Закупочная логистика и система взаимосвязи планирования производства и снабжения

—   контроль и аттестация входящих материалов и сырья;

—   наличие необходимых документов и инструкций, определяющих количество рабочих операций и их контроль;  

— наличие маршрутных документов, подтверждающих проведение всех необходимых  операций по производству и контролю.

Наряду с комплексом задач, поставленных перед ассоциацией  в области развития перспективного планирования производства, разработки техники будущего, совместного обеспечения выхода на рынок, одной из главных проблем стала производственная кооперация и материально-техническое снабжение компаний.

Одной из важнейших задач  отдела снабжения в ближайшем будущем должна стать направленная работа с поставщиками по ориентации их технических разработок, исходя из интересов компании. Это требует от сотрудников отдела знаний о потенциальных возможностях поставщиков, их умении и готовности осуществить необходимую адаптацию разрабатываемой продукции.

 
           

 

2.  Планирование закупок.

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

—   анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

—   определение метода закупок;

—   согласованность цены и заключение договора;

— установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

— организация размещения товаров на складе. Качественное планирование и информационное обслуживание логистики  снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.       

2.1. Анализ, определение  потребности и расчеты количества  заказываемых материалов

В процессе планирования закупок необходимо определить: — какие материалы требуются;

— количество материалов, которые  понадобятся для производства продукта;

—   время, когда они понадобятся;

— возможности поставщиков, у которых могут быть куплены

товары;

—   требуемые площади ваших складских помещений;

—   издержки на закупки;

— возможности организации  производства некоторых деталей  на

своем предприятии.

Существует множество  методик определения того, сколько  необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой

периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все  они

требуют информации о том, как использовались аналогичные  материалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что  за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится  затем в нетто-потребность, при  этом учитывают: — наличный запас;

— плюс уже заказанные материалы  и уже запланированное собственное производство;

— минус уже предназначенный  для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета  определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний.

Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно  повторяющихся (например, сезонных) колебаний  спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается  сравнением фактического потребления  в предшествующем периоде и прогнозными  значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период == Прогноз на предшествующий период + ах (фактическое потребление в предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период).

Весомость цифр в отдельные  периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, как-то: — детерминированный; — стохастический; — эвристический.

Первый используется, когда  известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй — когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, времени  и периодичности закупок имеют  свои достоинства и недостатки с  точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определении потребностей в материалах. Выбор зависит от: — профиля фирмы; — возможностей заказчика; — типа изделий; — наличия и вида складов; — системы контроля за состоянием запасов.

 

 

                                      2.2. Определение метода  закупок.

Выбор метода закупок зависит  от сложности конечного продукта,

от состава комплектующих  изделий и материалов. Основными  методами закупок являются: оптовые  закупки;

регулярные закупки мелкими  партиями;

закупки по мере необходимости  и различные комбинации перечисленных методов. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые

необходимо учитывать, чтобы  сберечь время и сократить  издержки. Рассмотрим наиболее часто  используемые методы.

1. Закупка товара одной  партией

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность  в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.              

2. Регулярные закупки  мелкими партиями .

 В этом случае покупатель  заказывает необходимое количество  товаров, которое поставляется  ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как  товары оплачиваются по мере поступления  отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность  заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные)  закупки по котировочным ведомостям Такой метод закупки широко используется там, где закупаются

дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно)

и включают следующие сведения:

—   полный перечень товаров;

— количество товара, имеющегося на складе;

—требуемое количество товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости  капитала; снижение

затрат на складирование  и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по  мере необходимости.  Этот метод  похож на регулярную поставку  товаров, но характеризуется следующими особенностями:

— количество не устанавливается, а определяется приблизительно; —  поставщики перед выполнением каждого  заказа связываются с

покупателем;

—   оплачивается только поставленное количество товара;

— по истечении срока  контракта заказчик не обязан принимать  и

оплачивать товары, которые  еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых  обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с  немедленной сдачей.

Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.   

 Товар заказывается  тогда, когда он требуется,  и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода — в увеличении издержек, связанных  с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

2.3. Закупки и  организация собственного производства.

При планировании закупок  после определения потребности  и расчета количества часто возникает  необходимость принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому.

Для принятия такого решения  необходимо сопоставить затраты  на закупку и на собственное производство.

В целом затраты на закупку  определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на заказ; транспортировку, страховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т. п.); персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят  из стоимости сырья, энергии, рабочей  силы, хранения и накладных расходов.

Сравнив, затраты на собственное  производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

Решение в пользу производства на месте может быть принято и  без помощи расчетов, например, если есть уверенность в том, что предприятие  способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.

 

 

 

 

 

 

                                        3. Выбор поставщика.  

Процедура получения и  оценки предложений от потенциальных  поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры  между поставщиком и потребителем.

 Конкурсные торги (тендеры)  — распространенная форма поиска  потенциальных поставщиков. Конкурсные  торги проводят в случае, если  предполагается закупить сырье,  материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной  документации.

3. Публикация тендерной  документации.

4. Приемка и вскрытие  тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации  участников торгов.

7. Предложение и присуждение  контракта. Организация конкурсных  торгов — сложная и многоплановая  работа. Здесь мы дадим лишь  краткую ее характеристику, необходимую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как  правило, имеет довольно большой  объем и исполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует  участников торгов о процедуре торгов,  дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений,  определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

— предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

— рассмотрение только тех  предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

— безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;   

 — отсутствие каких-либо  переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет  отчет об оценке тендерных  предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры  получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров  потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:  наименование товара,  количество и качество товара, цену,  условия и срок поставки, условия платежа,  характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.