Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите  «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным  лицом с проставлением косой  черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в  документе в таких случаях  оформляют с указанием его фактической должности и фамилии.

В связи с применением  современных средств передачи информации может применяться электронная  цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим  законодательством, в частности  Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это  предварительное рассмотрение проекта  подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Внешнее согласование может  проводиться двумя способами:

– согласование с конкретным должностным лицом;

– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).   

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагают на отдельном  листе, подписывают и прилагают  к документу.

Для документа, подлинник  которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться  внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности  на подпись ответственного лица проставляется  печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней  в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью  организации.

Отметка о заверении  копии (реквизит 26).

Копии документов часто  используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

- завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

- наименование должности  лица, заверившего копию, личную  подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

- дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Дата

Допускается копия документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий  и правила их оформления в организации  должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих  из крупных учреждений, проставляется  отметка с указанием фамилии  сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая  отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка  с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует  о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

Отметка о поступлении  документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и  началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого  числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. 
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа  документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость  быстро его найти для использования  в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- другие поисковые  данные.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные  ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы  - носители информации, их роль трудно переоценить. Без документов невозможно представить ни одной сферы человеческой деятельности, ни жизни отдельного человека. В управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы учреждения.      

Чтобы выработать определенные принципы в  составлении, оформлении, формах и методах  работы с различными документами проводят классификацию. С целью повышения оперативности работы, аппарата управления ,проводится деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Важнейшим классификационным признаком является его содержание. В соответствии с этим различают организационно-распорядительные, кадровые, финансовые, расчетные и другие документы.     

Документы должны быть одинаковыми по видам  и формам. Добиться единообразия в структуре и обработке информации помогает унификация и

стандартизация управленческих документов. Унификация документов проводится в целях сокращения и количества применяемых документов, типизация их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, белее эффективного использования вычислительной техники.     

Под унификацией понимается установление единого комплекса видов (разновидностей) документов для управленческих ситуаций и разработка единых форм их составления, включая единые правила их составления, оформления и создания трафаретных текстов.     

Стандартизация  документов -  форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Применение стандартов способствует улучшению качества документа.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова, 2011
2. «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
3. «Государственный стандарт Российской Федерации»
4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина
5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов