Управление рабочим временем

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Чувашский государственный  педагогический университет

им. И. Я. Яковлева»

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине:

Теория управления

Тема:

Управление рабочим  временем

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Студентка 2 курса

заочного отделения

факультета Управления

Орлова Татьяна Сергеевна

Проверил (а): Гурджиян В. Л

к. э. н., доцент

 

 

 

 

Чебоксары 2013 г.

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1.   Рабочее время и его планирование………………………………………5

1.1 Значение фактора времени……………………………………………….8

1.2 Фотография рабочего дня………………………………………………..10

1.3 Управление временем…………………………………………………....11

1. Характеристика управления рабочим временем в ПК «Петровский бастион»………………………………………………………………………15
1. Изучение внутренней среды организации……………………………...16
2. Внешняя среда организации…………………………………………….23

2.3 Анализ использования рабочего времени руководителя ПК «Петровский бастион»………………………………………………………………………25

3.   Рекомендации по совершенствованию управления рабочим временем руководителя ПК «Петровский бастион»………………………………......35

Заключение…………………………………………………………………...39

Список использованной литературы………………………………………..41

 

Введение

 

Для руководителей  современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как  минимум 10 % рабочего времени. Управление рабочим временем предусматривает его структурирование, распределение по задачам, решаемым сотрудником в рамках текущей деятельности или задач, выходящих за ее рамки. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть у каждой запланированной условно неделимой задачи есть как минимум три критически важные для бизнеса характеристики - дата начала, дата окончания и затраченное время.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должно уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты.

Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки  и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым  нужно родиться и который нужно  развивать и совершенствовать. Управление рабочий время

Целью данной курсовой работы является изучение организации рабочего времени персонала, предоставление и управление им.

Задачи работы:

• рассмотреть понятие, виды рабочего времени;
• изучить организацию рабочего времени как элемента системы организации труда;
• выделить показатели эффективности использования рабочего времени;
• проанализировать организацию и использование рабочего времени в ПК «Петровский бастион»;
• предложить мероприятия по совершенствованию организации и использования рабочего времени в ПК «Петровский бастион». 

Объект исследования: Система управления временем в компании ПК «Петровский бастион».

Методология исследования: общенаучные и аналитико-прогностические методы.

Методика исследования: фотография рабочего времени

Методы исследования: метод самоконтроля рабочего времени.

 

1. Рабочее время и его планирование.

 

 

Планы — это непременная  часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет  ли он планировать свою собственную  деятельность. Ведь менеджер — это  человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт многих менеджеров позволил выработать целый  ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной  работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы: правила начала, середины и окончания  дня.

Правила начала дня:

1. Необходимо начинать день с позитивным настроением.
2. Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправлять без спешки.
3. По возможности начинайте работу в одно и то же время.
4. Начинайте рабочий день с проверки плана дня.
5. Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.
6. Начинайте работать сразу же, без раскачки.-
7. Согласовывайте план дня с секретарем.

Правила середины рабочего дня:

1. Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.
2. Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.
3. Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.
4. Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.
5. Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.
6. Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».
7. Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигнет своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

Правила конца рабочего дня:

1. Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.
2. Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.
3. В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.
4. Старайтесь уходить домой с хорошим настроением.

Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов. Любое планирование не имеет  смысла, если не контролировать выполнения плана. Это так же справедливо  для организаций, как и для  отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю за тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль за выполнением  планов предполагает оценку результатов  и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные  результаты нередко не совпадают. Для  того чтобы избежать подобного в  будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное  не совпадает с выполненным. Здесь  есть три основные возможности:

1. Планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;
2. Было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;
3. Планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали к их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка, — это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать  важные выводы, которые затем будут  использованы при дальнейшем планировании.

Не сваливайте груз ответственности  на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни  и нести ответственность за собственные  поступки.

Иногда планы не реализуются  по другим причинам.

Перечислим их:

1. Планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным они ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;
2. Проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.

Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны выше.[5]

 

1.1 Значение фактора времени

 

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над  собой, овладел умением управлять  собой, с уважением относится  ко времени.

Каждый человек постоянно  своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его  ни было отпущено, почти всем его  не хватает. Известный эксперт по рационализации труда А. МакКензи¹ опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше времени;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку  «Время – деньги», однако:

• время – это не только деньги;
• время дороже денег;
• время – это сама жизнь.

О значении времени можно  сказать и следующее:

• время необратимо;
• время нельзя умножить;
• время нельзя накопить;
• время нельзя передать;
• время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и  качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей  различны.

Постоянный недостаток времени  при напряженном трудовом ритме  – явление, наблюдаемое у большинства  руководителей во всем мире. Поэтому  сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время деловых людей и прежде всего руководителей? Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко  еще мы попросту растрачиваем время.