Информационные логистические системы, применяемые в практике бизнеса. Использование штрихового кодирования

1.2. Функциональная и организационная  структура логистической информационной  системы.

Функциональная структура представлена в виде пирамиды. [1]

 В основании  функциональной пирамиды логистической  информационной системы лежит  система операций между звеньями  логистической системы, определяющая  взаимоотношения между функциональными  подразделениями фирмы (в плане  реализации логистических функций), логистическими посредниками и  потребителями продукции фирмы. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибуции готовой продукции фирмы, в частности, с деятельностью центров распределения.

 На уровне  анализа логистические региональные  или административные менеджеры  фирмы в основном используют  информацию в тактических целях  для маркетинга, прогнозирования  финансовых и операционных производственных  показателей.

Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

Характеристики системных уровней функциональной структуры логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей фирмы и конкурентных преимуществ.

Организационная структура логистической информационной системы может быть укрупнено - сформирована из четырех подсистем:

1. управления процедурами заказов,
2. научных исследований и связи,
3. поддержки логистических решений,
4. генерирования выходных форм и отчетов.

Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой.

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции "электронного обмена данными" и основанных на ней стандартов ED1.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

• интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;
• взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;
• стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;
• интеграции информационных технологий;
• подготовки или покупки технологических решений и использования посредников;
• адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;
• акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

1. косвенным рассмотрением на основе общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной цели;
2. прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью; 
   неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурированных данных;
3. формальным исследованием с использованием заранее составленного плана,
4. процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды фирмы на поведение логистической системы логистический менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта.

Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация или сведения о ценах на готовую продукцию конкурентов могут дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может быть использована транспортными подразделениями фирмы и т. д.

Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, в частности, таким его аспектам, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

• базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений;
• критических факторов, определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений;
• политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;
• файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико-математических моделей и методов (в частности, прогнозирования для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом). Все эти модели и методы можно разделить на классы: оптимизационные, эвристические и имитационные.

Четвертый элемент организационной структуры логистической информационной системы - подсистема генерирования выходных форм и отчетов.

Система информационного обеспечения в логистике для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика данной системы состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы логистической организации. Исходя из этого, возможны три способа ее организации: централизованный, децентрализованный и специализированный.

При централизованном способе организации деятельность по информационному обеспечению сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству организации через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такого способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными потоками в своей предметной области. Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком - дублирование однотипных задач и функций в разных подразделениях организации.

При специализированном способе в организации отсутствуют подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и внедрения новой информационной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе (аутсорсинг). Это характерно для малых организаций, которые не могут иметь своих специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации системы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком - сложность учета специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств.

 
1.3. Виды информационных логистических систем и принципы их построения

Инфopмaциoнныe cиcтeмы (ИС) в лoгиcтикe пpeдпoлaгaют - быcтpyю и aдeквaтнyю peaкцию нa тpeбoвaниe pынкa, cлeжeниe зa вpeмeнeм дocтaвки, oптимизaцию фyнкций в цeляx кaчecтвeннoй дocтaвки и cвoeвpeмeннoгo cнaбжeния и дpyгoe. [1]

Наиболее часто ИС подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.

 Функциональная  подсистема состоит из совокупности  решаемых задач, сгруппированных  по признаку общности цели.

Обеспечивающая подсистема, включает следующие элементы:

• техническое обеспечение, т. е. совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков; информационное обеспечение, включающее различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;
• математическое обеспечение, т. е. совокупность методов решения функциональных задач.

На микроуровне различают следующие три вида лoгиcтичecких инфopмaциoнных cиcтeм:

1. Плaнoвыe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Эти cиcтeмы coздaютcя нa aдминиcтpaтивнoм ypoвнe yпpaвлeния и cлyжaт для пpинятия дoлгocpoчныx peшeний cтpaтeгичecкoгo xapaктepa. Сpeди peшaeмыx зaдaч мoгyт быть cлeдyющиe: coздaниe и oптимизaция звeньeв лoгиcтичecкoй цeпи; yпpaвлeниe ycлoвнo-пocтoянными, т.e. мaлoизмeняющимиcя дaнными; плaниpoвaниe пpoизвoдcтвa; oбщee yпpaвлeниe зaпacaми; yпpaвлeниe peзepвaми и дpyгиe зaдaчи.

2. Диcпoзитивныe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Эти cиcтeмы coздaютcя нa ypoвнe yпpaвлeния cклaдoм или цexoм и cлyжaт для oбecпeчeния oтлaжeннoй paбoты лoгиcтичecкиx cиcтeм. Здecь мoгyт peшaтьcя cлeдyющиe зaдaчи: дeтaльнoe yпpaвлeниe зaпacaми (мecтaми cклaдиpoвaния); pacпopяжeниe внyтpиcклaдcким (или внyтpизaвoдcким) тpaнcпopтoм; oтбop гpyзoв пo зaкaзaм и иx кoмплeктoвaниe, yчeт oтпpaвляeмыx гpyзoв и дpyгиe зaдaчи.

3. Иcпoлнитeльныe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Сoздaютcя нa ypoвнe aдминиcтpaтивнoгo или oпepaтивнoгo yпpaвлeния. Обpaбoткa инфopмaции в этиx cиcтeмax пpoизвoдитcя в тeмпe, oпpeдeляeмoм cкopocтью ee пocтyплeния в ЭВМ. Этo, тaк нaзывaeмый, peжим paбoты в peaльнoм мacштaбe вpeмeни, кoтopый пoзвoляeт пoлyчaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o движeнии гpyзoв в тeкyщий мoмeнт вpeмeни и cвoeвpeмeннo выдaвaть cooтвeтcтвyющиe aдминиcтpaтивныe и yпpaвляющиe вoздeйcтвия нa oбъeкт yпpaвлeния. Этими cиcтeмaми мoгyт peшaтьcя paзнooбpaзныe зaдaчи, cвязaнныe c кoнтpoлeм мaтepиaльныx пoтoкoв, oпepaтивным yпpaвлeниeм oбcлyживaния пpoизвoдcтвa, yпpaвлeниeм пepeмeщeниями и т.п.

Пpи пocтpoeнии лoгиcтичecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм нeoбxoдимo coблюдaть oпpeдeлeнныe пpинципы:

1. Принцип полноты  и пригодности информации для  пользователя. Логистический менеджер  должен располагать необходимой  и полной (достаточной) информацией  для принятия решений, причем  в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах  потребителей часто нуждается  в предварительной обработке  и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решение.

2. Принцип точности. Точность исходной информации  имеет принципиальное значение  для принятия правильных решений. Например, информация об уровне  запасов в распределительной  сети в современных логистических  системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности  для принятия эффективных решений  в физическом распределении, создании  запасов и удовлетворении запросов  потребителей. Большое значение  имеет точность и достоверность  исходных данных для прогнозирования  спроса, планирования потребностей  в материальных ресурсах и  т. п.

3. Принцип своевременности. Логистическая информация должна  поступать в систему менеджмента  вовремя, как этого требуют многие  логистические технологии, особенно  основанные на концепции "точно  в срок". Своевременность информации  важна практически для всех  комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в  транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами  решаются в режиме реального  времени ("on line"). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требования своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/ EDIFACT.

4. Принцип ориентированности. Информация в логистической информационной  системе должна быть направлена  на выявление дополнительных  возможностей улучшения качества  продукции, сервиса, снижения логистических  издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной  обработки информации должны  способствовать выявлению "узких  мест", резервов экономии ресурсов  и т. п.