Унифицированная система документации

 

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

 

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника в (именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

 

Пример оформления справки см. приложение №5.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

 

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах; информационная деятельность – в справках, записках. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

 

В данной работе были рассмотрены информационно-справочные документы, конечно не столь важные как распорядительная документация, но все равно имеющая какое-то значение для организации. Т.е. простой работник может предложить что-то новое, какие-либо дополнения в управленческую деятельность посредством написания докладных записок руководителю. Очень важно правильно оформить такие документы, и знать основные требования к их составлению.

 

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Источники:

 

1.     Общероссийский классификатор управленческой документации. – Москва, 1999.

 

2.     ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Москва: Издательство стандартов, 1998.

 

3.     ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Москва: Издательство стандартов, 2003.

 

2.     Литература:

 

1.     Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник/ под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

 

2.     Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 359 с.

 

3.     Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г.Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – Москва: Логос, 2008. – 352 с.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №1 
 
Форма докладной записки

 
Наименование                                                             Адресат 
структурного 
подразделения

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                              РЕЗОЛЮЦИЯ 
00.00.0000           № 00 
Заголовок                          

 

ТЕКСТ            
Наименование должности        Личная подпись             Расшифровка подписи   
 
             
В дело № 00-00 
 
Личная подпись 00.00.0000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
ПРИЛОЖЕНИЕ №2

 

Пример докладной записки

 

Бухгалтерия                                                          Директору 
                                                                                            ООО «ЮНГГФ» 
                                                                                           А.М.Хабибуллину 
 
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 
24.10.2014                                  № 3 
О применении штрафных санкций

 

Предлагаю применить штрафные санкции к Нефтеюгаскому филиалу ЗАО «БВТ», задерживающему в течении двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания. 
Гл. бухгалтер                         Борисова                      О.К.Борисова 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №3

 
Форма объяснительной записки

 

Наименование                                                           Адресат 
структурного 
подразделения

 
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                                РЕЗОЛЮЦИЯ 
00.00.0000                          № 00     

 

ТЕКСТ            
Наименование должности        Личная подпись             Расшифровка подписи   
 
             
В дело № 00-00 
 
Личная подпись 00.00.0000 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №4

 
Пример объяснительной записки

 

Отдел маркетинга                                                          Директору 
                                                                                         ООО «ЮНГГФ» 
                                                                                         А.М.Хабибуллин 
 
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 
28.09.2014                                                          № 5 
Об опоздании на работу

 
         28.09.2014 я опоздал на работу на 45 мин. из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю. 
Менеджер                                      Юдин                                            П.А. Юдин 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

 
Пример справки

 
ГК «РИМЕРА»                                      Директору 
                                                         ГК «РИМЕРА» 
                                                                                       В.В.Садыкову

СПРАВКА          
15.10.2014        № 10 
Москва 
О закупке мебели и оборудования 

 
         В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в III квартале 2014г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место установки

 

 
         Справка составлена на основании… 
Главный бухгалтер                    Иванов                                Ю.П. Иванов

 

Исп. 
Антонова Анна Николаевна 
25-67-38 
 

 

 

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3 Общероссийский классификатор управленческой документации. – М., 1999.

 

4 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – С. 173.

5 Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008. – С. 266. 

6 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 179. 

 

7 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 182.

8 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 183. 

9 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 184.

10 Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008. – С. 273. 

11 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 184