Организационные системы и их роль в обществе

   Каждый человек в течение всей своей жизни, так или иначе, связан с организациями. Нет организаций без людей, также как и нет людей, которым не приходилось иметь дело с организациями.

Организация – это сложный организм. В нем  уживаются и переплетаются между  собой интересы личности и групп, ограничения и стимулы, жесткая  технология и инновации, безусловная  дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организации есть облик, традиции, культура и репутация. Они  уверенно развиваются, когда имеют  обоснованную стратегию и эффективно используют свои ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным  в начале своего пути целям. Они погибают, когда не способны справиться со своими задачами. Не понимая сущности организации  и не зная закономерностей ее развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать  современные технологии их деятельности. Для чего организации нужны, как  они создаются и развиваются, на каких принципах строятся, как  и почему изменяются, какие возможности  открывают, почему их участники действуют  так, а не иначе – ответы на эти  вопросы призвана дать теория организации, которая опирается на обобщение  всего, в том числе и новейшего, мирового опыта.

Организационная деятельность испытывает влияние революционных  изменений в технологической  базе производства. Переход к эффективным  формам организации и управления, которые построены на научных  принципах, стал главным условием успеха экономических реформ. Конкуренция  продуктов и услуг стала, по сути, конкуренцией организаций, используемых ими форм, методов и мастерства управления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, массовое распространение и многолетние  использование одних и тех  же организационных схем, пригодных  лишь для определенных условий или  чрезвычайных обстоятельств, жесткая  формализация внутренних и внешних  отношений соподчиненности, несвобода всех нижестоящих звеньев породили стереотип организационной скованности и консервативного мышления.

Сущность  организации не может быть сведена лишь к формальным структурам или потокам информации, либо к механическому взаимодействию или исполнению команд. Упрощенный подход к функционированию организации, однобокостью в интерпретации ее базисных элементов и свойств не позволяют в полной мере использовать их потенциал. Наряду с классическими экономическими критериями оценки деятельности организаций, основанными на измерении эффективности использования ресурсов, на первый план выходят «неосязаемые» измерители, такие как интеллектуальный капитал, удовлетворенность потребителя, социальная прибыль, организационная культура. Во многих случаях такие критерии лучше свидетельствуют о будущих результатах, чем традиционные финансовые показатели.

Уже в  начале ХХІ века сотрудничество и кооперация парадоксальным образом начинают доминировать над конкуренцией, дают более весомые стратегические преимущества, чем конкурентная борьба. Расширяются рыночные ниши и востребованность малых и средних форм бизнеса – гибких, чутко реагирующих на изменение потребительского спроса. Появляются новые формы организации крупномасштабного производства и распределения – стратегические, круговые, сетевые, интеллектуальные, обучающиеся, виртуальные, глобальные организации. В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов, услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимостей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать застою и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов. Главным источником всех этих возможностей становится управление, деятельность, компетентность и предприимчивость руководителей. Создавать условия для этого должна рационально построенная организация.

 

Под организационной системой управления (ОСУ) понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия как единого целого.

Элементами могут являться как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие, выполняющие определенную функцию управления), так и отдельные органы управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности – отделы, службы и т.д. Существуют два направления специализации элементов структуры управления:

а) в зависимости  от состава структурных подразделений  предприятия вычленяются отдельные  звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, финансовую деятельность и пр.

б) исходя из характера общих функций, выполняемых  в процессе управления, формируются  органы, занимающиеся планированием, организующие труд, производство и управление, контролирующие все процессы в организации.

В рамках структуры протекает управленческий процесс, между элементами которого разделены функции и задачи управления. С этих позиций системы управления является формой разделения и кооперации управленческой деятельности, направленной на достижение целей.

Связи – это отношения, которые поддерживаются между элементами структуры управления. Они бывают горизонтальные и вертикальные .

Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования. Вертикальные связи – это связи между различными уровнями, существующими в организации, на каждом из которых существуют свои цели. Они носят властный характер.

Помимо  этого в структуре управления различаются линейные и функциональные связи. Линейные связи – отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движения информации между линейными руководителями – лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи – это связи, сопрягающиеся с теми или иными функциями менеджмента (т.е. принятием каких-либо определенных решений).

Основные принципы ОСУ

 

Понятие ОСУ тесно связанно с такими понятиями, как соотношение ответственности  и полномочий, централизация и децентрализация, контроль, нормы управляемости, организационная политика фирмы, модели и проектирование ОСУ.

Все ОСУ опираются на основные принципы управления. Рассмотрим каждый из них.

Принцип иерархичности уровней  управления. Данный принцип подразумевает, что каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и, соответственно, подчиняется ему.

Принцип целеполагания. Он подразумевает, что ОСУ должна прежде всего отражать цели и задачи предприятия, а следовательно, она должна быть подчиненной производству товаров или услуг.

Принцип соответствия: в ОСУ, с одной стороны, должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работников, а с другой – квалификации и уровня культуры.

Принцип разделения труда. Данный принцип подразумевает, что ОСУ должна обеспечивать оптимальное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий.

Принцип ограничения полномочий подразумевает, что полномочия руководителей ограничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами самой организации. То есть полномочия не могут им противоречить.

Принцип адаптации. ОСУ должна быть достаточно гибкой и незамедлительно реагировать на внешние и внутренние изменения. Помимо этого ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде предприятия.

Таким образом, с помощью ОСУ  решаются проблемы и наиболее значимые задачи управления; ОСУ обеспечивает координацию всех функций менеджмента; ОСУ определяет права и обязанности  исполнителей; качество ОСУ предопределяет ее способность к выживанию и  процветанию; ОСУ определяет поведение  сотрудников и стиль управления

 

 

Классификация ОСУ

 

 

. Процесс формирования ОСУ

 

Процесс формирования ОСУ включает в себя формулировку целей и задач, определение  состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работников), разработку регламентирующих процедур, положений и документов, которые закрепляют и регулируют формы, методы и процессы, осуществляющие ОСУ.

Весь  данный процесс можно организовывать по трем крупным стадиям.

1. Формирование общей структурной схемы. Эта стадия имеет во всех случаях принципиальное значение. Это связанно с тем, что при этом определяются главные характеристики организации (миссия, цели, задачи, факторы влияющие на организацию), а также направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование как самой организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (например, способность переработки информации).
2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними. Данная стадия заключается в том, что предусматривает реализацию организационных решений не только в целом по линейно-функциональным и программно-целевым блоком, но также и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределению конкретных задач между ними и построению внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями здесь понимаются самостоятельные структурные единицы, такие как отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории и пр., на которые в организации разделены линейно-функциональные и (или) проектно-целевые структуры. Данные структурные единицы, в свою очередь, могут иметь сою внутреннюю структуру.
3. Регламентация организационной структуры. Она предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Данная стадия включает в себя: определение состава внутренних элементов базовых подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за выполнение поставленных работ и задач; разработка и выполнение управленческих работ в подразделениях организации; расчеты затрат на управлении; установление показателей эффективности работы аппарата управления в условиях спроектированной организационной структуры.

Необходимость формирования ОСУ

Без развития методов проектирования структур управления затруднительно дальнейшее совершенствования  управления и повышение эффективности  производства. Это связанно с тем, что:

1. В новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления.
2. В сферу хозяйственности управления техническими системами комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
3. Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.
4. Проектирование сложнейшего механизма – механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирования структуры как застывшего набора органов, каждый из которых соответствует  специализированной функции управления, прежде всего необходимо включить систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относятся составы подразделений, находящихся в определенных связях и отношениях между собой, а также распределение ответственности. При этом важными элементами структуры управления организации являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

 

 

Основные  требования к ОСУ

 

К структуре  управления предъявляется множество  требований, отражающих ее ключевое значение для менеджмента. Главные из этих требований могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи предприятия, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы, нормальную нагрузку и надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органов управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Необходимо поддерживать соответствие между функциями и обязанностями с одной стороны и полномочиями и ответственностью с другой. Нарушение этого соответствия приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде предприятия, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически, это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Реализация этих требований означает необходимость учета при

формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.