Текст справки может состоять
из нескольких разделов, пунктов. В него
включают ссылку на период времени, к которому
относятся включаемые в справку данные,
а также ссылку на документы, послужившие
основанием для составления справки.
Справки личного характера,
как правило, выдаются сотрудникам организаций
для подтверждения факта их работы, зарплаты,
трудового стажа и др. Справка должна иметь
следующие реквизиты: наименование организации,
наименование вида документа, дата, регистрационный
номер, текст, подпись, печать. Типовой
состав информации справок личного характера
позволяет использовать при их оформлении
трафаретные тексты, в которых основная
часть напечатана заранее, а переменные
данные могут вноситься от руки или на
пишущей машинке. Текст справки личного
характера следует начинать с фамилии,
имени и отчества работника в (именительном
падеже). Не рекомендуется использовать
архаичные обороты типа: «Настоящая справка
дана…», «Настоящим подтверждается, что…
действительно работает…» и т.д.
Организация, в которую предоставляется
справка, обязательно указывается в ее
тексте.
Пример оформления справки
см. приложение №5.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управленческие документы составляют
основу документации организации. Они
имеют универсальный характер, создаются
органами власти, коммерческими и государственными
организациями. Управление предприятием
неизбежно требует создание многих видов
управленческих документов, без которых
невозможно решать задачи планирования,
финансирования, кредитования, бухгалтерского
учета и отчетности, оперативного управления,
кадрового обеспечения деятельности предприятия
и т.п.
Так, коллегиальная деятельность
учредителей предприятия фиксируется
в протоколах; распорядительная деятельность
директора – в приказах и распоряжениях
по основной деятельности и по личному
составу; работа ревизионных комиссий
– в актах; производственно-хозяйственная
деятельность – в договорах, контрактах;
информационная деятельность – в справках,
записках. Именно документы, т.е. зафиксированная
на материальном носителе информация,
имеющая юридическую силу, служат основным
доказательством того или иного факта
при решении хозяйственных споров с партнерами
по бизнесу в арбитражном суде или при
рассмотрении трудовых конфликтов с работниками
предприятия в народном суде.
В данной работе были рассмотрены
информационно-справочные документы,
конечно не столь важные как распорядительная
документация, но все равно имеющая какое-то
значение для организации. Т.е. простой
работник может предложить что-то новое,
какие-либо дополнения в управленческую
деятельность посредством написания докладных
записок руководителю. Очень важно правильно
оформить такие документы, и знать основные
требования к их составлению.
Таким образом, знание вопросов
современного документирования управленческой
деятельности поможет предпринимателю
работать без внешних и внутренних конфликтов,
сосредоточив внимание на решение задач
производственно-хозяйственной деятельности,
конкурентной борьбы, получения максимальной
прибыли, развития предприятия.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ
1.Источники:
1. Общероссийский
классификатор управленческой документации.
– Москва, 1999.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения».
– Москва: Издательство стандартов, 1998.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – Москва: Издательство стандартов,
2003.
2. Литература:
1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина
Л.В. Делопроизводство: учебник/ под общ.
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – Москва: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
2. Делопроизводство (Организация
и технологии документационного обеспечения
управления): учебник для вузов/ Кузнецова
Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под
ред. Т.В. Кузнецовой. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА,
2000. – 359 с.
3. Куняев Н.Н. Документоведение:
учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г.Фабричнов;
под ред. проф. Н.Н. Куняева. – Москва: Логос,
2008. – 352 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Форма докладной записки
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
Заголовок
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка
подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
Пример докладной записки
Бухгалтерия Директору
ООО «ЮНГГФ»
А.М.Хабибуллину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
24.10.2014 № 3
О применении штрафных санкций
Предлагаю применить штрафные
санкции к Нефтеюгаскому филиалу ЗАО «БВТ»,
задерживающему в течении двух месяцев
оплату поставленной продукции, несмотря
на неоднократные письменные напоминания.
Гл. бухгалтер Борисова О.К.Борисова
ПРИЛОЖЕНИЕ №3
Форма объяснительной записки
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка
подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
ПРИЛОЖЕНИЕ №4
Пример объяснительной записки
Отдел маркетинга Директору
ООО «ЮНГГФ»
А.М.Хабибуллин
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
28.09.2014 № 5
Об опоздании на работу
28.09.2014 я опоздал на работу на 45 мин. из-за
транспортной аварии. Справку, выданную
автотранспортным предприятием, прилагаю.
Менеджер Юдин П.А. Юдин
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
Пример справки
ГК «РИМЕРА» Директору
ГК «РИМЕРА»
В.В.Садыкову
СПРАВКА
15.10.2014 № 10
Москва
О закупке мебели и оборудования
В соответствии с планом модернизации
конторской мебели и оборудования в III квартале
2014г. были закуплены следующие комплекты
мебели и оборудования:
Вид комплекта |
Количество (шт.)
|
Стоимость (руб.)
|
Место установки
|
| |
|
|
|
Справка составлена на основании…
Главный бухгалтер Иванов Ю.П. Иванов
Исп.
Антонова Анна Николаевна
25-67-38
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения.
– М.: Изд-во стандартов, 1998.
2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – М.: Изд-во
стандартов, 1998.
3 Общероссийский классификатор
управленческой документации. – М., 1999.
4 Делопроизводство (Организация и технологии
документационного обеспечения управления):
учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина
Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – С. 173.
5 Куняев, Н.Н. Документоведение:
учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов;
под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос,
2008. – С. 266.
6 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина,
Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ.
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 179.
7 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина,
Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ.
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 182.
8 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В.
Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 183.
9 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В.
Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 184.
10 Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник/
Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов;
под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос,
2008. – С. 273.
11 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В.
Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб.
и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 184