Составление и оформление справочно-информационных документов

Заключение должно иметь  заголовок с указанием названием  документа или вопроса, на который  оно подготовлено.

Текст заключения состоит  из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний  и предложений в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение оформляется  на стандартном листе бумаги и  подписывается специалистом или  группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок составления  и оформления отзыва соответствует  порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни оформляются  на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются  должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом.

Порядок составления  и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и  перечни, но, как правило, не нуждаются  в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости – руководителем организации.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 69.
2. Быкова Т.А. Делопроизводство. Учебник -М.: МЦФЭР, 2009. -560с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. –М., ВНРШДАД, 2010
4. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности; уч.пособие./ А.А.Раздорожный. – М. : ИНФРА_М, 2009. – 304 с.
5. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М., 2010.