Унифицированные системы документов

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более  подробно рассмотрю приказы по личному  составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом  по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному  составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

3.1 Унифицированные формы приказов по личному составу

Комплекс первичных  учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы  первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и  форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)⁷.

В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в  том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения  при документировании ситуаций, для  которых не разработаны унифицированные  бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные  формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу. 

3.2   Виды приказов по личному составу

По структуре приказы  по личному составу могут быть простыми и сложными ⁸.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела  приказа (по каждому лицу) в приказе  даются наименование и сведения о  документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими  цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется  четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма  работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно  указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчес<span class="dash04