Организационная структура управления, ее генезис и роль в системе управления

Тема: ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ,

ЕЁ  ГЕНЕЗИС И РОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ. 

План:

1. Понятие организационной структуры управления, взаимосвязь ОСУ и функций управления.
2. Требования, предъявляемые к ОСУ.
3. Принципы построения ОСУ.
4. Проектирование ОСУ. Измерение ОСУ.
5. Виды ОСУ.
6. Механистический и органический тип ОСУ.
7. Факторы, влияющие на формирование и развитие ОСУ.

 

Литература:

1. Румянцева З.П., гл. 6
2. Гибсон. Организации: поведение, структура, процессы.

Раздел 4. Структура  и проектирование организаций. Гл. 14, 15, 16.

3. Виханский О.С., Наумов А.И., Гл. 7, 8.
4. Г. Минцберг. Структура в кулаке. Создание эффективной организации.

СПб.Питер, 2001 

1) Понятие организационной структуры управления, взаимосвязь ОСУ и функций управления. 

Структура системы отражает состав её элементов и совокупность устойчивых связей и отношений между ними. 

Предпосылкой  формирования ОСУ является разделение и кооперация труда в сфере  управления, при котором отдельные  функции  и виды работ закрепляются за звеньями управления и конкретизируются в обязанностях работника. Необходима организация управленческой деятельности (это функция организации). 

Назначение  ОСУ – обеспечить устойчивость и  единство всех звеньев системы управления в достижении целей организации. 

ОСУ – совокупность управленческих органов, между которыми существует система связей, обеспечивающих выполнение необходимых функций для достижения целей организации. 

Соотношение элементов системы управления: цели  - функции – структура. 

ОСУ характеризует  состав ступеней и звеньев управления в их взаимосвязи и соподчиненности. 

Основными элементами ОСУ являются звенья, ступени  управления и связи.

Звено управления – организационно обособленная часть системы управления, выполняющая определенную функцию управления или её часть (это подразделения, исполнители).

Ступень управления – совокупность звеньев управления, расположенных на определенном уровне иерархии.

Звенья  одного уровня обладают одинаковыми  полномочиями по отношению к нижнему  уровню управления. 

Вертикальное  и горизонтальное разделение труда в системе управления приводит к появлению связей. Связи составляют информационную основу управления.

Организационные связи делятся на два вида:

- вертикальные (субординационные)

- горизонтальные (координационные) 

Тип и характер связей, их содержание определяются видом структуры. Напряженность связи характеризуют объем информации и частота её движения.  

Функции управления и ОСУ взаимосвязаны  между собой как содержание и  форма. Состав звеньев определяется исходя из состава функций управления и объема работ по ним, связи в ОСУ устанавливаются исходя из необходимости взаимодействия подразделений в процессе реализации функций управления.

С другой стороны, ОСУ влияет на полноту охвата функций управления и целей, объем  информации, её потоки и скорость, длительность управленческого цикла, потребность в кадрах управления, возможности использования технических средств. 

ОСУ документально  фиксируется в схеме структуры  управления, штатных расписаниях, положениях о структурных подразделениях, должностных  положениях.

В этих документах находят отражение все  характеристики ОСУ: типы задач, решаемых на каждом уровне, специализация по видам работ подразделений, связи  подразделений, профессиональный и  должностной состав работников, их права, обязанности и ответственность. 

2) К ОСУ предъявляются следующие требования: 

1. Максимальное  соответствие разделения и кооперации  труда в системе управления  целям и стратегии организации.

2. Обеспечение  выполнения всех объективно необходимых  функций управления.

3. Наличие   минимального, но достаточного количества ступеней управления,  обеспечивающих кратчайшую связь объекта и субъекта управления.

4. Обеспечение  равномерной загрузки звеньев  и работников управления.

5. Высокая надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления. 

Качество  ОСУ любого типа определяется тем, насколько  соблюдены эти требования.

Чтобы ОСУ соответствовала этим требованиям, при построении ОСУ следует руководствоваться  следующими принципами. 

3) Принципы построения ОСУ 

1. Принцип четкого разделения и специализации звеньев ОСУ
2. Принцип единства распорядительства и персональной ответственности

Единство распорядительства  означает передачу команд каждому из звеньев только от одного руководителя.

3. Принцип соблюдения норм управляемости

Норма управляемости – количество подчиненных и звеньев,  которыми может эффективно управлять один руководитель. Оно ограничено организационными, экономическими, психологическими, социальными, техническими возможностями руководства – объем работы руководителя, возможная сфера контроля.

Превышение  норм управляемости приводит к тому, что решаемые задачи выходят из под  контроля руководителя, снижая качество руководства.

Если  норма управляемости меньше установленного норматива – возможности руководителя используются не полностью.

Соблюдение  норм управляемости обеспечивается за счет введения дополнительного уровня в иерархии.

4. Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и каждого должностного лица. (право распоряжаться ресурсами, право подписывать документы).
5. Принцип гибкости и экономичности.

ОСУ должна реагировать  на изменения внутренней и внешней  среды, обеспечивая достижение новых  целей и задач и наименьшими  затратами.

6. Принцип согласованности формальной и неформальной структур.
7. Принцип установления точных границ между линейным и функциональным управлением.

 

4) Проектирование ОСУ. Измерение ОСУ. 

Организационное проектирование – решения и действия руководства, результатом которых является определенная организационная структура. 

Четыре  ключевых управленческих решения определяют организационные структуры:

1. разделение труда,
2. департаментизация,
3. установление норм управляемости
4. делегирование полномочий.

 

Разделение  труда.

Определение направленности и глубины специализации  является первым шагом в проектировании организации. Оно включает процесс разделения работы на сравнительно специализированные операции. 

В организации  вся работа делится на отдельные  участки, в рамках которых человек  должен начинать и завершать определенный цикл действий, образующих ту или иную работу. Это означает, что работы могут специализироваться как по функции, так и по решению определенных задач в рамках определенных функций (бухгалтерия – расчеты по учету движения средств, расчет заработной платы). 

Разделение труда в организации происходит по двум направлениям:

• Горизонтальная специализация. Постадийное разделение работ в организации, начиная с поступления в неё ресурсов и заканчивая выходом продукции или услуги (снабжение, производство, сбыт).

Разделение на действия, необходимость которых определяется естественной последовательностью работы, которую выполняет организация.

• Вертикальная специализация. Разделение работ по уровням иерархии.

 

(1 направление включает разделение на различные индивидуальные специальности – по роду занятий или профессии)

Преимущества:

- экономическое  значение специализированных операций. Совершенствование работы и повышение  её производительности и качества (методы работы).

- упрощает потребность  в коммуникации и процесс принятия  решений

- облегчение  формализации работы.

Недостатки:

- отдаление общей  цели организации от работника,  функционализм

- усиление координационной  деятельности

- снижение уровня  мотивации и удовлетворенности  работой. 

Департаментизация. 

Департаментизация – организационное обособление звеньев управления и закрепление за ними определенных функций и работ.

Это группирование  работ в организации.

Группирование должностей в структурные подразделения  требуют выбора общих основ: численность, функция, территория, продукт или покупатель. Каждая основа департаментизации имеет достоинства и недостатки, которые должны быть оценены с точки зрения общей эффективности. 

Выделяются  следующие виды департаментизации:

• Линейная
• Функциональная
• Дивизиональная
• Матричная

 

Линейная  департаментизация – подход, основанный на простых принципах линейного делений в организации: по численности, по времени, по территории. (армия, школа).

Она предполагает относительную автономность в работе.  

Данный  тип характеризуется простотой, одномерностью связей, возможностью самоуправления (относительная автономность). Такой подход используется, когда выполняемые работы однотипны. Как только работы в организации начинают специализироваться, возникает необходимость перехода к другим типам департаментизации. 

Функциональная департаментизация – при функциональном делении организации на части специализированные работы группируются вокруг ресурсов, т.е. происходит функциональное деление работ, обслуживающих процесс производства. (принцип схожести специализированных работ)

Преимущества:

- повышение эффективности

Экономия времени, упрощение подготовки работника

- укрепление  вертикальных связей и коммуникаций

- усиление контроля  за деятельностью нижестоящих  уровней.

Недостатки:

- функционализм

- ослабление  горизонтальных связей

- эффект бутылочного  горла. 

Дивизиональная  департаментизация

Особенностью  данного подхода является создание относительно автономных частей в организации, ориентированных на продукт, потребителя  или рынок.

В этом случае специализированные работы группируются вокруг результата.

Департаментизация по продукту, по потребителю, по рынку.

Преимущества:

- ориентация  на результат

- повышение ответственности  (децентрализация, инициатива, автономность)

Недостатки:

- дублирование функций

- затруднение  контроля. 

Матричная департаментизация.

Это система  двойного подчинения, основанная на комбинации двух начал – функционального  и продуктового.