Работа с документами

      Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

• государственный герб РФ;
• герб субъекта РФ;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.

      Бланки  конкретного вида документа, кроме  письма, включают в себя реквизиты:

• государственный герб РФ;
• герб субъекта РФ;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код формы документа;
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа.

 

Глава 2 Организация работы с документами в организации

 

      Организация работы с документами в организации  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

      Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т. д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д.).

      Принципы организации – это основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

      Основным  принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных  архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив  документов, является потенциальным  клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

      В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию. Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

      Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот  не должна заканчиваться на ответственных  исполнителях, т. е. система автоматизации  документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.  

2.1  Типы документов, классификация и их взаимосвязи 

      Рассмотрим  основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

      Входящие. Это документы, которые поступили  на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

      Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

      Внутренние. Данные документы используются для  организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

      Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, циркулярные  указания и т. д. Обычно под типом  документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более  детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т. д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

      Прежде  всего, все документы, проходящие через  общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров  для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

      Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в  том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

      Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

      Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные  документы (документы, посвященные  одному вопросу).

      Основным  процессом канцелярии является прохождение  по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет  фискальные функции: кто и когда  задержал выполнение документа. При  этом существует два основных маршрута прохождения документа:

      1. Непосредственно исполнителю. 

      2. На принятие решения в центральный  аппарат. 

      Причем  второй маршрут означает то, что  почти наверняка этот документ будет  поставлен на контроль. В то же время  не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).

      По  существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб  работников канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто «провисают», т. е. теряются в ходе обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет в голову получить информацию о таком деле, то в канцелярии возникают достаточно большие проблемы.

      Значительная  часть проблем канцелярии возникает  из за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.  

2.2 Организация документооборота 

      Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

      Правильно и рационально организованный документооборот  повышает эффективность работы аппарата управления организации.

      В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. 

2.3 Порядок работы с внутренними документами 

      Внутренние  документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).

      На  этапах исполнения и завершения работ  с внутренними документами порядок  операций такой же, как и с входящими документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)
• контроль исполнения документа;
• исполнение документа;
• проставление отметки об исполнении;
• подшивка исполненного документа в дело.

      Завершающими  стадиями работы с внутренними документами  являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы  подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения. 

2.4. Утверждение документов 

      Документ  приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы  утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

      Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения  или проставлением подписи.

      В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.

      В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Подпись оформляется от начала строки.

      Если  документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются  на одинаковом уровне.

      Если  документ подписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.

      При подписании документа комиссией  не учитываются занимаемые ее членами  должности, а их подписи располагаются  в алфавитном порядке.

      Если  во время подписания документа отсутствует  должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеет право подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В таком случае перед наименованием должности проставляется «и.о.». Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую черту и предлог «за». В подписанные документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. 

2.5 Регистрация и учет документов 

      Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организаций. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.