Секретарь в системе управления

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой  руководитель нуждается в помощнике берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, каковым и является секретарь.

Секретарь связывает  руководителя с внешним миром  и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Слово "секретарь" происходит от французского средневекового слова "secretaire" и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret — тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: "статс-секретарь, доверенный письмовод государя". В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности1. В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством"2, а в словаре С.И.Ожегова - "работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения"3. Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Секретарь нужен  в любой фирме и организации. Совсем недавно малопопулярная и  низкооплачиваемая профессия секретаря  стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она  имеет постоянный спрос, а высокая  заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря.

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной  организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими  физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что  нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого  всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже  указывалось, должность секретаря  имеет много градаций. В маленькой  организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права  и виды работ, которые должен выполнять  конкретный секретарь, требования к  его профессиональным знаниям и  умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии  должностной инструкции на вакантную  секретарскую должность поступающий  на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности  с предъявляемыми требованиями.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает  руководителя с внешним миром  и сотрудниками фирмы, организует прием  посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает  информацию и документы, оформляет  их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Слово "секретарь" происходит от французского средневекового слова "secretaire" и первоначально  означало доверенное лицо (по французски secret — тайна). Хороший секретарь  по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: "статс-секретарь, доверенный письмовод государя". В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности1. В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством"2, а в словаре С.И.Ожегова - "работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения"3. Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Секретарь нужен  в любой фирме и организации. Совсем недавно малопопулярная и  низкооплачиваемая профессия секретаря  стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря.

Работа секретаря  многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления:

• административное, трудовое и хозяйственное право;
• законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы управления:

• систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
• принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
• функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

Основы менеджмента.

• Основы научной организации управленческого труда:
• нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;
• нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.
• Вычислительную и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:
• методы создания и оформления документов;
• организацию работы с документами;
• Архивное дело.
• На основе этих знаний секретарь должен уметь:
• Обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы): У   оказать помощь в планировании рабочего дня;
• организовать рабочее место руководителя;
• вести сроковый контроль за поручениями руководства;
• организовать командировку.
• Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):
• документное; бездокументное;
• уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).
• Организовать прием посетителей.
• Устанавливать контакты.
• Организовать и обеспечить работу совещания.
• Составлять и осрормлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ.
• Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).
• Оперативно размножать документы.
• Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).
• Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.
• Вести архив.

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже  указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права  и виды работ, которые должен выполнять  конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии  должностной инструкции на вакантную  секретарскую должность поступающий  на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего  секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы  очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция - документ длительного пользования  и применяется до замены новой  должностной инструкцией. Поэтому  к ее составлению следует отнестись  с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Приступая к  составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Назначение  справочника сформулировано достаточно чётко: "Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений".

В справочнике  в отличие от предыдущего "Сборника тарифно-квалификационных характеристик  по общеотраслевым должностям служащих" есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" записано, что "Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др."

Таким образом  оплата труда секретаря зависит  прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это  существенное изменение, которое позволяет  руководителю оценивать труд работника  по конкретным результатам.

Из квалификационных характеристик можно полностью  использовать разделы: "Должностные  обязанности" и "Должен знать".