МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по предмету Теория организации

на тему:

ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ВНЕДРЕНИИ  АСУ 
 
 
 
 
 
 

                                          Выполнила студентка группы 4801

                                          Щербакова Е.А.

                                          Руководитель Орлов  В.В. 
 
 
 
 
 

      Санкт - Петербург

      2009

Содержание 

 

      

Введение

      Бурный  рост вычислительной мощи компьютеров  и развитие компьютерных сетей (включая Интернет) привели к превращению многих организаций в «сетевые» предприятия, что сделало возможным беспрепятственное распространение информации как внутри организации, так и за её пределами. Такая возможность может служить поводом для проведения кардинальных изменений в структуре компании, расширения сферы её деятельности, внедрения новых методик производства и увеличения ассортимента продуктов и услуг.

      Очевидно, что в случае внедрения автоматизированных систем управления, новых информационных технологий, корпоративных информационных систем структура деятельности и основных бизнес-процессов в компании нуждается в определённых трансформациях. Это, в свою очередь, приводит к необходимости адаптации организационной структуры к новым условиям ведения бизнеса. Таким образом, встаёт проблема изменения организационной структуры в условиях внедрения АСУ и КИС. Значимость данной проблемы с точки зрения теории и практики послужила причиной выбора темы настоящей работы.

      Цель  данной работы – раскрыть особенности  изменения организационной структуры компании в условиях внедрения АСУ.

      В качестве задач, способствующих достижению поставленной цели, можно сформулировать следующие:

1. раскрыть направления влияния АСУ на организационные аспекты функционирования компании;
2. охарактеризовать организационные аспекты внедрения АСУ;
3. проанализировать возможные стратегические подходы к внедрению АСУ;
4. провести анализ тактики внедрения АСУ с точки зрения организационных изменений.

 

      

Основные  направления изменения  трансформации организационных  структур 
в процессе внедрения автоматизированных систем управления

      Переход к автоматизированным системам управления, к всепроникающему использованию информационных систем в управлении приводит к тому, что организационные структуры компаний подвергаются определённым изменениям. При этом можно выделить несколько основополагающих направлений таких изменений.

1. Уплощение структуры организаций.

      Большие бюрократизированные организации, созданные до начала компьютерной эры, зачастую работают неэффективно, обладают малой гибкостью, и им сложно конкурировать с новыми предприятиями, особенно с появившимся в последние годы. Некоторые из таких организаций были уменьшены путём сокращения персонала и снижения числа уровне в организационной иерархии.

      Компании, вовлечённые в стадию автоматизации  и информатизации, тоже обладают иерархической  структурой, и соответственно в них  присутствуют различные организационные уровни. Однако такие фирмы создают «оптимальные иерархии», которые распределяют ответственность за принятие решений внутри всей организации, что приводит к уплощению её структуры.¹ Такие фирмы обладают меньшим количеством управленческих уровней, поскольку часть решений принимается сотрудниками более низких уровней. Эти сотрудники обладают более широкими полномочиями, чем раньше, и им необязательно находиться в офисе в течение рабочего дня. Более того, такие работники могут быть достаточно удалены географически, иногда менеджер и его подчинённые находятся в разных полушариях.

      Современные информационные технологии позволяют  основной массе сотрудников получать доступ к большим объёмам данных, поэтому они могут сами принимать решения, за которые раньше отвечали менеджеры различных уровней. При помощи глобальных сетей, таких, как Интернет, сотрудники могут совместно работать даже в том случае, если они находятся в разных местах. Это означает также то, что объём ответственности менеджеров увеличивается, позволяя менеджерам верхних эшелонов контролировать большее число сотрудников вне зависимости от их географического местоположения. В результате таких изменений многие компании уволили тысячи менеджеров среднего звена.

2. Дистанционная работа.

        Коммуникационные технологии позволяют во многих случаях не учитывать фактор расстояния. Торговые агенты теперь могут тратить больше времени непосредственно на работу с клиентами, имея в своём распоряжении свежую информацию (и меньше занимаясь различной «бумажной» работой). Многие сотрудники могут работать у себя дома или даже в машине, что позволяет компаниям снизить затраты на содержание офисов и рабочих помещений. Иногда могут быть реформированы или значительно сокращены даже целые отделы.

      Работа  «в одной команде» сотрудников, расположенных далеко друг от друга, стала реальностью.

3. Реорганизация рабочих потоков.

      Информационные  системы постепенно приводят к замене ручного труда автоматизированными процессами. Такое решение сократило стоимость многих операций в большинстве компаний, особенно связанных с «бумажной» работой. Поскольку электронными процессами легче управлять, многие фирмы не только сэкономили средства, но и смогли повысить качество обслуживания клиентов.

      Перестройка трудовых процессов может оказать  сильное влияние на эффективность работы организации и даже привести к появлению новых организационных структур, товаров и услуг.

4. Повышение гибкости организаций.

      Компании  могут использовать коммуникационные технологии, чтобы повысить свою «гибкость» - способность реагировать на изменения рыночной ситуации и действия конкурентов. Информационные системы позволяют повысить гибкость как крупных, так и мелких организаций и избежать некоторых ограничений, связанных с размерами предприятий. В следующей таблице представлены некоторые способы, позволяющие небольшим фирмам вести себя, как крупные, используя информационные технологии, а крупным фирмам быть такими же гибкими, как маленькие. Небольшие предприятия в таких случаях могут обходиться всего нескольким менеджерами, клерками и рабочими, которые будут выполнять значительные объёмы работы, используя компьютеры.

Таблица 1. Использование информационных технологий и повышение степени гибкости организаций²

 

      Крупные организации могут использовать информационные технологии для того, чтобы оперативно реагировать на сложившуюся ситуацию на рынке и быстро принимать соответствующие меры. Одним из аспектов такого решения является массовая кастомизация (изготовление на заказ), когда компьютерные сети используются для связи заводских цехов с процессами оформления заказа, проектирования и сбыта готового продукта, причём возможен контроль и над процессами производства. В результате создаётся динамичная структура, позволяющая наладить выпуск заказанных изделий, не затрачивая на это дополнительных средств.

5. Изменения в процессе управления.

      Информационные  технологии преобразовывают процесс  управления, предоставляя в распоряжение менеджеров новые возможности в  области планирования, организации, руководства и контроля.

      Информационные  технологии также открывают новые  возможности для руководства. Благодаря свободному распространению данных через компьютерные сети менеджер может поддерживать связь с тысячами сотрудников вне зависимости от того, где они находятся, что в организациях с традиционной структурой попросту невозможно сделать.

6. Расширение границ.

      Ключевой  особенностью компаний, вовлечённых  в процессы автоматизации и информатизации, является возможность вести дела «за пределами» компании так же эффективно, как и внутри неё. Сетевые информационные системы позволяют компаниям координировать свои действия с другими организациями, где бы они ни были расположены. Такие транзакции, как платежи и оформление заказов, могут проводиться автоматически между различными фирмами, что также снижает их стоимость и повышает оперативность работы. Организации вправе совместно использовать деловую информацию, каталоги и системы электронной почты. Таким образом, многие организации вкупе со своими клиентами и поставщиками пересматривают границы своей деятельности.

      Все системы, связывающие компанию с её клиентами, дистрибьюторами и поставщиками, носят название межорганизационных систем, потому, что они автоматизируют процессы обмена информацией между различными компаниями (т.е. выходят за их границы).

Стратегия и тактика трансформации  организационной структуры при внедрении АСУ

Организационные аспекты при внедрении АСУ

      Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. При этом в процессе внедрения АСУ на предприятии возникают проблемы, которые являются наиболее типичными и характерными для большинства компаний:

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
2. Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
3. Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
4. Сопротивление сотрудников предприятия;
5. Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы управления предприятием;
6. Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.³
1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

      Этот  пункт является наиболее значимым и  сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

      Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.