Унификация документации

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

В сравнении с другими  видами речевой коммуникации деловая  беседа обладает преимуществами:

1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей;

2) повышение компетентности  руководителя благодаря учету,  критической проверке и оценке  мнений, предложений, идей, возражений  и критических замечаний, высказанных  в беседе;

3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

При проведении деловых  бесед желательно следовать сформулированным правилам:

1) четко определять цели своего сообщения;

2) делать сообщение  понятным и доступным для восприятия  разными группами работников, находить  конкретные иллюстрации общих  понятий, развивать общую идею, используя яркие примеры; 

3) делать сообщения  по возможности краткими и  сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно;

4) в разговоре с  сотрудниками следовать правилам  активного слушания, демонстрировать  им сигналы вашего понимания  и готовности к совместным действиям.

В то же время деловую  беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно строить  на основе следующих важных принципов:

1) сознательная настройка  на уровень собеседника, учет  содержания выполняемых им задач,  его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

2) рациональная организация  процесса беседы, что, прежде всего,  означает краткое изложение собеседниками  содержания информации по обсуждаемой  теме, ибо пространное изложение и избыточная информация  осложняет усвоение самого существенного;

3) простота, образность, четкость языка как условие  доходчивости информации до собеседника.

Проведение деловой  беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

1. Подготовительный  этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопрос её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы. Готовясь к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.

2. Начало  беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

1) метод снятия напряженности:  использование теплых слов, личного  обращения, комплиментов, шутки для  установления более тесного контакта  с собеседником;

2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;

3) метод стимулирования  игры воображения: постановка  в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;

4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения – краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

3. Основная  часть. Эта часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

4. Заключительная  часть беседы. Эта часть служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

Прежде чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем. Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника (в его лицо, руки, движения). Что он из себя представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каковы его духовные ценности? Каким образом он пришел к позиции, которую излагает? Желательно знать имя и отчество человека. Перед началом беседы следует усвоить основные психологические принципы, соблюдение которых обязательно:

1. Рациональность. Необходимо  вести себя сдержанно, если  даже партнер проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно  сказываются на процессе принятия решений.

2. Понимание. Постарайтесь  понять собеседника. Невнимание  к его точке зрения ограничивает  возможность выработки взаимоприемлемых  решений.

3. Общение. Если даже  человек вас не слушает, привлеките  его внимание, это улучшит отношения.

4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает ваш собеседник. Такое поведение ослабляет силу аргументации; а также затрудняет взаимодействие в дальнейшем.

5. Отказ от поучительного  тона. Будьте открыты для аргументов  собеседника и постарайтесь убедить его.

6. Разграничение между  собеседником и предметом разговора.  Если не прямо, то косвенно  вы с партнером должны прийти  к пониманию того, что вам необходимо  работать бок о бок и разбираться  с проблемой, а не. друг с  другом.

7. Приоритет интересов, а не позиции. Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении, реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.

8. Выявление критериев. Настаивайте на том, чтобы результат основывался на каких-то объективных нормах. Эти нормы, принимаемые вами обоими, играют роль фундамента, на- котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры.

В процессе разговора  избегайте следующих просчетов:

1. Преждевременное суждение. Нет ничего более вредного, чем  критический настрой, когда вы  готовы ухватиться за недостатки любой идеи.

2. Убежденность в невозможности  пойти навстречу партнеру.

3. Мнение о том, что  затруднения собеседника  его  проблема.

Для формирования творческого  подхода к поиску вариантов воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Отделяйте этап поиска вариантов от этапа оценки.

2. Расширяйте в ходе  беседы круг вариантов вместо  того, чтобы искать единственный  ответ.

3. Ищите взаимную выгоду.

4. Изобретайте такие  варианты, которые позволят партнеру  легко принять решение.

Начиная разговор, прежде всего, необходимо заинтересовать собеседника. Избегайте начинать свою речь с извинений типа: «Я не оратор...», «Я не специалист...» и т.д. - у него может возникнуть вопрос, стоит ли дальше вас слушать. Нужно так повести разговор, чтобы ваш собеседник сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого попробуйте встать на его точку зрения и увидеть проблему «его глазами». Каждый из нас поглощен своими проблемами и неохотно отвлекается на заботы других. Наиболее надежный способ привлечь к себе внимание человека начать говорить с ним о том, что его волнует.

Таким образом, деловая  беседа может быть рассмотрена как  особый вид межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание  участниками беседы целей, которые  они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.

 

Практическая  часть 

Задание:

 

Вы часто замечаете , что, хотя Вы всегда настроены слушать собеседника внимательно, иногда смысл того, что хочет сказать Ваш партнер, ускользает от Вас, и Вы понимаете его слова совсем в другом контексте. Из-за этого в последнее время Вы допустили некоторые ошибки в работе. Как Вы думаете, в чем может заключаться причина этого и что Вам нужно предпринять?

Можно ли, по Вашему мнению, применить приемы: ответ-сопереживание; ответ-вопрос; ответ-критика; ответ-совет?

 

Ответ:

 

Умение слушать приобретает  особо важное значение в бизнесе, поскольку один из важнейших принципов ведения деловых бесед  и коммерческих переговоров - исключительное внимание к говорящему. Слушать - значит платить вниманием и заинтересованностью в обмен на информацию и понимание. Исследования показали, что не более десяти процентов людей умеют выслушать собеседника. Типичными ошибками, которые присущи неумеющим слушать, являются: недостаточная сосредоточенность на сути разговора; субъективное восприятие отдельных фактов и аргументов; раздражительность по поводу услышанного.

Я считаю что в ситуации представленной выше была допущена ошибка заключающаяся в недостаточной сосредоточенности и не заинтересованности в беседе. К этой ситуации можно применить термин пассивного выслушивания.  Для того чтобы смысл сказанного собеседником не ускользал и объективно оценить получаемую информацию, сделать на основе этого соответствующие выводы, необходимо внутренне настроиться на выслушивание собеседника,что в данной ситуации по моему мнению небыло сделано. 

Также необходимо создать  благоприятный психологический климат в процессе выслушивания при помощи соблюдения следующих условий:

- Слушая, чаще улыбаться,  кивать, смотреть собеседнику в  глаза.

- Как можно чаще  задавать вопросы и постоянно  уточнять сказанное собеседником  например "Вы хотите сказать, что...", "Правильно ли я Вас понял, что...".

- Постараться понять  партнера, а не выискивать  сказанном  неточности или ошибки.

- Стараться сопереживать  собеседнику, посмотреть на вещи  его глазами, попытаться встать  на его место.

- Быть внимательным  в процессе слушания.

- Быть терпеливым.

- Всегда выслушивать  собеседника с должным вниманием.

В данной ситуации я считаю можно применить такие методы как ответ-вопрос и ответ-сопереживание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопризводства: документационное обеспечение управления : М.: ИНФРА - М; 2003.

2. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления. – М.: РДЛ, 2004.

3. Т.В. Кузнецова.  Делопроизводство. М.: ЮНИТИ, 2003.

4. Розенталь  Д.Э., Голуб И.Б., Теленкова М.А. Современный русский язык. – 4-е изд. – М.: Айрис-пресс. – 2002.

5. Львов М.Р.  Основы теории речи – М.: Изд.  центр «Академия». – 2000.

6. Русский  язык и культура речи. Учебник  под ред. В.И. Максимова. –  М.: ГАРДАРИКИ. – 2001.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определеннными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит - это обязательный элемент конкретного вида документа.

Виды бесед:

1. Беседа при приёме  на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

2. Беседа при увольнении  с работы имеет две разновидности:  ситуацию незапланированного, добровольного  ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

3. Проблемные  и дисциплинарные беседы, вызваны  к жизни либо возникновение  сбоев в деятельности сотрудника  и необходимостью критической  оценки его работы, либо фактами  нарушения дисциплины. В процессе  подготовки проблемной беседы  руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести её с конструктивными результатами. Для этого следует:     1) получить необходимые сведения  о сотруднике и его работе; 2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера; 3) быть конкретным и избегать неясностей (например таких оборотов как: «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»); 4) критиковать выполнение задания, а не личность.