Правила получения, обработки, хранения и передачи персональных данных государственных служащих. Защита персональных данных

 «Общий порядок ведения и хранения личного дела работника устанавливает работодатель, а ведут его, как правило, работники отделов кадров или иных служб работодателя. Для них работодателем устанавливаются специальные обязанности по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, образующей персональные данные работников. Эти обязанности должны быть включены в трудовые договоры работников, трудовой функцией которых является обработка персональных данных работников»11.

Аналогичные документы других работников хранятся 75 лет.

 Также в течение 75 лет хранятся  не вошедшие в состав личных  дел трудовые договоры, характеристики, личные карточки, другие материалы (в том числе временных работников).

 Трудовые книжки и дубликаты  трудовых книжек, не полученные  работниками при увольнении либо  в случае смерти работника  не полученные его ближайшими  родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе работодателя отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.

 Документы лиц, не принятых  на работу (анкеты, автобиографии, листки  по учету кадров, заявления, рекомендательные  письма, резюме и др.), хранятся  работодателем один год.

В течение действия трудового договора с работником, а также в течение сроков хранения документов, содержащих персональные данные о работнике, эти данные используются работодателем, в том числе передаются другим лицам, в результате чего информация о работнике может получить широкое распространение.

 «По общему правилу, закрепленному в ст. 88 ТК РФ, передача работодателем персональных данных работника другим лицам допускается только при наличии добровольного волеизъявления работника, подтвержденного его письменным заявлением. Исключения из этого правила могут предусматриваться Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, например, с целью обеспечения безопасности работников»12.

 В целом ст. 88 ТК РФ «Передача  персональных данных работника»  устанавливает семь требований, которые работодатель должен  соблюдать при передаче информации о работнике другим лицам.

 Первое из таких требований  запрещает работодателю сообщать  персональные данные работника  третьей стороне без письменного  согласия работника, за исключением  случаев, когда это необходимо  в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.

 «По предписанию, содержащемуся в ч. 2 ст. 228 ТК РФ, при несчастном случае на производстве, вызвавшим причинение вреда здоровью двум человекам и более или со смертельным исходом, работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить об этом необходимую информацию: в соответствующую государственную инспекцию труда; в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая; в федеральный орган исполнительной власти по ведомственной принадлежности и в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации; в организацию, направившую работника, с которым произошел несчастный случай; в территориальные объединения организаций профсоюзов; страховщику по вопросам обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний13.

Второе требование, содержащееся в ст. 88 ТК РФ, запрещает работодателю сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Важность персональных данных работника, как и любого гражданина, с точки зрения их коммерческой и иной значимости трудно переоценить. Они всегда пользовались спросом и в деятельности государства, которое собирало сведения о своих гражданах в разнообразных информационных банках, и кредиторами, и работодателями, которые запрашивали или требовали от граждан самую разную информацию о них — имя, дату и место рождения, адрес места жительства, наличие семьи, образования и т.д.»14.

Третье требование обязывает работодателя предупредить лиц, получающих от него персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

 Лица, получающие персональные  данные работника, обязаны соблюдать  режим секретности (конфиденциальности) обработки и использования полученной  информации. Данное положение не  распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами15.

Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, также можно утвердить приказом, с которым лица, указанные в данном приказе, должны быть ознакомлены под роспись.

В соответствии с пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут работодателем, в том числе в случае разглашения персональных данных другого работника.

Таким образом, при увольнении работника за разглашение персональных данных другого работника, которые стали ему известны в связи с исполнением им трудовых обязанностей, необходимо утвердить перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным других работников, ознакомить данных лиц с указанным перечнем, а также со сведениями, являющимися персональными данными, соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

 В четвертых, работодатель обязан  обеспечить осуществление передачи  персональных данных работника  в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.

 Такие локальные нормативные  акты могут разрабатываться в  качестве самостоятельного документа (положения, инструкции) или в качестве приложения к коллективному договору. Они должны учитывать действующее законодательство, инструкции и положения, касающиеся допуска граждан к сведениям, относящимся к государственной и иным видам тайны.

 Пятое требование, предусмотренное в ст. 88 ТК РФ, устанавливает, что работодатель должен разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Шестое требование гласит, что работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений о его здоровье, которые необходимы для рассмотрения вопроса и принятия решения о возможности выполнения работником конкретной трудовой функции, обусловленной трудовым договором.

 Информация о состоянии здоровья  гражданина составляет врачебную  тайну. Передача ее кому бы  то ни было допускается только  с согласия работника или его законного представителя. Исключение составляют случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий. Информация о состоянии психического здоровья гражданина может передаваться работодателю лишь в случаях, установленных федеральными законами, например, законом «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании».

 Работодателю информация о  состоянии здоровья работника, необходимая  для решения вопроса о возможности  выполнения им конкретной трудовой  функции, представляется в форме  медицинского заключения с выводом о соответствии или несоответствии работника по состоянию здоровья конкретной должности или виду работы16.

 Наконец, седьмое требование, предусмотренное  в ст. 88 ТК РФ, гласит, что работодатель  обязан передавать персональные  данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Предусматривая права и обязанности сторон трудового договора, направленные на защиту персональных данных работника, в ст. 90 ТК РФ «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника» Кодекс устанавливает, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами17.

Таким образом, сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается и обязывает органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Содержание требований к обработке персональных данных составляют права и обязанности работника и работодателя. Поэтому общие и элементарные нормы трудового законодательства о порядке получения, хранения, комбинирования, передачи и иного использования персональных данных работника необходимо рассматривать в контексте прав и обязанностей работника и работодателя.

 С регулированием трудовой  деятельности некоторых категорий  работников связаны повышенные  требования к объему и содержанию  персональных данных. Эти особенности объективно обусловлены специфической сущностью трудовых отношений. В определенных законом случаях расширение содержания предоставляемой работником информации не может рассматриваться как дискриминация.

3. Защита персональных данных государственного служащего18  

Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело.

Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

 При получении, обработке, хранении  и передаче персональных данных  гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

6. В целях обеспечения защиты  персональных данных, хранящихся  в личных делах гражданских  служащих, гражданские служащие  имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;