Влияние механизации и автоматизации на форму документов

Введение.

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что на сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. На данный момент большинство предприятий постепенно начинают совмещать традиционный бумажный документооборот с новейшим электронным. В данной курсовой работе рассматриваются актуальные вопросы насчёт механизации и автоматизации средств документирования, а также включён вопрос, касающийся электронного документа, который отражает суть нового времени и новых технологий.

Степень научной  разработанности проблемы. Тема данной курсовой работы «Влияние средств механизации и автоматизации на создание и форму документов». Автор – Штукарь Ольга Валерьевна. Основные идеи, представленные в данной работе: основы развития механизации и автоматизации, как способов совершенствования форм документов; понятие «документирование», формы документов; средства механизации и автоматизации в ДОУ; особенности применения средств механизации и автоматизации в документировании; влияние средств механизации на создание документов; «электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ.

Объектом исследования является документирование как процесс создания документов.

Предметом  исследования является механизация и автоматизация в документировании.

Цель данной работы: рассмотреть влияние механизации и автоматизации на форму документов.

Задачи данной работы:

а) рассмотреть историю  процесса документирования

б) изучить историю развития механизации

в) рассмотреть процесс  автоматизации

г) изучить понятие «электронного  документа»

Теоретическую основу данного исследования составляют такие нормативные акты, как Конституция Российской Федерации; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;  ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Так же, рассматривалась такая литература отечественных авторов, таких как Т.В. Кузнецова « Делопроизводство» ;  Б.А. Балашова, Т.А. Никитенко «Автоматизация технического документирования»; Н. С. Ларьков «Документоведение».

Методологическую  основу исследования составляют такие методы работы как: анализ, сравнение, наблюдение, метод изучения документов, формулярный анализ, систематизация средств механизации и автоматизации.

Практическая  значимость исследования заключается в том, что в наше время практически вся деятельность любого предприятия основывается на рациональном документообороте, который составляет большую долю успеха в ведении дел. Также, в данной работе рассматриваются современные средства автоматизации и электронная документация.

Структура работы состоит из следующих элементов:  введения, двух пунктов, содержащих по два подпункта в каждом, заключения, списка использованных источников, а также сюда включаются четыре приложения, к которым относятся: титульный лист, задание на курсовую работу, реферат и содержание.

 

1.Основы развития  механизации и автоматизации,  как способов совершенствования  форм документов.

1.1 Понятие «документирование», формы документов

На сегодняшний день практически  вся человеческая деятельность сопровождается той или иной документацией. Документы  есть во всех отраслях жизни общества: будь то технические сферы или  творческие. Но что же такое «документ» и «документирование»?  Известно великое множество определений  к этим понятиям. Рассмотрим основные из них.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения., документ: документированная информация- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её зафиксировать. [3]

Согласно словарю экономических  терминов, документ — 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события; 2) информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

В целом, термин «документ» происходит от латинского слова document, что означает образец, доказательство, свидетельство.

Понятие «документ» является центральным и фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе. В документоведении «документ» - это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. [1]

Существует различная  классификация документов:

а) По назначению:

-организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

-распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

-информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

-учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

-нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

б) По времени создания:первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.)

в) По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

г) По типу содержания :текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

д) По способу представления :электронный, на бумажных носителях

е) По месту издания: внутренние, внешние

ж) По направлению отправки: входящие, исходящие

з) По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

и) По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые

к) По уровню секретности: несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.[1]

Также все документы выполняют  различные функции, далее представлены некоторые из них:

-Информационная. Это способность  документа удовлетворять потребности  общества в информации, то есть  служить источником знаний.

-Коммуникативная. Это  способность документа быть информативным  средством передачи, обмена, коммуникации, общения и преемственности. Документ  обеспечивает документную коммуникацию.

-Регулятивная. Выполняется  документами, которые созданы  для целей управления и в  процессе реализации (законы, положения,  уставы, приказы и другие). Документ  здесь выступает  как регулятор  различных сторон деятельности  общества, государства, организации.

-Правовая. Это способность  документа служить средством  доказательства, подтверждения каких-либо  фактов или сведений.

-Когнитивная или познавательная. Это способность документа служить  средством получения и передачи  знаний для изучения процессов  и явлений природы и общества.

-Общекультурная. Это способность  документа содействовать развитию  культуры общества, выступать средством  закрепления и передачи культурных  традиций, усвоения системы ценностей,  эстетических норм и ритуалов.

-Мемориальная. Это способность  документа служить «внешней памятью»  человека и общества в целом,  сохранять информацию и передавать  её через поколения.

Одно из самых немаловажных мест в документоведении занимает информация. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. [2]

В словаре основных терминов в области информатики представлено 4 распространённых толкования понятию  «информация»:

-информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация;

-информация – это содержание  сообщения, само сообщение с  данными;

-информация – это третья  составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия, информация)

-информация – это то, что уменьшает неопределённость  события. 

Среди философов, естествоиспытателей  и представителей технических наук существуют различные подходы к  понятию «информация», которые позволили  сформулировать 3 основные концепции:

-Атрибутивная. Информация  рассматривается как атрибут  свойства, присущее всем материальным  объектам неорганической природы;

-Функциональная. Считается,  что информация появилась только  с возникновением жизни и связывают  её с функционированием самоорганизующихся  систем, не признавая наличия  информации вне живой природы;

-Третья концепция не  имеет названия. Основывается на  том, что информация не является  всеобщим атрибутом материи, а  возникает на уровне появления  кибернетических систем. [5]

Документ- это документированная  информация, поэтому в документоведении важная роль отводится социальной информации, которая подразделяется на:

-массовую. К ней относится общественно-политическая, научно-популярная, обыденная;

-специальную. К ней  относится научная, техническая,  производственная, управленческая;

-личную, межличностную. 

А теперь более подробно рассмотрим сам процесс документирования.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Данное определение представлено согласно ГОСТу Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [3]

 

 

1.2 Средства механизации  и автоматизации в ДОУ. 

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, которые были созданные на бересте, глиняных табличках, камне и т.д. Способы нанесения информации также были различными: рисунок, письмо, графика . В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видео- и звукозаписи , а также учитывается  специальный  материал (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, диск и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.[8]

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. Текстовое письмо самое распространённое во всем мире, ведь оно является самым простым и доступным. Но однако, в конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все активнее стали применяться средства механизации труда.

 В течение XX в. канцелярская  пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. Как и большинство других технических устройств и изобретений, разработка механизма пишущей машинки не была плодом усилий одного-единственного человека. Множество людей совместно или независимо друг от друга приходили к идее быстрой печати текстов. Первый патент на машину такого рода был выдан английской королевой Анной Генри Миллю ещё в 1714 году. Изобретатель патентовал не только машину, но и способ последовательной печати символов на бумаге. К сожалению, какой-либо подробной информации о его изобретении не сохранилось. Также не сохранилось и сведений о реальном создании и применении описанной машины.[9]

Только почти через 100 лет люди вновь заинтересовались возможностью выполнения быстрой печати. Примерно в 1808 году Пеллегрино Турри , также известный как изобретатель копировальной бумаги, создаёт собственную печатную машину. Подробности о его изобретении сегодня неизвестны, однако до нашего времени сохранились тексты, напечатанные на этом устройстве.

В 1870 году русский изобретатель Михаил Иванович Алисов изобрёл наборно-пишущую машину, известную как «скоропечатник» или «скорописец», с целью замены каллиграфического переписывания бумаг и рукописей, машинка для перевода на литографский камень. 

Машинописный текст имеет  характерные особенности:

-все знаки занимают на бумаге равное пространство;

-из-за ограниченного набора  символов часть символов совмещалась — например, не различаются левые и правые кавычки, совмещены дефис и тире.

Всё это позволяло упростить  конструкцию пишущей машинки.

При создании телетайпов и  компьютерных принтеров эти особенности  были повторены — также в целях упрощения аппаратуры и ПО. Многие ранние текстовые процессоры, например, «Лексикон», «ChiWriter», были ориентированы на имитацию машинописного текста — отчасти потому, что оформление многих документов регламентировалось государственными стандартами, созданными в эпоху пишущих машинок.

Механические пишущие  машинки позволяли получать текст  с различными интервалами между строками: одинарный, полуторный, двойной, и т. д. Понятие межстрочного интервала в настоящее время применяется и в текстовых процессорах. В нормативных документах и стандартах, регламентирующих оформление текстовых документов, по сей день применяется понятие «интервал пишущей машинки» («машинописный интервал»), который численно равен расстоянию между базовыми линиями, делённому на высоту символа.