Автоматизация процессов управления на производстве

  Второй  уровень: финансовые центры, отвечающие  за определенную группу товаров,  работ и услуг (например: компьютерная  техника, бытовая химия, канцелярские  товары, горюче-смазочные материалы  (ГСМ) и др.). Одной из задач  таких финансовых центров является  составление бюджета по определенной  группе закупаемых товаров. Именно  на этом уровне происходит  определение статей (строк) бюджета,  по которым должна производиться  закупка ТМЦ, заявленных на  первом уровне. Также, могут быть  определены предполагаемые поставщики  и цены закупаемых товаров. 

  Третий  уровень: уровень централизованного  снабжения. Фактически, содержит  в себе бюджет закупок всего  предприятия на определенный  период времени. Данный уровень  должен объединять в себе всю  информацию о потребностях в  товарах, работах и услугах  первых двух уровней. На этом  уровне могут быть предварительно  определены поставщики и цены  на закупаемые товары.

Рисунок 2 –Процесс распределения товаров. Трехуровневая модель.

 

4.2 Функции  службы снабжения

 

Органы  снабжения предприятия выполняют  ряд функций:

планирования, предполагающую:

- изучение  внешней и внутренней среды  предприятия, а также рынка  отдельных товаров;

- прогнозирование  и определение потребности всех  видов материальных ресурсов, планирование  оптимальных хозяйственных связей;

- оптимизацию  производственных запасов;

- планирование  потребности материалов и установление  их лимита на отпуск цехам;  оперативное планирование снабжения;

организационную, включающую:

- сбор  информации о потребной продукции,  участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п.;

-  анализ  всех источников удовлетворения  потребности в материальных ресурсах  с целью выбора наиболее оптимального;

- заключение  с поставщиками хозяйственных  договоров на поставку продукции;

- получение  и организацию завоза реальных  ресурсов;

- организацию  складского хозяйства, входящего  в состав органов снабжения;

- обеспечение  цехов, участков, рабочих мест  необходимыми материальными ресурсами;

контролирующую  и координирующую, в которую входят:

- контроль  за выполнением договорных обязательств  поставщиков, выполнение ими сроков  поставки продукции;

- контроль  за расходованием материальных  ресурсов в производстве;

- входной  контроль за качеством и комплектностью  поступающих материальных ресурсов;

-  контроль  за производственными запасами;

-  выдвижение  претензий поставщикам и транспортным  организациям;

- анализ  действенности снабженческой службы, разработку мероприятий по координации  снабженческой деятельности и  повышению ее эффективности.

 

4.3 Должностная  инструкция менеджера по снабжению

 

Выполнение  функций службы снабжения на предприятии  осуществляет штат сотрудников. В службе существует разделение обязанностей среди  сотрудников на основании должностных  инструкций, в которых, помимо обязанностей изложены требования к сотрудникам, занимающим должности в службе или претендентам на них. Ниже приведена должностная инструкция менеджера службы снабжения.

Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция  определяет функциональные обязанности,  права и ответственность менеджера  по снабжению.

2. Менеджер по снабжению принимается  и освобождается от должности  в установленном действующим  трудовым законодательством порядке  приказом Генерального директора  по представлению Начальника  отдела продаж.

3. Менеджер по снабжению подчиняется  непосредственно Начальнику отдела  снабжения.

4. На должность менеджера по  снабжению назначается лицо, имеющее  высшее инженерно - техническое  образование или опыт продаж  продукции.

5. Менеджер по снабжению должен  знать:

- организационно-распорядительные документы вышестоящих руководителей, касающиеся работы отдела продаж;

- основы ценообразования и маркетинга;

- стандарты и технические условия на реализуемую продукцию;

- оптовые и розничные цены на продукцию;

- порядок заключения договоров на поставку продукции;

- правила оформления документации;

- стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;

- этику делового общения;

- порядок отчетности о проделанной работе;

- методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров, правила внутреннего трудового распорядка.

 Функциональные  обязанности

1. Организация и ведение закупок:

-поиск потенциальных поставщиков;

-ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Фирмы;

-оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника отдела;

-мотивация поставщиков на работу с Фирмой.

2. Планирование и аналитическая  работа:

-составление ежемесячного плана закупок;

-анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

-предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы.

-обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта.

-составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

3. Обеспечение закупок:

-прием и обработка заказов от менеджеров отдела продаж, оформление необходимых документов, связанных с закупкой продукции для клиентов Фирмы;

-осуществление информирования менеджеров отдела продаж обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, времени поставки продукции на склад;

-окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

-взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения возложенных задач;

-участие в рабочих совещаниях;

-ведение рабочей и отчетной документации.

-поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.

-участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.

4. Контрольная:

-обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

-недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками;

Права

Менеджер по снабжению имеет  право:

1. Вносить предложения по совершенствованию  работы, связанной с предусмотренными  данной должностной инструкцией  обязанностями. 

2. Запрашивать лично или по  поручению руководства от структурных  подразделений и сотрудников  отчеты и документы, необходимые  для выполнения его должностных  обязанностей.

3. Требовать от Начальника отдела  продаж оказания содействия в  исполнении своих должностных  обязанностей и прав.

4. Требовать от руководства обеспечения  организационно-технических условий  и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных  обязанностей.

5. Вступать во взаимоотношения  с подразделениями сторонних  учреждений и организаций для  решения оперативных вопросов  по закупкам, входящих в компетенцию  менеджера по снабжению.

Ответственность

Менеджер по снабжению несет  ответственность за:

1. Неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  инструкцией, в пределах, определенных  действующим Трудовым законодательством  РФ.

2. Обеспечение выполнения месячного  плана закупок.

3. Проведение сделок и заключение  договоров по закупкам продукции  с организациями и частными  лицами.

4. Выполнение приказов, распоряжений  и поручений Начальника отдела  продаж и Генерального директора  компании.

5. Разглашение коммерческой информации, являющейся собственностью Фирмы

6. Нанесение материального ущерба  и ущерба деловой репутации  Фирмы.

7. Выполнение правил техники  безопасности, противопожарных и  других правил создающих угрозу  деятельности предприятия, его  работникам.

8. Соблюдение Правил внутреннего  трудового распорядка и исполнительской  дисциплины.

Условия работы

1. Режим работы менеджера по  снабжению определяется в соответствии  с Правилами внутреннего трудового  распорядка, установленными в компании  и трудовым договором.

2. В связи с производственной  необходимостью, менеджер по снабжению  может выезжать в служебные  командировки (в т.ч. местного  значения).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Программное обеспечение для  автоматизации службы снабжения

 

В контрольной работе мы рассмотрим прикладное программное обеспечение «Мастер снабжения» и «DeliverWIZARD» Demo-версия

 

5.1 Программа «Мастер Снабжения»

Рисунок 3

Вход  в программу осуществляется путем  выбора соответствующего отдела, фамилии  сотрудника и ввода персонального пароля (рис. 3).

Далее производится вход на т.н. «рабочий стол» на котором  размещены ярлыки вкладок (рис.4-).

Рисунок 4.

Рисунок 5.

Рисунок 6.

Рисунок 7.

Рисунок 8.

 

Рисунок 9.

Рисунок 10.

 

 

5.2 Программа  «DeliverWIZARD»

 

Рисунок 11.

Рисунок 11.

Рисунок 12.

Рисунок 13

Рисунок 14.

Рисунок 15.

 

 

 

6. Анализ программ «Мастер снабжения» и «DeliverWIZARD»

 

Программное обеспечение «Мастер снабжения» и «DeliverWIZARD» Demo-версия, описанные в предыдущем пункте обладают набором функций, необходимых для автоматизации, систематизации и прослеживаемости процесса обеспечения предприятия сырьем и материалами, а именно:

- автоматическая загрузка перечня списка ресурсов из  локальных сметных расчетов, с возможным пересчетом перевозки, погрузки/разгрузки и последующей загрузкой в сметную программу с возможным пересчетом скорректированных данных;

- планирование встреч с клиентами (журнал событий). В программе так же создан интерфейс ведения событий, который  позволяет хранить важную информацию по всем встречам, событиям и персонам для наиболее эффективной организации рабочего времени.

- помимо этого система позволяет экспортировать отчёты в MS Excel и Word;

- имеется  возможность интеграции данных  из программ в систему «1С»  и обратно (что в настоящее время выступает как значимый аспект);

- в программах  предусмотрено автоматическое настраиваемое  напоминание о «критических»  ситуациях в работе (с учетом  прогнозирования на ближайшую  перспективу)– вкладки «Будильник»;

- при  необходимости подбора товара  на тендерной основе очень  полезны базы данных о поставщиках  и ценах, загружаемые в ПО.

В целом  при оценке и выборе средства автоматизации работы службы снабжения для удобства и наглядности можно составить сводную таблицу оценки рассматриваемого ПО  по пятибалльной системе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.

Функциональные возможности	«Мастер снабжения»	«Deliver WIZARD»
Наглядность	4	3
Имитационное, событийно-управляемые  возможности	4	4
Интеграция  с программными  продуктами более высокого уровня	4	3
Поддержка библиотек и баз данных	4	3
Цена ПО, руб	32000(3)	14000(4)
Наличие ПО более высокого уровня соответствующего разработчика	0	5
История закупок, история поставок	5	3
Фото, чертежи, характеристики, описания, паспорта и т.д.	4	2
Электронный сбор, согласование и утверждение  заявок	4	4
Автоматизация работы по заявкам с  постоянными поставщиками	5	3
Планирование работы с конкретным поставщиком Организация планирования дел  по конкретному товару	5	3
Автоматизированное сравнение цен  и рассылка запросов поставщикам	5	2
On-line - сравнение цен на рынке, история  закупок с ценами	5	3
Итого:	52	42