Роль документа в современном обществе

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Тема: «Роль документа  в современном обществе»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение…………………………………………………………………………….3

 

1. Понятие «документ», его историческое развитие……………………………...5

2. Свойства и признаки документа…………………………………………………7

3. Значение документа в современном  обществе………………………………...10

4 Функции документа………………………………………………………………11

 

Заключение ……………………………………….…………………………………19

Список  использованной литературы……………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается  не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Актуальность выбранной  темы обусловлена значением роли документа в жизни каждого  человека, в любой сфере общественной деятельности требуются те или иные документы.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют  работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

Вместе с тем в 70 – 80 - е годы появились учебные пособия  Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Существенный вклад в  исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов.

Целью курсовой работы является определение назначения документов в современном обществе.

Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:

. рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии.

. выявить современное определение документа.

. раскрыть основные функции документов.

Объект исследования: роль документа в современном мире.

Предмет исследования: историческое развитие документа, свойства и признаки документа, а также значение документа  в обществе.

Методы: изучение и анализ научной  литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие «документ», его историческое развитие

документ специальный  значимость функция

Одно из важнейших проявлений человеческого поведения является, безусловно комуникация, т.е. общение  людей друг с другом посредством  определенных знаков или символов. Первоначально человек передавал  информацию с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений. Значительным прорывом в истории человеческого общества является возникновение осмысленной  человеческой речи и языка. Так по мере развития человека возрастала потребность  в передаче информации не только в  пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Эти простейшие средства коммуникации были несовершенны. Поэтому люди пытались найти способы и средства для  преодоления этих несовершенств, например: сигнализация (дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем), использование  предметов которым придавалось  символическое значение, предметные способы общения, которые сохранились  и в наши дни (преподнесение хлеба  в знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания).

Огромную роль, в необходимости  передачи информации, сыграло появление  около 35 тыс. лет назад палеотического искусства - резьба по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились  рисунки на стенах пещер, различные  скульптурные изображения, которые  подготовили следующий качественный скачок в развитии цивилизации. Этот новый этап был связан с появлением письменности. В результате появилась  документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ.

Термин «документ» латинского происхождения, производный от слова  «docere» - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в  начале XVIII века - и в русский язык [10, с. 42].

По другой версии слово  «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых  ладонях вытянутых рук насчитывалось  десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном.

И действительно в Древнем  Риме термин «документ» первоначально  обозначал те предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство. Именно тогда, термин «документ» приобрел правовое значение и вэтом смысле использовался до XIX века.

В России термин «документ» был введен Петром I именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIII в. в определении понятия  «документ» выделялось прежде всего  его правовое назначение. Между тем  сам этот термин в течение длительного  времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага» [10, с. 43].

В конце XIX в. наблюдается  тенденция к сужению границ понятия  «документ»: сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения доказательства, затем - как  письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным  советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация  носителя и записанной на нём или  в нём информации, которая может  иметь доказательную или справочную ценность» [14].

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова.

- Деловая бумага, подтверждающая  какой-нибудь факт или право  на что-нибудь.

- То, что официально удостоверяет  личность предъявителя (паспорт  и т.п.).

- Письменное свидетельство  о чем-нибудь[13].

Многозначность термина  обусловлена тем, что документы  используются для разнообразных  целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, зто в первую очередь  средство доказательства, для историка - первоисточник, а для работника  управления - средство фиксации и передачи информации.

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий  смысл, то сужающие его понимание  до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для  решения теоретических или практических задач.

Документ (в трактовке  Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»  от 27 июля 2006 г. и ГОСТа Р51141 - 98) - это  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая  её идентифицировать. Законом об информации, информационных технологиях и о  защите информациии определено понятие  документированная информация - «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с рекизитами, позволяющими определить такую информацию или  в установленных законодательством  Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [1].

 

2. Свойства и признаки документа

 

Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качества документа», под  которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков  и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов  созданных человеком.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств.

Свойства документов - это  качества, признаки, которые присущи  документу независимо от того, осознаются они человеком или нет; это  сторона материального объекта, обуславливающая его различие и  сходство с другими материальными  объетами [6, с. 16] Свойства тесно связаны  с содержанием понятия документа  и его функциями. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками  или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия  или учреждения, служат основанием для принятия решения обобщений, справочно - поисковой работы.

Выделяют два взаимосвязанных  аспекта, характеризующие особые свойства документа:

1. Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений, признаваемое группой общества.

2. Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков. [4, с. 33]

Теперь, рассмотрим свойства документов более подробно:

- атрибутивность документа,  т.е. наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может. Документ как целостная  система состоит из двух основных  слагаемых - информационной и  материальной и всегда имеет  целевое значение; Отсутствие одной  из составляющих превращает документ  в недокумент (в устную речь, вещь) [9, с. 36]

функциональность документа, т.е. его предназначенность для  передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа  выполнять свои сущностные фунуции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации [9, с. 36];

структуризованность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и  подсистем, обеспечивающая его целостность  и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при  различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и  долговременность хранения документа.

Всякий доумент обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением  его элементов и подсистем: как  текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материал составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.) [9, с. 37].

Признаки документа.

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера  человеческой деятельности, так или  иначе, связана с документной  информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы.

Признак документа - показатель, по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ. Признаки документа разделяют на внешние и внутренние.

Внешние - признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам можно  отнести его язык, стиль, юридическую  и управленческую силу [4, с. 43].

Выделяют и следующие  признаки документа:

Наличие смыслового семантического содержания: документ является носителем смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), являются его обязательным признаком;