Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

1С: Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Программа «1С: Архив 8» работает на платформе «1С:Предприятие 8.2 Управляемое приложение» и обеспечивает:

• хранение и права доступа к документам
• учет рабочего времени
• регистрацию входящих и исходящих документов
• работу с документами
• бизнес-процессы и работу пользователей
• работу с системой через веб-браузер
• поиск информации
• просмотр, редактирование и контроль версий
• отчетность

Одно из наиболее важных преимуществ  заключается в том, что «1С: Архив 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

1С: Архив может хранить документы  любых типов - офисные документы,  тексты, изображения, аудио и видео  файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами [10].

Рассмотрим принцип работы данной программы.

После запуска программы «1С:Архив» пользователь попадает на рабочий стол, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. Основная часть работы может выполняться непосредственно на нем, в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1 – Основное рабочее окно программы

Программа «1С:Архив 8» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТу и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Все документы в «1С:Архиве 8»  хранятся в структуре разделов с  учетом прав доступа, в соответствии с рисунком 2.

Рисунок 2 – Хранилище всех документов

Структура папок может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по типам  документов (например, «договора», «приказы», «служебные записки») или по уровню доступа (например, «общие», «конфиденциальные»), что очень упрощает поиск нужного документа [10].

Для сохранности документов в программе  каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций:

• чтения,
• добавления,
• редактирования
• удаления.

К примеру, если на папке не стоит разрешение удаление, то ее удаление из программы невозможно, в соответствии с рисунком 3.

Рисунок 3 – Настройка прав доступа

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов, в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 – Построение отчетов

Для автоматизации коллективной работы с документами в 1С:Архиве 8 предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления [10].

К каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов.

Документам и бизнес-процессам  можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения»  и др.).

Предусмотрена возможность назначать  задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении  роли «Директор» и программа автоматически  доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет  эту роль – самому директору или его заместителю.

В «1С: Архив 8» включены следующие  отчеты, в соответствии с рисунками 5 – 9.

Рисунок 5 – Справка об исполнительской  дисциплине

Рисунок 6 – Список поручений, истекающих на дату

Рисунок 7 – Список просроченных поручений

Рисунок 8 – Динамика роста хранилища

Рисунок 9 – Справка по поручениям

Программа»1С:Архив 8» позволяет  вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При  этом осуществляется автоматическая генерация  сквозных регистрационных номеров по сложным правилам [10].

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей,
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Повседневная работа с документами  и файлами выполняется непосредственно  на «рабочем столе»; пользователь видит  список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела, в соответствии с рисунком 10.

Рисунок 10 – Редактируемые документы

«1С:Архив 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов [10].

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию.

Необходимо заметить, что реализация в «1С:Архиве 8» полнотекстового  поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Пользователи могут рецензировать  документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.

2.2 Анализ возможностей системы  «ЕВФРАТ-документооборот»

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies.

Основными назначениями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, быстрый поиск информации, организация контроля над исполнением поручений и формирование различных отчетов и журналов [11].

В системе большое внимание уделено  сохранению конфиденциальности работы с документами. Для этого всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Имеются средства поиска по РКК и полнотекстового поиска, по прикрепленным файлам.

Система контроля исполнения достаточно гибка и позволяет воспроизвести  порядок прохождения документа  в почти любой организации. Это  достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подчиненных поручений, исходящих от ответственного исполнителя. Достаточно развита и подсистема уведомлений и напоминаний, в частности, позволяющая контролировать весь процесс прохождения поручения (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки).

В состав системы входят следующие  модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
• «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» — средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты [11].

Дополнительные модули системы:

• «Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
• APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.

ЕВФРАТ — система электронного документооборота корпоративного уровня.

Функционал системы позволяет  решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации [11].

Подсистема взаимодействия удаленных  серверов, реализованная в системе  ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре.

Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также  получать отчеты об их выполнении. Кроме  этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Модуль системы APM «Архивариус». При использовании системы электронного документооборота в организации неизбежно встает вопрос о выведении документов из оперативного использования и обеспечении их систематизированного хранения, то есть ведения архива. Документы, списанные в такой электронный архив, должны содержаться в соответствии с определенными условиями и быть доступны сотрудникам для просмотра при условии наличия у них соответствующих прав. Модуль «Архивариус» в системе ЕВФРАТ представляет собой инструмент, обеспечивающий долговременное хранение документов, вышедших из оперативной работы [11].

Модуль «Архивариус» является дополнительным модулем и предоставляет пользователям  следующие возможности при работе с зарегистрированными в системе ЕВФРАТ документами:

• списание документов в электронный архив;
• просмотр архивных документов;
• назначение и изменение срока хранения архивных документов;
• изменение прав доступа к архивным документам;
• удаление документов из архива;
• составление сводок и отчетов о документах, находящихся в архиве;
• протоколирование основных действий с архивными документами.