Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Первоисточником слова «нотариус» является средневековое латинское «notarius » - «писец», скорописец, секретарь». Само слово «notarius » восходит к латинскому noto - отмечаю, обозначаю, пишу, а оно в сою очередь, к слову notа - знак, отметка, пометка. [1]

Нотариат, как правовой институт, имеет  свою историю возникновения  и развития, восходящую к временам Республики в Древнем Риме. Уже в тот период у римлян существовал особый институт должностных лиц, именуемых писцами, в функции которых входило оформление письменных распоряжений, даваемых магистратами. В их обязанности входило и ведение судебных журналов и различного рода записей, которые носили публично-правовой характер.

Нотариат в Республике Казахстан - это законодательно, закрепленная система защиты прав и законных интересов  физических и юридических лиц  путем совершения нотариальных действий, направленных на удостоверение прав и фактов, а также на осуществление иных задач, предусмотренных законом «О нотариате» от 14.07.1997г. [2]

Нотариальные действия могут совершаться  любым нотариусом Республики Казахстан, за исключением случаев, предусмотренных инструкцией о порядке совершения нотариальных действий в Республике Казахстан, когда согласно законодательству РК нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом в пределах его деятельности.

Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт. [3]

Из самой сути Конституции  вытекает значительная роль нотариата в развитии гражданско-правовых отношений, которая способствует стабильности и защите прав граждан и юридических лиц. Возложив на себя конституционную обязанность по защите прав и свобод граждан, государство тем самым возлагает на себя другую обязанность создание соответствующих механизмов. В полном объеме функцию такой защиты, выполняли и выполняют нотариусы, удостоверяя гражданско-правовые акты и договоры, свидетельствуя определенные факты и документы. [4]

Как любая иная работа с документацией, нотариальная деятельность сопряжена с необходимостью ведения делопроизводства, которое отягчено специфическими требованиями, установленными законодательством РК.

Специфичность требований к организации  нотариального делопроизводства заключается в особом подходе к составлению и хранению столь важных документов, как нотариальные документы.

Актуальность данной темы объясняется интересом к нотариальному делопроизводству с его слабой изученностью в специальной литературе, а также в возможности нахождения путей совершенствования нотариального делопроизводства под современные реалии нотариата.

Цель заключается в исследовании особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

Исходя из поставленной цели, были определены задачи исследования, среди которых:

1. изучение понятия, сущность  и видов нотариальной деятельности;

2. рассмотрение правил и порядка  регистрации нотариальных действий,

3. анализ особенностей нотариального  делопроизводства в Республике  Казахстан;

4. исследование видов и форм нотариальных документов и удостоверительных надписей;

5. изучение правил составления  нарядов нотариальных документов  и порядка передачи их на  хранение;

6. исследование внедрения в нотариальную  деятельность государственной системы  электронного нотариата;

7. определение возможности и  необходимости использования в  нотариальной практике автоматизированных  систем нотариального делопроизводства;

8. подведение итогов и формулирование  выводов.

Объект исследования – нотариальная деятельность в Республике Казахстан.

Предмет исследования – нотариальное делопроизводство в Республике Казахстан  и его особенности.

Теоретическая значимость данного  исследования заключается слабой изученности  и слабой освещенности данной тему в специальной литературе.

Практическая значимость исследования состоит в возможности использования полученных результатов в учебной практике, при подготовке студентов юристов, а также в практическом совершенствовании нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

 

 

 

1. Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

нотариальный  наследственный автоматизированный реестр

1.1 Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

 

Теоретические основы существования развития института нотариата в казахстанской правовой системе можно сформулировать следующим образом:

1. Институт нотариата Казахстана  имманентен всем странам, правовая  система которых построена на  принципах континентальной системы  права и определяется как «латинский»

2. Нотариат рассматривается как  институт «предупредительного»  правосудия по гражданским делам,  в пределах бесспорной гражданской  юрисдикции, придающий нотариальному  акту особую доказательственную  силу.

3. Нотариат является одним из  эффективнейших способов осуществления со стороны государства необходимого контроля, и адекватного реагирования на реальное развитие гражданско-правовых отношений.

4. Нотариат является одним из  ведущих правовых институтов  в правовых системах большинства  демократических государствах. [10]

Таким образом, присутствие института  нотариата в правовой системе  Казахстана носит не субъективный, а объективный характер.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит  надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Делопроизводство в государственной  нотариальной конторе и у частнопрактикующего  нотариуса подчиняется одним  и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств. [11]

Нотариальное производство заключается в нескольких частях:

1. регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
2. заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей.

Порядок ведения нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию. В соответствии со ст. 90 Закона Республики Казахстан «О нотариате» правила ведения делопроизводства устанавливаются Министерством юстиции Республики Казахстан. [2]

Закон РК «О нотариате» в  ст. 9 содержат понятие «нотариальное  делопроизводство». В статье не дается раскрытия этого понятия. Что  же касается комментаторов, то здесь  высказаны следующие точки зрения.

Репин В. С. отмечает: «Все нотариальное делопроизводство можно  разделить на три взаимосвязанные  части: делопроизводство в нотариальных конторах; порядок ведения реестра  регистрации нотариальных действий; заполнение нотариальных свидетельств и утвердительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах)». [20]

Но есть и другая точка  зрения.

Полтавская Н.. по сути дела отделяет понятия нотариального делопроизводства - более широкое и более узкое: «Нотариальное производство с их точки зрения, - понятие объемное и включает в себя несколько составных частей. [5]

Во-первых, регистрация  нотариальных действий.

Во-вторых, порядок заключения нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В-третьих, собственно делопроизводство, включающее в себя ведение журналов, нарядов, книг, предусмотренных инструкцией  по делопроизводству в нотариальных конторах».

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования.

Что касается нотариального  делопроизводства, то его содержание в настоящее время определено Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции Республики Казахстан.

Итак, нотариальное производство включает:

• ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
• ведение канцелярии и нотариального архива. [6]

Регистрации подлежат все  документы, поступающие в контору  и требующие исполнения.

Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью  конторы.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается  в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения. [6]

При оформлении любого нотариального  действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей  графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению  сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить  дееспособность граждан, по просьбе  которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему  личность.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

Согласно ст. 11 Закона РК «О нотариате» для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной  нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры (32 - 38 мм). [12]

В центре печати изображен  Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место  его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы5. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции. [7]

В соответствии с законодательством  все нотариальные действия, совершаемые  нотариусом, регистрируются в реестре  с присвоением каждому номера.

После обязательной регистрации в  реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления.

В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает  самим нотариусам выполнение возложенных  на них функций (например, поиск завещаний  или наследственных дел), в других - обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

В соответствии со ст. 51 Закона РК «О нотариате» формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются Министерством юстиции РК. [2]

Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения.