Порядок оформления документов при увольнении работников

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 ВВЕДЕНИЕ                                                                                                          3

1.Перечень документов при приеме на работу                                             5

1.1 Нормативно-правовая база                                                           5

1.2 Локальные нормативные акты организации                                      8

1.3 Заключение трудового договора                                                          9

1.4 Приказ о приеме на работу                                                          9

2. Понятие и виды перевода на другую работу                                           13

2.1 Порядок оформления внутреннего  перевод                                     14

2.2 Порядок оформления перевода по инициативе работника              18

2.3 Порядок оформления перевода по инициативе работодателя         21

2.4  Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением                                                                                 24

3. Порядок оформления  документов при увольнении работников                  28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                  37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК                                                               

ПРИЛОЖЕНИЕ                                                                                       39-50

ВВЕДЕНИЕ

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту  кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

В практике организации  работы с персоналом, ведения кадрового  учета и делопроизводства по кадровым вопросам инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:

- определяется  последовательность оформления  и порядок прохождения кадровых  документов внутри организации;

- в приложении  к инструкции утверждаются шаблоны  документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

- четко определяется  перечень документов, необходимых  для выполнения того или иного  кадрового бизнес-процесса, что позволяет  снизить временные, а следовательно,  и материальные затраты на  обработку кадровых документов.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и  установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую  работу;

- увольнение;

- предоставление  отпусков;

- командирование  и т.д.

Трудовые  отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений  предназначена кадровая документация.

Квалифицированное ведение документации по личному  составу относится к числу  необходимых профессиональных навыков  работника кадровой службы.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения  документации по учёту кадров.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие,  особенности оформления кадровых документов, виды переводов и документы связанные с ним.

2. Охарактеризовать личное  дело как необязательный документ  по учёту кадров, разобрав понятие, оформление и ведение личных дел сотрудников, а также состав документов личного дела.

3. Изучить правила оформления  и ведения трудовых книжек  и вкладышей к ним.

4.Рассмотреть порядок  оформления документов при приеме  и увольнении.

 

 

 

 

 

Перечень документов при приеме на работу.

1.1 Нормативно-правовая база.

 

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора - указаны  порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее - Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых  для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника  с локальными нормативными актами  организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа  о приеме на работу.

5. Заполнение личной  карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного  дела работника.

7. Внесение записи  в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее  каждый из этапов.

Документы, предъявляемые  при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за  исключением случаев, когда трудовой  договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

- личное заявление;

- документ, удостоверяющий  личность;

- трудовая книжка;

- документы, подтверждающие  профессиональное образование;

- справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

- медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- другие документы,  предусмотренные федеральным законом.

При поступлении на государственную  гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р.¹ Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Практически всегда перед  заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

 

1.2 Локальные нормативные акты организации

 

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

- роспись в журнале  (работник должен расписаться  за ознакомление с каждым локальным  нормативным актом);

- роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

- роспись в трудовом  договоре (в этом случае локальный  нормативный акт должен являться  приложением к трудовому договору  и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных  актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным  трудовым законодательством.

 

 

 

1.3 Заключение трудового договора

 

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 - 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор  не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее  трех дней с даты допущения его  к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более - если это предусмотрено  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: "Экземпляр трудового договора получил" /подпись, расшифровка/.

 

1.4 Приказ о приеме на работу

 

Согласно ст. 68 ТК РФ прием  на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Такой  порядок необходим в целях  защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме. Приведем образец заполнения приказа о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1.