Современные формы регистрации

Автоматизированная форма  регистрации ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры сотрудников организации или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть.

При использовании  автоматизированной формы регистрации  сведения о документе вводятся в  электронную регистрационно-контрольную  карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная  система регистрации относится  к самым современным формам регистрации  и внедряется на большинстве организаций.

2. Характеристика современных регистрационных форм

Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, так как она имеет  ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной  формами регистрации:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать  программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые  программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная  с создания проекта или регистрации  документа и заканчивая завершением  исполнения или отправлением документа  в другую организацию.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, то есть с оптимизации системы управления и схем работы с документами.

Только  на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном  случае перевод на основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы  управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Наиболее  удобна  выводимая на экран форма  регистрационной карточки, в которую  заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

• дата получения (регистрации) документа;
• номер регистрируемого документа по порядку;
• наименование корреспондента;
• дата документа;
• номер документа;
• краткое содержание;
• автор резолюции;
• текст резолюции;
• наименование исполнителей;
• срок исполнения;
• ход исполнения;
• дата исполнения;
• номер дела.

Для удобства поиска документов, статистического  учета в регистрационную карточку добавляется:

• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• вид документа;
• названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые  каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание  регистрационной формы и базы данных о документах организации  в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности  по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки, базы данных - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют  осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной  карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную; поля, сведения в которые вводятся автоматически  дата регистрации, регистрационный  номер документа, и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной  карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным  автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются  поля:

• вид документа - так как количество видов документов ограничено;
• автор резолюции - список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение - список структурных подразделений;
• исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия и структурного подразделения, фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
• номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими.

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся  в список. Сведения о корреспондентах  могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если  в организации используется система  комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив  один раз время на создание таких  списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации  поступившего документа заполняются  следующие поля:

• Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
• Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
• В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
• Количество листов (страниц) документа.
• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.
• Вид полученного документа.
• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие  действия зависят от принятой в организации  схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция  передается руководителю, который проставляет  резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации руководителю докладывается  минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция  передается в подразделения и  конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о  подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в  регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если  срок исполнения документа руководителем  не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных  документов.

Карточка  может иметь раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю. Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить  утерю документа, учитывая пока еще  слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа  исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа, исполнитель, место для  росписи исполнителя в получении  документа.

При регистрации  нескольких документов может распечатываться  сводная форма, в которой расписываются  исполнители при получении документа. Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя  к другому также заполняется  указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа  другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется  внесением сведений в регистрационную  карточку документа в поле «Ход исполнения».

Исполненный документ подшивается в дело в  соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа  выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в  структурном подразделении.

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

• название подразделения, подготовившего документ;
• исходящий номер переносится на отправляемый документ;
• дата документа;
• адресат: название организации, которой посылается документ;
• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ.

В поле «Дело  №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного  документа или подлинник, если документ отправлен по факсу.

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации  внутренних документов заполняются  следующие поля регистрационной  карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки;
• дата документа;
• количество листов документа;
• количество листов приложений;
• краткое содержание документа;
• подразделение, ответственное за исполнение документа;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• ход исполнения;
• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, внедрение автоматизации регистрации документов требует упорядочения, прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.