Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

В практической работе по созданию и  оформлению документов все большее  значение приобретает кодирование  технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности  и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с  оценкой численности рабочих  и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации  и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих  и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности  в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач  по регистрации унифицированных  форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также  для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных  форм. Объектами классификации в  ОКУД являются унифицированные формы  девяти действующих в настоящее  время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и  документации по труду, используемых для  документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы  по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и  взысканий. Код по ОКУД должен проставляться  на каждой унифицированной форме. Вновь  разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения  в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится  к системе первичной учетной  документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и  служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету  движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

В заключение можно сказать, что унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие  системы документации; внедрение  межотраслевых (межведомственных) УСД  в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью  поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных  форм документов, отражающих специфику  отрасли и не вошедших в УСД, а  также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения  УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет  головная организация по внедрению  и ведению УСД и ОКТЭИ в  отрасли.

Унификацию  и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и  типизация их построения.

Она применяется  не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные  и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация  от общего к частному. Заключается  в построении формуляра - образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  на его основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного  документа и т. д.;     

2) Единообразие  форм документов и правил их  построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных  на поле документа, выработки  технологий и условных сокращений;

3) Комплексность  унификации. При ее проведении  должны предусматриваться все  требования к документу на  всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры  технических средств;

4) Информативность.  Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документа;     

5) Сокращение  числа видов документов. Достигается  за счет совершенствования методов  управления, например, в направлении  повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и  отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

 

 

Вопрос 2. Состав и расположение основных реквизитов документа.

2.1 Состав реквизитов документов

 

Документ состоит из отдельных  информационных Элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных  в установленном порядке, составляет формуляр документа.  ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.  ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы),  Всего государственным стандартом установлено 28 реквизитов:   1. Государственный герб Российской  Федерации;  2. герб субъекта Российской Федерации;  3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);  4. код организации;  5. код формы документа;  6. наименование организации;  7. справочные данные об организации;  8. наименование вида документа;  9. дата документа;  10. регистрационный номер документа;  11. ссылка на регистрационный номер и дату документа;  12. место составления или издания документа;  13. гриф ограничения доступа к документу;  14. гриф утверждения документа;  15. резолюция;  16. заголовок к тексту;  17. отметка о контроле;  18. текст документа;  19. отметка о наличии приложений;  20. подпись;  21. гриф согласования документа;  22. визы согласования документа;  23. печать;  24. отметка о заверении копии;  25. отметка об исполнителе;  26. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  27. отметка о поступлении документа в организации;  28. идентификатор электронной копии документа.

2.2 Требования к оформлению реквизитов документов

1. Государственный герб Российской  Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с  Положением о Государственном  гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов  в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской  Федерации.

3. Эмблему организации или товарный  знак (знак обслуживания) помещают  на бланках организаций в соответствии  с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, являющейся  автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке  воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают  ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию.

7. Справочные данные об организации  включают: почтовый адрес; номера  телефонов и другие сведения  по усмотрению организации (номера  факсов, телексов, счетов в банке,  адрес электронной почты и  др.).

8. Наименование вида документа,  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  (положением об организации) и  должно соответствовать видам  документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа  не указывают.

9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя  парами арабских цифр в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует  оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей  последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

10. Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает  регистрационный номер и дату  документа, на который дается  ответ.

12. Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам "Наименование организации"  и "Справочные данные об  организации". Место составления  или издания указывают с учетом  принятого административно-территориального  деления, и оно включает только  общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек  на первом листе документа,  и его можно дополнять данными,  предусмотренными законодательством  об информации, отнесенной к государственной  тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут  быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. Наименования организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже, например:

15. Документ утверждается  должностным лицом (должностными  лицами) или специально издаваемым  документом. При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из  слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего  документ, его подписи, инициалов,  фамилии и даты утверждения.