Теорія документа: становлення і розвиток

Головною складовою документа виступає інформація, тобто всілякі дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Інформація, що втримується в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному.

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

Документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних відмітних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.

Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна закінченість повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, нариси, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).

Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування й декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому виді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливи автора (коммуніканта), надаючи читачеві (реципієнтові) можливість декодувати й опановувати відповідними знаннями. Знаковість – обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.

Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

Документ має субстанціональність (речовністю). Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис ,,вилами по воді” документом не вважається.

Інформація може бути недокументною — не закріпленої — і документною — закріпленою на речовинному носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка й т.п.), спеціально призначеному для її зберігання й передачі в просторі й часі [7, 15].

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання й передачі інформації, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливо.

Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книг, брошур, журналів, газет, аркушів, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв і т.д. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання й використання їх (читання, перегляд, слухання) у соціальних документних комунікаціях. Однак спеціальна форма об'єкта також не може служити єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий листок паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому спілкування, тексту [6, 14].

Отже, матеріальний об'єкт стає документом тільки у випадку єдності речовинного носія й укладеної в ньому інформації. Двоєдина природа документа – одна з основних особливостей його як відомої системи. При відсутності однієї з перерахованих характеристик немає єдності, а отже, і документа. Документ спеціально створюється з метою зберігання й передачі соціальної інформації в просторі й часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації й засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття ,,документ”, якої дотримується ІСО і яка відбита в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню й організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття ,,документ” виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент і т.п. Із цього погляду різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, креслення, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний й оптичний диск і т.п.

Наявність узагальнюючого поняття ,,документ” не виключає можливості існування більше часток, вузькоспеціальних його трактувань стосовно до різних сфер суспільної діяльності й наукових дисциплін: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатиці, юридичній науці. Деякі фахівці не вважають документами художні твори, пам'ятники писемності минулих років. Інші визнають такими лише об'єкти, що мають правове значення й т.п.[8, 17].

 

 

2.1. Сфера використання

 

З давніх часів існувала значна кількість близьких за значенням термінів, що використовувались для означення певного класу штучно створених об'єктів для передачі інформації. Обособлення цих термінів було викликане їх еволюційним розвитком, особливостями розмноження, розповсюдження та призначення тих чи інших видів інформації та матеріальних носіїв.

Завдяки роботам багатьох науковців, документ став розглядатися як одне з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації, одним з базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як археографія, джерелознавство, історіографія, тому, природно, виникла проблема його трактування.

У юридичних (правових) відносинах поняття ,,документ” почали застосовувати у значенні ,,офіційного (державного) правового акта, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу” чи виконання прав. У правових актах зазначалось, що ,,документ має юридичне значення, може підтверджувати правове становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних і фізичних осіб” [15, 33].

Історичні науки (джерелознавство, археографія) пояснюють цей термін лише частково, залежно від тих об'єктів, які ці науки досліджують, надаючи документу відповідний статус.

Наприклад, історичне джерелознавство базується не тільки на документальних, але й на речових та інших свідоцтвах минулого. Зокрема К.І. Рудельсон зазначає, що ,,як явище матеріальної дійсності, будь-який предмет є джерелом інформації і навіть історичним джерелом, історичною пам'яткою. Проте поняття ,,джерело інформації” і ,,історичне джерело”, які не є ідентичними, продовжує автор, за своїм змістом ширше, ніж поняття ,,документ” [9,9].

У культурології документ – це будь-який створений людиною матеріальний об'єкт, у якому уречевилася людська думка, тобто будь-який матеріальний об'єкт ,,другої природи” (аркуш паперу, книга, колесо, паперовий ландшафт) [14, 6].

Археографія направлена на оприлюднення тієї частини джерел, що складають у своїй більшості текстові документи.

У джерелознавстві документи складають лише частину об'єктів, що досліджуються. У цьому відношенні термін ,,документ” є полісемічним.

У посібниках з соціальної комунікації ,,документ” подається як ,,стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в смисловій комунікації як завершене повідомлення”.

У науках документно-інформаційного циклу також можна знайти різні визначення цього поняття. Так, в традиційному документознавстві, як зазначав у 1995 р. в своїй монографії проф. С.Г.Кулешов, документ – це текст (як логічна послідовність мовних чи мовних та немовних знаків) зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження, та розповсюдження інформації у просторі та часі [16, 67].

В архівознавстві стало відоме його найширше трактування – ,,матеріальний об'єкт, що містить у собі інформацію про розумову діяльність, незалежно від її походження (створений людиною чи природний об'єкт)” [20,15]. Це визначення дефініції дало можливість зараховувати до документів, наприклад, твори живописців і скульпторів, оскільки ці роботи теж досить вдало закріплюють інформацію про розумову діяльність людини.

В інформатиці можна зустріти таке визначення документа: ,,матеріальний носій, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену встановленим чином і таку, що має відповідно до чинного законодавства правове значення” [24, 60].

У бібліотечній справі документ –це об'єкт, створений із метою передачі повідомлення способами, що гарантують його отримання завдяки своїй інформаційній природі [13,5 ]. Для бібліографів документ останнім часом став узагальнюючим терміном для позначення всіх видів одиниць зберігання (творів друку, а також неопублікованих, аудіовізуальних та інших джерел інформації) й замінив для них застарілу назву – ,,книжково-журнальна продукція”.

У суспільній практиці, як правило, уживання терміна ,,документ” асоціюється, по-перше, з паспортом, дипломом, свідоцтвом, посвідченням тощо, по-друге, вживаємо його, коли маємо справу з наказами, розпорядчими актами, стандартами, правилами, службовим листуванням, в третю чергу його застосовують для позначення історичного джерела та як свідчення чи доказ якоїсь дії, учинку. І лише в останню чергу, з певними попередніми поясненнями, зверненням до історичних аналогів, зазначає проф. Н.Б. Зінов'єва, як документ розглядають як книгу. Звідси й випливає основний термінологічний дисонанс в бібліографознавстві та документознавстві – двох гілках гуманітарної науки, які мають один об'єкт вивчення – документ [16, 90]. 
ВИСНОВКИ

 

 

Отже, поняття ,,документ” є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття ,,документ” широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття ,,документ” є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

За тривалий історичний період значення поняття ,,документ” постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

Н. М. Кушнаренко визначила наступні основні ознаки документа:

• наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;
• стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;
• за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
• завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ і документно-коммунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному й прогностичному планах процеси створення, поширення й використання документних джерел інформації в суспільстві.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність. Юридична чинність документа — це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

 

1. Белкин Р.С. Курс криминалистики: В 3 т. — М.: Юристъ, 1997.
2. Буран В. Я. Бібліографія: Заг. курс. Навч. посібн. для культ.-освіт. уч-щ. -К.: Вища шк., 1984. -215 с.
3. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 57 с.
4. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 57 с.
5. ДСТУ 2395-94 Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліотечний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України. -1994. - 89с.
6. ДСТУ 2734-94 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. -К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.
7. ДСТУ 2737 - 94 Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158 с.
8. ДСТУ 2737 - 94 Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158 с.
9. ДСТУ 3017-95 Видання. Основні види. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1995. - 45с.
10. ДСТУ 3017-95 Видання. Основні види. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1995. - 45с.
11. ДСТУ 3018-95 Видання. Поліграфічне виконання. Терміни та визначення. - Чинний від 1996-01-01. - К.: Держстандарт України, 1995. - 24с.
12. ДСТУ 3018-95 Видання. Поліграфічне виконання. Терміни та визначення. - Чинний від 1996-01-01. - К.: Держстандарт України, 1995. - 24с.
13. Енциклопедический словарь” Ф.Павленко.- СПб.,1813., ст.30.
14. Ильюшенко М.П. Документоведение. Документ и системы документации /Кузнецова Т.В., Ливицкая Я.З. - М.: МГИАИ, 1977, - 132 с.
15. Калакура Я. С., Войцехівська І. Н., Корольов Б. І. та ін. // ,,Історичне джерелознавство”: Навчальний посібник істор. спец. ВНЗ, — м. Київ, вид. ,,Либідь”, 2002 р. - 488 c.
16. Каныгин Ю.М. Основы теоретической информатики. - К.: Наук, думка, 1990, - 231с.
17. Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації. - К.: Укр.. ШТЕЇ, 1995. - 991 с.
18. Кулешов С.Г. Документознавство. Історія. Теоретичні основи. - К., 2000.
19. Кулешов С.Г. Новий погляд на структуру документознавства// Вісник Книжкової палати. - 2003. - № 10. - С.24-27.
20. Кулешов С.Г. Про деякі витоки документальної фіксації і інформації: 36. наук, праць. Вип.. 3. - К., 1995.
21. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. посібник. - К.: ДАККІМ, 2003. - 257 с.
22. Кушнаренко Н. Документоведение. – К.: Знання, 2004. – 546 с.
23. Палеха, Ю. І. Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. — К. : Ліра-К, 2008. — 393 с. 
24. Швецова-Водка, Г. М. Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с