Управление информационными ресурсами

Отечественным документоведением  к настоящему времени накоплен значительный объем материалов по проблемам докуменотооборота  в постперестроечную эпоху. К  сожалению, до сих пор нет крупных  монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица  Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного  обеспечения управления Государственного университета управления).

Принципиальное значение для характеристики нашей темы имеют  работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический  и практический вклад в становление  документоведения как научной дисциплины. К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 80-90-е  годы появились учебные пособия  Т.В. Кузне-цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают  документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования.

Они рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение  управления.(12)

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента  создания института в 1966 г. последовательно  решали проблемы документоведения, организации  делопроизводства и документационного  обеспечения управления, автоматизации  работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий  документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и  другие ученые. Значительным вкладом  в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД  докторские и кандидатские диссертации.

Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой: «Деловая документация в сфере управления». Автор делает фундаментальную попытку  сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий.

«Делопроизводство в современном  виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько  самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях» Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. -- М.: Знание.-1991.с.55..Автор приходит к выводу о том, что важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно, более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными.13

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения  для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать  наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации  деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

К числу наиболее разработанных  относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой  М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Подольской И.А., Райхцаума  А.Л., Сельского Д.И., Тамм И.Е. и др.).

«Итак, документационное обеспечение  деятельности российских учреждений осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную  базу и богатый опыт совершенствования  ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет» (Андреева В.И. Основные направления  научной организации управленческого  труда и делопроизводства государственного аппарата СССР и Российской Федерации .-М:Знание.-1995.с.178.).

Ряд работ, изданных в 90 годы посвящено отдельным проблемам  и исследованиям систем документации и документированию функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой  И.В., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой  Л.В., Чуковенкова А.Ю.), другие диссертации  охватывают вопросы документационного  обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшенко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)

И хотя эти работы весьма специфичны, можно выделить некоторые. В некоторых особенно глубоко  проработаны вопросы унификации и стандартизации документов. Так, например известный ученый Васильев М. А в  своей монографии «Проблемы стандартизации документов в делопроизводстве»  уделяет данной проблеме достаточно много времени. Первые попытки введения стандартов состояли в том, чтобы  просто перенять западный опыт.

Это звучало примерно так: «Давайте возьмем международные  стандарты и переведем их». (Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и  современное состояние). М: МГИАИ.- 1996.с.45).

Уже тогда поднимались  проблемы внедрения электронного документооборота. Кокорев В.И. в своей работе «Проблемы  внедрения электронного документооборота»  пишет: «Если обратиться к истории, то в числе немногих значимых вех  в области стандартизации работы с документами можно отметить принятие Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) в 1988 году и закона об ЭЦП в 2002 году, в котором, собственно, и появилось понятие электронного документа. Последним и весьма серьезным  достижением было принятие стандарта  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»». Этот стандарт является адаптацией соответствующего стандарта ИСО, и это отражает тот факт, что сегодня адаптация  международных стандартов в большинстве  случаев является наиболее эффективным (а зачастую и единственно возможным) путем создания отечественной нормативной  базы в области СЭД.14

Быкова Т.А. в своей  работе «Формирование системы документации по управлению социальным развитием  трудовых коллективов. 1965-1995 гг.» подняла  проблему документации на промышленных предприятиях.

Красавин А.С. в своей  работе «Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное  состояние)» рассматривает проблему организации документооборота нав  органах государственного управления и связь в данном контексте  с трудовыми взаимоотношениями  на предприятиях.

Чуковенков А.Ю. «Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления». В данной работе поднимается проблема хранения подобных документов на предприятии.

Санкина Л.В. в своей монографии «Совершенствование форм управленческих документов на основе методов и способов стандартизации и унификации в делопроизводстве (1917-1990)» очень подробно излагает методы и способы работы с документами  при документообороте.

Щенснович Г.Г в работе «Культура делопроизводства» рассмотрел общие и специальные проблемы функционирования служб документационного  обеспечения управления. В России традиционная культура делопроизводства строилась на совершенно других принципах. Управление прохождением документов отделялось от конкретных исполнителей. Была разработана  технология коллективной работы с документами,которая  начиналась с регистрации каждого  входящего или созданного документа, который получал уникальный номер (что полностью соответствует  принципу уникальной идентификации  в современной информатике). Кроме  того, были жестко регламентированы процедуры  перемещения документов.

Эти технологии были единообразны для всего государства, что создало  нам хорошую историческую базу для  создания систем электронного документооборота». Ермакова И.Н. «Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1959-1991 гг)». М: Наука.-1991с.15. В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения. Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

В данной литературе также  поднимаются проблемы управлением  документооборота. Если вспомнить об особенности эпохи 90,то можно сделать  вывод, что с точки зрения наличия  стратегических предпосылок для  стандартизации документооборота ситуация в России намного лучше в связи  с наличием жестко регламентированных и единообразных технологий. Но, к сожалению, сегодня ситуация развивается  в обратном направлении.

На Западе широкое внедрение  информационных технологий объективно привело к необходимости унификации и стандартизации

Для эпохи 90 годов проблемы российского документооборота заключались  в нескольких причинах. «Сегодняключевой проблемой является практическое отсутствие государственного регулирования в  этой области - ни одно конкретное ведомствоне  уполномочено координировать решение  вопросов в области делопроизводства и документооборота» Гуляева  Ю.В. Информационное обеспечение государственного управления. М: Академия.1997.с.56.. Логично, чтобы эти полномочия были закреплены за Федеральным архивным агентством, как это принято во многих развитых странах, например в США. И именно в этих странах удалось достичь  наибольших успехов в области  электронного правительства вообще и электронного документооборота в  частности. Постепенно, что в ходе дальнейших административных реформ этот вопрос был решен. Термин “управление  документооборотом” пришел нав систему  управления, кажется, еще из советской  поры и уже более полутора десятков лет в профессиональной среде  обсуждается вопрос, насколько адекватно  это название отражает суть задач  данного направления автоматизации. И, тем не менее, именно он чаще всего  и сегодня используется в России для характеристики очень большого документооборота сегмента.

Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы  документирования в условиях АСУ.

«Документ - объект, вокруг которого построены СЭД/ECM - это устаревшая технология, придуманная в расчете  не на компьютеры, а на бумагу» Щенснович  Г.Г. Разработка основных принципов  организации системы документирования в условиях АСУ--М:Знание.-1991.с.31..

Специалисты в области  истории документов много сделали  для понимания информационных свойств  документа, указав на связь документных  массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки  информации как в оперативном  управлении, так и на стадии архивного  хранения документов. Представляют интерес  работы, в которых показаны взаимосвязи  делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов1.

Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных  видов документов в ходе исторического  развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием  государства и способов его организации. Управление документацией как научная  категория тесно связано с  информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому  анализ литературы по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации  работы с документами представляет существенную часть настоящего исследования. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные  с пониманием сущностных характеристик  информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили  сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея о неразрывной связи информации и документации и определены возможности  применения информационной методологии  к управлению документацией.

Ермакова И.Н. «Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1959-1991 гг)». М.-1991. В  данной работе глубоко исследованы  принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов российского и советского делопроизводства как в глобальном понимании, так  и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, важные для данного исследования. Существуют и ряд проблем, которые не всегда рассматриваются глобально или  вообще изучаются нашими исследователями.