Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

Оглавление

Введение

 

Глава 1. Организационная  характеристика компании ООО «РусМедиа»

1.1 Анализ организационной  структуры компании

1.2 Характеристика деятельности  компании

1.3 Роль документооборота  в структуре управления компанией

 

Глава 2. Организация документооборота в компании ООО «РусМедиа»

2.1 Общие положения организации  документооборота в компании

2.2 Этапы документооборота  компании

2.3 Система электронного  документооборота

 

Глава 3. Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

3.1 Проблемы и недостатки  организации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышения  эффективности документооборота  компании

Заключение

Список литературы

Приложения

 

Введение

Актуальность. Современная  российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений  и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем  больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия  и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали  кардинальное переустройство системы  управления, обновление кадрового состава  работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными  на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся  информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется  в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления –> функция документа –> вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются  документы, отражающие результаты и  ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности Международной компании ООО «РусМедиа», которое ориентировано на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости, в особенности – на работу в  рамках национального проекта «Гарантированный результат от рекламного продвижения каждому достойному предпринимателю России и стран Евразии».

В соответствии с целью  в работе были определены задачи исследования:

-  провести анализ организационной  характеристики ООО «РусМедиа»;

- рассмотреть и проанализировать  организацию документооборота ООО  «РусМедиа»;

- выявить проблемы и  недостатки организации документооборота  ООО «Группа РусМедиа»;

- разработать рекомендации  повышения эффективности документооборота  компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ООО «РусМедиа».

Предметом исследования является система документирования деятельности ООО «РусМедиа».

Теоретическую основу работы составили труды современных  исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой  послужили: исторический подход, системный  и функциональный анализ.

Структура работы строилась  в соответствии с поставленной целью  и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

 

Глава 1. Организационная  характеристика компании ООО «РусМедиа».

 

1.1 Анализ организационной  структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 2006 году как  агентство по продаже рекламы, сегодня  рекламная компания ООО «РусМедиа» представляет собой группу из трёх компаний, под разным брендом. В состав Группы входят:

ООО «РусМедиа» является управляющей  компанией Группы, определяет стратегию  и тактику развития группы компаний, осуществляет функции инвестора  и заказчика.

ООО «Бизнес Форвард» Привлечение  новых клиентов и увеличение продаж в оффлайн бизнесах (магазины, салоны красоты, рестораны, фитнес клубы, автосервисы, кафе, трениговые центры, детские центры и другие). Варианты работы - живые семинары и онлайн-семинары, записи семинаров, индивидуальные консультации, индивидуальная работа по конкретным задачам и под ключ.

ООО «Азиатская Торговая Компания» - занимается оптовыми поставками авто аксессуаров из Китая и Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ООО  «РусМедиа».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости, в особенности – на работу в  рамках национального проекта «Гарантированный результат от рекламного продвижения каждому достойному предпринимателю России и стран Евразии»..

Ответственное отношение  к бизнесу для ООО «РусМедиа» означает также и ответственное отношение к обществу. Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям, участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постоянно заботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь в социально-экономическом развитии. Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в 2008 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за «благородство помыслов и дел».  Началом истории Группы стало создание в 2006 г. ООО «РусМедиа». На этом этапе компания представляла собой рекламное агенство.

Закономерным развитием  деятельности стало участие ООО "РусМедиа" в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компания впервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г. Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах, Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах.[5]

С этого момента Группа переживает период активного развития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийся опыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новых направлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг и сформировать уникальный пакет.

В 2002 году ООО "РусМедиа" получает лицензии на деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитального строительства.

В 2003 году Правительство  Москвы предоставляет ООО "РусМедиа" право строительства жилых домов  в столице, и уже в следующем  году компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевлякова общей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный  облик Группы. Во главе с управляющей  компанией ООО "РусМедиа" создается структура, цель которой – предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включая функции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ, предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласование перепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию и техническое обслуживание зданий.[6]

В 2006 г. с целью привлечения  внешнего финансирования проектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями на осуществление строительства  зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом, на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мы также являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдии риэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союза промышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. В феврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленной палаты ООО «рекламная компания "РусМедиа" включено в Реестр надежных предприятий г. Москвы.[7]

Структура корпоративного управления компании сформирована с учетом всех требований и возможностей, предоставляемых  на сегодняшний день как нормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся  успешной практикой.

Сформированная структура  корпоративного управления компании, прежде всего, призвана обеспечить:

-                      максимальную эффективность и  надлежащий контроль деятельности  компании;

-                      гарантировать соблюдение прав  и интересов как собственников  компании (ее акционеров), так и  инвесторов, кредиторов, партнеров  компании, а также иных лиц,  прямо или косвенно связанных  с деятельностью компании;

-                      активное и стабильное развитие  компании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ООО "РусМедиа" имеет  постоянный, стабильный состав инженерно-технических  работников, имеющих большой опыт работы в строительной отрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различных специальностей.[8]

В Приложении 1 представлена организационная структура ООО "РусМедиа" (Приложение 1).

 

Рис. 1. Структура корпоративного управления[9]

Как показал анализ, что  организационная структура управления ООО "РусМедиа" – линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ООО "РусМедиа" является общее  собрание акционеров. Возглавляет ООО "РусМедиа" Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании. [10]

Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители  генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ООО "РусМедиа" соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

 

1.2 Характеристика деятельности  компании

Деятельность ООО «рекламная компания "РусМедиа" - каждой его  структуры и каждого его сотрудника – направлена на оптимальное решение  одной из самых важных жизненных  задач человека – приобретение жилья  и его превращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что  от качества нашей работы зависит  не только материальное, но и душевное и духовное благополучие наших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, с которой ООО «рекламная компания "РусМедиа" всегда выполняет принятые на себя обязательства.[11]

ООО "РусМедиа" предлагает широкий спектр различных работ  и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд, привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операции с первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управление недвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений.[12]

Кроме этого ООО "РусМедиа" предлагает следующие услуги[13]:

-                      сдача в аренду оборудования, помещений и иного имущества;

-                      операции с недвижимостью - риэлтерская  деятельность;

-                      оказание консультационных услуг;

-                      торгово-закупочная деятельность;

-                      торгово-посредническая деятельность;

-                      снабженческо – сбытовая деятельность;

-                      строительство и ремонт жилых  и нежилых помещений;

-                      лизинговая деятельность, включающая  инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферы общественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

-                      операции с ценными бумагами;