Матрица Эйзенхауэра

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Довольно часто  мы тратим бесценное время на рутинные второстепенные дела, тогда как по-настоящему важные и значительные откладываем  на потом. Существует римская поговорка  “Завтра, завтра... всегда завтра. Так  проходит жизнь”. Над этой проблемой  люди стали задумываться очень давно. Так еще в 40 году до нашей эры  Марк Туллий Цицерон писал о данной проблеме как о довольно распространенном явлении. С тех пор прошли века, а проблема осталась актуальной и  по сей день. Современные психологи  назвали это явление прокрастинация. Прокрастинация – это привычка откладывать сложные и важные дела на последний момент; боязнь делать что-то новое, выходящее за рамки обыденного. Как показывает опыт для искоренения негатива его необходимо, прежде всего, осознать. И в этом неоценимую помощь оказывает матрица Эйзенхауэра, которая названа так в честь ее создателя.      

Главная идея матрицы Эйзенхауэра  заключается в том, чтобы научиться  отличать срочные дела от важных, а  также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие  никакой пользы.

Справка.  Дуайт Дэвид  Эйзенхауэр родился в Америке  в штате Техас в 1890 году. В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. Нередко встречается в американской литературе под прозвищем «Айк» («Ike»). Прожил 79 лет.

 

М.Э - Техника расстановки приоритетов,  которая позволяет выделить основные важные  дела и решить, что же делать с остальными.

Эйзенхауэр выделил  4 категории  дел:

-важные и срочные;

-несрочные и  важные;

-срочные и неважные ;

-несрочные и неважные.

Квадрант 1: важное и срочное

 К первому квадранту  принято относить самые важные  дела, выполнение которых не терпит  отлагательств.

Квадрант 2: важное, но не срочное

 Ко второму квадранту  следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения.

Квадрант 3: не важное, но срочное

 К третьему квадранту  относятся маловажные дела, выполнить  которые необходимо как можно  быстрей.

Квадрант 4: не важное и не срочное

 К последнему, четвертому, квадранту относят дела, от выполнения  которых можно отказаться, так  как они не принесут должной  отдачи. Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

1(А): Важное и срочное

В идеале этот квадрант должен быть пуст, так как дела, которые  нужно срочно сделать прямо сейчас, – это, фактически, ситуация аврала. Причем чаще всего важные дела становятся срочными из-за нашей лени и нерасторопности. Конечно, в реальной жизни каждый человек хотя бы иногда сталкивается с ситуацией аврала, но нельзя жить в таком режиме каждый день!

Поэтому следует всячески избегать появления дел в квадранте A. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадрантов. Как известно, неприятности легче  предотвратить, чем потом с ними бороться.

Какого типа дела можно  отнести к квадранту A:

дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятностям;

дела, связанные с нашим  здоровьем;

дела, невыполнение которых  отдаляет нас от поставленной ранее  цели.

Например, это может быть:

выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;

внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;

срочный телефонный звонок клиенту  или контрагенту;

вынужденный отдых из-за накопившейся усталости;

вызов мастера для ремонта  прорвавшей канализации и т. д.

Кстати, задачи из данного  квадранта, не требующие вашего непосредственного  участия, можно и нужно делегировать.

2 (B): Важное, но не срочное

К задачам этого квадранта  стоит присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди, которые посвящают  большую часть времени выполнению дел из этой группы, добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение  задач данного квадранта позволяет  проявить себя в полной мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и  назначать приемлемые сроки.

Однако помните, что дела из данного квадранта, не выполненные  своевременно, могут автоматически  перейти в квадрант A. Ваша задача -  не допустить такого развития событий.

Примеры дел, которые следует  записывать в квадрант B:

текущая (плановая) работа по вашим проектам;

планирование новых проектов;

оценка полученных результатов  по проектам;

посещение спортивного зала для поддержания физической формы;

изучение иностранных  языков;

соблюдение режима питания, поддержание здоровья.

3 (C): Срочное, но не важное

Выполнение дел, собранных  в квадранте C, редко приближает нас  к поставленной цели. Чаще всего  срочные дела лишь отвлекают от рабочего процесса и мешают сосредоточиться  на действительно важных вещах.

Очень важно не путать срочные  дела из квадранта C с важными делами из квадранта A. Например, руководство  поручило вам задачу со сроком «вчера», которая не имеет непосредственного  отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим  проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всё-таки задача от руководства), не может относиться к квадранту A, так как ни на шаг  не приближает вас к вашим  целям.

Помните о первоначальных целях и, по возможности, старайтесь не отвлекаться на второстепенные задачи.

В квадрант C можно записать следующие задачи:

срочные, но не запланированные  заранее переговоры (совещания, встречи), которые вам навязаны и от которых  вы не можете отказаться;

хлопоты, возникшие внезапно (например, к вам нежданно нагрянули  гости, и значит, вам нужно срочно придумать, как их развлекать и чем  угощать);

непредвиденная уборка или  устранение последствий какой-либо оплошности (например, вы случайно разбили  вазу, и требуется немедленно избавиться от осколков);

прочие занятия, не приближающие вас к достижению цели.

4.(D): Не срочно и не важно

Как правило, задачи данной группы не приносят практически никакой  пользы. В большинстве случаев  их невыполнение пойдет только на пользу. Однако, зачастую такие задачи интересны  и легки для выполнения, а потому полностью отказаться от их выполнения сложно. Если не удается полностью  вычеркнуть из списка задачи группы D, то желательно хотя бы приступать к  их выполнению в последнюю очередь  и выделять на них ограниченное время.

К задачам квадранта D относят:

различные хронофаги, или  «убийцы» времени;

пустые телефонные разговоры;

всевозможные развлечения: чтение развлекательных журналов, просмотр телепрограмм, компьютерные игры и  др.

Вывод: Мы должны запомнить, что существует 4 квадрата Эйзенхауэра (А, В, С,D) – в них заложены все дела, которые необходимо реализовать.

А - критерием важности выступает выполнение задач, необходимых для реализации ключевых целей (т.е. без этого дела мы не сдвинемся дальше).

Критерия сложности – если задача не будет выполнена, она потеряет всякий смысл. Классический пример важного  и срочного : Конференция состоится  в Париже, самолет  через 2 часа, не успеваем на самолёт, не успеваем в Париж, не успеваем на конференцию. В этом квадрате нет возможности контролировать процесс, нет возможности исправлять ошибки, нет возможности проанализировать ситуацию.

В - Рабочий квадрат. Критерий важности - необходимая задача, которую нужно сделать для реализации общей единой цели. Критерий несрочности- есть запас времени. У хорошего управленца все дела находятся в квадрате В.  Он делает только важные дела и те, которые «не горят», потому что он успевает расставлять приоритеты.

 С - Неважно, но срочно. Пример: поменять паспорт – это неважно, но срочно в силу того, что скоро истекает срок замены паспорта, а он нам нужен для определенных дел по оформлению документов. Оставляем все на потом и в итоге делаем плохо, быстро с большими финансовыми потерями. В ущерб важным делам мы бросаем конференцию, мы бросаем партнера и бежим менять паспорт – этого необходимо избежать.

D – Неважно и не срочно. Увы, наши  многие управленцы делают его рабочим – это нерабочий квадрат. Не важные  дела должны делать ваши подчиненные, мы должны делегировать их им, а несрочные дела мы должны выписывать в отдельной список.

Нехитрая система: 1-красный, 2- зеленый (норм. рабочий цвет), 3 – синий, 4 –  белый.  И нам с вами необходимо записывать дела по этим квадратам. Записывая  дела в эти квадраты, мы поймем, где  у нас неправильно расставлены  приоритеты, мы не должны заниматься неважными  делами, мы должны их заблаговременно делегировать.

« 2 ПРАВИЛА»:

1. Никогда не допускать, чтобы важные дела становились срочными.
2. Нужно быть последовательными в своих делах.

Как только мы научимся правильно  распределять дела внутри М.Э., мы высвободим немалое количество дополнительного  времени и быстрее придем к  поставленной цели!