количества сотрудников. Но число тех, кто занимается связями  со СМИ, мизерно. Большая часть работников занята выпуском министерского еженедельного  и ежемесячного бюллетеня, который  затем поступает в продажу. Чиновники  сочли такой способ общения с  гражданами самым лучшим. Сразу после  падения коммунистического режима этот бюллетень заполнил пустовавшую нишу в информационном пространстве.

На  рынке новостей страны доминировало телевидение. Тем не менее, министерство не проводило мониторинг телевизионных  новостей. В штате даже не было человека, отвечающего за работу с тележурналистами. Пресс-служба министерства не обладала доступом к интернету и электронной  почте, а единственный компьютер  использовался в качестве печатной машинки.

Спикеры не успевали обрабатывать запросы, поступавшие  от СМИ, а журналисты жаловались на недостаток информации и медлительность пресс-службы. Министерству следовало  бы заняться целесообразным размещением  ресурсов (людей и оборудования) и перенаправить их на главные  источники, из которых граждане получают новости - независимое телевидение  и печатные средства массовой информации.

§3.5 Необходимость в координации  работы правительственных пресс-служб  в США

Любая успешная деятельность по связям с  общественностью существенно зависит  от координации работы с другими  подразделениями и персоналом вашей  организации и внешними ведомствами.

"Очень  важно, чтобы все члены организации  понимали приоритеты деятельности, миссию организации и работали  ради воплощения в жизнь скоординированной  программы", - считает Сьюзан Кинг, бывший помощник секретаря по связям с общественностью министерства труда США. "Люди, не понимающие задач и приоритетов, не сумеют донести общественности коллегиальное мнение, и работа организации сильно пострадает". В чем состоит важность координации?

Во-первых, она обеспечивает хороший старт  любой программе. В свое время  бывший пресс-секретарь Белого дома Марлин Фитцуотер обратился с просьбой к директорам по связям с общественностью всех департаментов предоставлять сведения, которые, по их мнению, достойны размещения на первых полосах газет. Таким образом, президент мог сообщать общественности важнейшие новости каждого ведомства.

Во-вторых, может случиться, что сотрудники какого-либо министерства занимаются вопросом или программой, уже разработанными в другом ведомстве. Пресса вправе задать вопрос: если глава правительства  не в состоянии координировать действия двух министерств по одному вопросу, можно ли считать его хорошим  руководителем?

В-третьих, в случае согласования вопроса двумя  правительственными чиновниками, объединенные усилия их ведомств приведут к лучшему  результату.

В-четвертых, вы можете оказаться в неловкой ситуации, если работа других получит освещение  в прессе, а вам об этом ничего не известно. Например, один из правительственных  чиновников объявил о запуске  крупной программы, не оповестив  Белый дом. Сама программа получила достаточно хорошее освещение в  СМИ, но сюжеты о том, что президенту ничего не было известно, стали топ-новостями.

В заключение остается заметить, что  банального обмена графиками и планами  между чиновниками недостаточно. Прессе и пресс-службам следует  заниматься координированием планов. Журналисты справедливо возмущаются, когда разные правительственные  структуры проводят пресс-конференции  в одно и то же время.

Американское  оборонное ведомство, напротив, делает упор на координированную работу. Ежедневно  в конце рабочего дня центральная  пресс-служба военно-морского флота  в Вашингтоне проводит сверку хронологии и перечня событий за день с  региональными представительствами. В главном офисе систематизируют  собранную информацию, а затем  по электронной почте рассылают  ее обратно в представительства. Спикеры общаются друг с другом по общим вопросам и согласовывают  ответы, направляемые представителям СМИ.

Сотрудник пресс-службы флота отмечает: "Такой  подход лишает прессу возможности получения "двойственных ответов" за счет общения  с нашими службами. В противном  случае они попытались бы вытащить из нас разные ответы. Я очень  часто замечал, что журналист  звонит моему коллеге в другой город и дублирует вопросы, на которые уже получены ответы. Знание основ работы прессы позволяет нам  согласовывать ответы, чтобы избежать конфликтных ситуаций и представлять, какой репортаж выйдет из-под пера репортера".

Во  многих странах чиновники коалиционных правительств жалуются на невозможность  достичь слаженности действий, поскольку  ключевые посты в кабинете занимают представители весьма далеких друг от друга партий. Однако это нисколько  не преуменьшает значимость координации  в коалиционном правительстве.

Заключение

Формы и методы работы современной пресс-службы отличаются многогранностью, что в  свою очередь способствует появлению  возможностей для достижения различных  целей.

Важнейшим условием эффективности работы любой  организации сегодня является своевременная  и достоверная информация, и пресс-служба, являющаяся информационным центром, становится основой любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Для этого необходимо иметь хорошо налаженные контакты со СМИ, обладать определенными техническими возможностями. Причем формы и методы работы пресс-службы со СМИ являются базовыми, так как  используются и при связи организации  с общественностью и в работе политических структур.

Хотелось  бы отметить, что работа пресс-службы государственных органов занимает особое место. Масштабность и важность информационных потоков обуславливают  особенности ее функционирования. Например, в работу пресс-службы Белого Дома в  США входит не только реагирование на возникающие вопросы, но и составление  прогнозирующего, опережающего плана, позволяющего доносить идеи до сограждан, что сделать довольно проблематично  ввиду загруженности информацией, постоянной нехваткой времени и  постоянно меняющейся ситуации в  мире.

Пресс-служба, как голос организации, должна реагировать  мобильно и эффективно на все возникающие  вопросы и проблемы. Только имея разработанные каналы связи со СМИ, понимая цели и задачи, зная способы  реализации идей, пресс-служба сможет функционировать эффективно.

Список литературы

Книги одного автора:

1. Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. М., 2009.

2. Блэк С. Паблик рилейшнз. - М.: Сирин, 2002.

3. Чумиков А.Н. Связи с общественностью: учебное пособие для вузов. М., 2000.

4. Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000.

5. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.

6. Кривоносов А.Д. Жанры ПР-текста. СПб, 2001.

7. Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000.

8. Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998.

9. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001.

10. Snitel F. P. The Practice of Public Relations. N. - V.: Plenum, 1992.

Книги двух авторов:

11. Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная  пресс-служба. М., 2009.

12. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство "Дело", 2006.

13. Андреев С.А., Мельниченко Л.Н.  Основы некоммерческого маркетинга  для политических партий, властных  структур, некоммерческих организаций,  физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.

14. Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб: Питер, 2005.

15. Гульбинский Н., Сорокина Е. "Краткий  курс" для эффективных политиков.  М.: АВАНТИ, 1999.

16. Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999

Книги трех авторов:

17. Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова  К.А. Связи с общественностью  в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство  СПбГЭТу "ЛЭТИ", 2003.

18. Азарова Л.В., Иванова К.А. ., Яковлев  И.П. Организация ПР-кампаний: учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2000.

19. Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001.

Электронные ссылки:

20. http://www.news2000.org.ua

[1] Блэк С. Паблик рилейшнз. – М.: Сирин, 2002. с 202.

[2] Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная  пресс-служба. М. Эксмо, 2009. с 32.

[3] Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство «Дело», 2006. с 363.

[4] Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999. с 65-72.

[5] Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115.

[6] Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000. с 216.

[7] Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. 1997. с 65.

[8] Кривоносов А.Д. Жанры ПР-текста. СПб., 2001. с 126.

[9] Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000. с 61.

[10] Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115-117

[11] Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. с 57-60; Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998. с 219-222.

[12] Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова  К.А. Связи с общественностью  в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство  СПбГЭТу «ЛЭТИ», 2003.

[13] Азарова Л.В., Иванова К.А , Яковлев  И.П. Организация ПР-кампаний : учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2000.

[14] Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.

[15] Андреев С.А., Мельниченко Л.Н.  Основы некоммерческого маркетинга  для политических партий, властных  структур, некоммерческих организаций,  физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.

[16] Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 364.

[17] Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001. С. 130.

[18] Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб.: Питер, 2005. С. 197—198.

[19] Гульбинский Н., Сорокина Е. «Краткий  курс» для эффективных политиков.  М.: АВАНТИ, 1999. С. 81—82.

[20] Катлин С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 124.