Роль документной информации в жизни общества

Правовая функция документа  заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего  документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы  и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой  определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов  государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные  акты; акты управления, влекущие за собой  определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные  документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения  и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства [9, C.37].

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку  усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало  к жизни уже на стадии аграрного  общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте  населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта  документы необходимы не только для  решения многообразных хозяйственно-экономических  задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит  отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации [10, С.41].

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной  информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана  с функцией управления, поскольку  к сфере политики относится в  первую очередь деятельность органов  государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит  своё выражение прежде всего в  документах, предназначенных для  информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию  выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) [7, С.78].

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности  у человека возникла потребность  в фиксации на материальных носителях  религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его  отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных  социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли  многие замечательные памятники  человеческой мысли, духовных исканий  наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о  роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и  Центральной Европе или во время  раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли  роль своеобразного идеологического  оружия, в частности, в период так  называемой «холодной войны» двух мировых  систем во второй половине XX века [7,С. 78].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных  и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций  или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее  время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые  документоведы не без оснований  включили в состав функций документа  также и функцию защиты информации [4, С.43].

Анализ роли документа в жизни  человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция  исторического источника). Другими  функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими  функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает  какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить  на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность [4, С.20].

Причём с течением времени соотношение  между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и  роль документа в социальной и  информационной среде, а оперативная  информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается  удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического  источника. В конечном счёте некоторые  функции документа полностью  исчерпываются и вытесняются  другими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002
2. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. М.: Инфра-М. 2005
3. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу Документоведение. Краснодар: 1995
4. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.
5. Кузнецова Т.В. Специальность Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16-19
6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание, 2000
7. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004
8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов. М: ИКЦ МарТ, 2004
9. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005
10. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44