Контрольная работа по «Теория организации»

 

 

Задание 3.

 Перечислить отделы  Вашей организации, разделить  связи между ними на симметричные  и асимметричные. 

Построить схемы:

-последовательных и  круговых связей

-прямых и косвенных  связей

-прямых и обратных  связей.

 

 

Начальник управления

 

Заведующая

 

                                                         Делопроизводитель

 

Зам. по хоз. части                     Зам по педагог. части                   Шеф повар

 

Младший персонал                          Воспитатели                              Повара

 

Структура ДОУ №1 «Колосок» является линейно-функциональной, построенной по  региональному принципу.  Выбор данной функциональной структуры, основанной на региональном принципе, обусловлен, с одной стороны, четким разделением всех полномочий в фирме, а, с другой стороны, приспособлением организации к нуждам особых потребителей и к особенностям различных региона.  Региональная структура облегчает решение проблем, связанных с местным законодательством, обычаями и нуждами потребителей, упрощает связь организации с клиентами, а также связь между членами организации. 

 

Схема системы управления организации.

 

 

Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность  адекватно реагировать на внешние  и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

Как и в любой организации, присутствуют определенная бюрократизация управления, характеризующая способ функционирования аппарата, обусловленный не личными качествами сотрудников, а особенностями положения в нем. В нашей организации действуют принципы, обеспечивающие рациональность бюрократии и смягчающие ее отрицательные черты

Рассмотрим распределение  линейных полномочий.

Малая группа объединяет до 30 человек, выполняет однотипные или связанные  между собой функции и расположена  в территориальной близости (в  одной комнате, на одном этаже  и т.д.).

В линейной схеме нет  обратной связи. Она хорошо работает в небольших социальных организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя; а также большой заинтересованности подчиненных в успешной работе социальной организации.

Кольцевая схема хорошо зарекомендовала  себя в небольших социальных организациях или в подразделения средних социальных организаций социальная организация стабильной продукцией и рынком, в которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников.

Схема "колесо" хорошо зарекомендовала  себя в небольших социальных организациях или в подразделениях средних социальных организаций с неустойчивой номенклатурой выпуска и рынками сбыта, на которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель реализует линейные (административные) воздействия, а работники выполняют положенные им функциональные обязанности.

Схема "звезда" дает положительные  результаты при филиальной структуре  социальной организации и при  необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждой составляющей социальной организации.

Базовые схемы дают возможность  формировать большое разнообразие производных от них схем отношений. (рис.1 а, б, в).

 

 

Рис. 1а. Иерархическая схема (линейно-функциональные связи)

 

Директор наделен полномочиями по выдаче премий, по постановке краткосрочных задач, по постановке долгосрочных задач, по заключению договоров с поставщиками, по контролю за деятельностью предприятия, представляет интересы предприятия в дирекции и перед администрацией города и подписывает договора о приеме на работу.

Зав. Производством (шеф-повар) наделен полномочиями по разработке меню, по приему на работу поваров, по контролю деятельности на кухне, по заказу продуктов для блюд.

Бухгалтер наделен полномочиями по выдаче финансовых средств: заработная плата, премии, на закупку продуктов и напитков, по вычислениям себестоимости блюда и их наценки, по выплате налогов и других выплат государству.

Все представляют полный отчет о деятельности каждого отдела в отдельности, а бухгалтер о достижения поставленных целях. В свою очередь директор представляет полный отчет генеральному директору.

На основе распорядительных  (линейных и функциональных) полномочий формируются схемы управления. Существуют следующие схемы управления:

• Линейная схема формируется путем развития взаимодействий между руководителями и подчиненными по горизонтали или по горизонтали и по вертикали одновременно.
• Линейно – штабная схема  подразумевает создание при линейном руководителе ему в помощь группы специалистов – так называемый штаб для получения и анализа информации о внешней и внутренней ситуации, подготовка проектов решений, содействие  в принятии решений и др.
• Функциональная схема отражает распределение функциональных полномочий, обладатели которых предписывают, как выполнять те или иные задания.
• Линейно-функциональная схема связана с рациональным разделением полномочий между линейными руководителями и работниками штаба, получившими функциональные полномочия, связанные с возможностью отдавать обязательные для исполнения распоряжения, регламентирующие содержательную сторону работы организации по функциям.

      Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся:

• межличностные, бытовые отношения;
• отношения по уровням управления;
• отношения к человеку общественных организаций.

К экономическим связям относятся:

-    материальное стимулирование и ответственность;

• прожиточный уровень, льготы и привилегии.

      Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике организации.

 

Социальные Связи	Экономические связи
	Слабые	Средние	Сильные
Слабые	Неустойчивые организации	Слабые организации	Конфликтные организации
Средние	Слабые неформальные организация	Средние организация
Сильные	Сильные неформальные организация		Сильные организации

Таб. 1.  Влияние связей на состояние организации.

 

     В табл.1 показано соответствие между уровнями названных выше связей и получающихся при этом состояний социально-экономических организаций.

     Для социально-культурных или социально-образовательных организаций таблица будет иметь такой же вид, если заменить слова "экономические связи" на культурные или образовательные. Эта таблица имеет очень большое практическое значение при организации или диагностике организации.

 

Задание 4.

Описать проявление закона синергии в Вашей организации, показав  как результат взаимодействия определенного  Вами набора элементов  организации, превышает сумму их усилий.

Привести примеры следующих  законов:

- закона пропорциональности  и композиционности

-закона информированности  и упорядоченности.

-закона дифференциации  и универсализации функций.

 

Законы играют решающую роль в теории организации, также образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы организации по важности делятся на 2 уровня:

• основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)
• менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

 

Закон информированности-упорядоченности.

 

Все коммуникации в организации  основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Обычно информацию разделяют на 2 больших класса: объективную (овеществленную в товаре (например, о работнике – диплом об образовании, трудовая книжка)) и субъективную (отраженную, организованную людьми).

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

Информация обладает такими характеристиками, как объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п. Информационная  среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности.

 

Закон композиции и  пропорциональности.

 

В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия – гармонии. Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает

наличие совокупности элементов, процессов  и их соотносительности (пропорциональности).

Закон: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданно соотносительности или в заданном подчинении (пропорции).

Этот закон рассматривается  на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация  является одним из элементов.

Реализация закона в организации  требует обязательного использования набора принципов.

- Принцип планирования: Каждая  организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.

- Принцип координации:  Каждая  организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.

- Принцип полноты: каждая организация  должна выполнять весь набор  функций производства и управления  на своем участке деятельности  либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

Практика использования закона   состоит в обоснованном выборе необходимых  элементов организации и обеспечение  требуемой их пропорции.

 

 

 Задание 5.

Описать историю развития Вашей организации. Определить временные границы этапов развития организации: предпринимательства.  Коллективности. Формализации управления, совершенствования структуры, упадка.

Схема пяти этапов развития коммерческой организации приводится на рисунке 1. Сплошной линией обозначено развитие производственных мощностей, пунктирной – системы управления. 

Рисунок 1 Схема этапов развития ДОУ № 1

В начале стадии производственные мощности очень слабые: небольшие и численность сотрудников, и оборот. Производится один продукт, причем в основном это услуга, но с очень размытыми границами. Например, торговые операции, когда склада нет, оборотные средства ограничены, да и нормального транспорта всего пара единиц. Продажа туров, установка пластиковых окон, розничная продажа в магазинчике, сборка компьютеров и т.п. Чего бы ни попросил очередной покупатель по профилю компании - все ему делают, потому что, какая разница, устанавливать пластиковое окно или деревянное, если детали все равно закупать у производителя - на своем складе ничего не лежит.

Потребителем  может быть кто угодно, т.е. любой  заинтересовавшийся услугами компании «обрабатывается» по полной программе. Даже если он заглянул просто так, ему  все расскажут, покажут и пообещают.

С системой управления вообще все очень просто. Осмысленной  и целенаправленной стратегии нет. Она целиком основана на интуиции группы энтузиастов–основателей: ну верят  они в то, что продукт будет  иметь спрос. Управление осуществляется по отклонениям: транспорт подвел — выстаиваем логистику; налоговая оштрафовала — вводим учет и ищем специалиста по налогам; лишние средства появились — думаем, куда вложить, и т.п.