Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Декабря 2012 в 18:47, реферат
Участниками делового общения являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники делового общения, зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.
Условия делового общения
1. Актуальность информации для правильного принятия решения.
Введение 3
1. Официально-деловой стиль 3
2. Специфика языка служебных документов 4
2.1 Унификация 4
2.2 Композиция 6
3. Требования к текстам документов 7
4. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 9
4.1. Лексические ошибки 9
4.2 Морфологические ошибки 11
4.3 Синтаксические ошибки 11
4.4 Структурные помехи 12
4.5 Технические помехи 12
4.6 Грамматические помехи 12
4.7 Искусственное удлинение речи 12
4.8 Рекомендации по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации 13
Заключение 14
Список литературы: 15
Архаизмы - это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами.
При сем препровождаю — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных расписаниях», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I.
Ограниченная сочетаемость слов
Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от стиля речи различаются возможности слова сочетаться с другими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:
Отступление от правил согласования определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория; универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова; старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева.
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Решение об увольнении Иванова незаконное.
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Решение об увольнении Иванова незаконно.
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.
Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Следует помнить - в русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения
Рассмотрим три примера:
1. Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря.
2. К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план.
3. К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.
Нарушение специфики
употребления деепричастных оборотов. Деепри
Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает... Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. д.
Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.
Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.
К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целости текста при передаче — надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность.
Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.
Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых стандартных бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.
Орфография и пунктуация служебных документов должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Незнание этих правил и является источником грамматических помех.
Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных их частях. Так, наблюдается тенденция к утрате знаков препинания: запятых, точки с запятой, кавычек, тире и др. Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек.
Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления, согласно договоренности, по окончании..., в соответствии с указанием..., в связи с расширением...
Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно.» Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. Например:
(подпись)
А ведь можно было бы изложить необходимое так:
Ввиду ... считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения.
Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вместо 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно записать — 105. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и. малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи, воспроизводится словом, а не цифрой.
Например: Дефектных изделий должно быть не более трех.
Итак, мы рассмотрели особенности отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и пришли к следующим выводам:
чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;
при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись;
независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;
Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических.
к техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста, вызванные небрежностью составителя;
источником структурных помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту;
к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных его частях.
неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составитель должен точно знать их смысл;
к стилистическим помехам относятся: искусственное удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.
Основное требование, предъявляемое к служебному документу, - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.