Отчет по практике в ОАО "Росбанк"

• организует работу Совета директоров Банка;
• созывает заседания Совета директоров Банка;

• председательствует на Общем собрании акционеров и заседаниях Совета директоров Банка;

• организует ведение протоколов.

В случае отсутствия Председателя Совета директоров Банка его функции исполняет один из членов Совета директоров по решению Совета директоров Банка. 

Руководство текущей деятельностью  Банка осуществляется единоличным  исполнительным органом – Председателем  Правления и коллегиальным исполнительным органом – Правлением. Исполнительные органы Банка подотчетны Общему собранию акционеров и Совету директоров Банка  и организуют исполнение их решений. Правление состоит из Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления, а также членов Правления.

Лицо, осуществляющее функции  единоличного исполнительного органа Банка, осуществляет также функции  Председателя Правления.

Правление образуется в количестве, определяемом Советом директоров

Банка. Члены Правления  избираются Советом директоров Банка  по представлению Председателя Правления. Председатель Правления назначается Советом директоров Банка.

 

 

 

 

 

 

2 Нормативно-методические документы организации. Системы документации

 

Документирование, организация  работы с документами и архивное хранение дел в Банке регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк».

Типовая инструкция по делопроизводству и архивному хранению дел в  ОАО АКБ «Росбанк» распространяется на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, относящимися преимущественно  к организационно-распорядительной документации.

Организация работы с документами, содержащими информацию, составляющими  коммерческую тайну, регулируется специальной  инструкцией.

Типовая инструкция по делопроизводству и архивному хранению дел в  ОАО АКБ «Росбанк» устанавливает  следующие требования по организации  работы с документами:

• организация работы с документами в делопроизводстве;
• организация документооборота;
• регистрация и индексирование документов;
• обработка и регистрация поступающих документов;
• регистрация отправляемых документов. Порядок отправки документов;
• регистрация внутренних документов;
• порядок передачи документов;
• поисковые системы по документам и ведение справочно-информационной работы;
• контроль исполнения документов;
• учет и использование печатей и штампов;
• учет и выдача фирменных бланков;
• составление и оформление номенклатуры дел;
• формирование дел;
• оперативное хранение дел;
• экспертиза ценности документов;
• оформление дел к передаче на архивное хранение;
• составление описей дел.

В Типовой инструкции по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк»  также присутствуют такие разделы, как:

• общие положения;
• основные термины;
• документирование деятельности ОАО АКБ «Росбанк»;
• организация работы с документами;
• организация архивного хранения и использования дел;
• порядок передачи дел на архивное хранение.

Документирование информации является обязательным условием включения  информации в информационные ресурсы  банка. В своей деятельности банк создает следующие документы:

1. организационные документы (устав организации, положения о структурных подразделениях, положения о кредитных комитетах, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание);
2. распорядительные документы (приказы, распоряжения). Состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов, указан в конфиденциальной доверенности главного директора организации;
3. информационно-справочные документы (протоколы, служебные письма, представления, заявления, докладные и объяснительные записки);
4. информационно-аналитические документы (акты, справки, информационные записки, сводки, заключения, перечни).

Все вышеуказанные организационно-распорядительные документы достаточно распространены в практике работы ОАО АКБ «Росбанк».

ОАО АКБ «Росбанк» в  целях фиксирования своей деятельности использует официальные управленческие документы. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов в рамках данной организации. Такие документы в ОАО АКБ «Росбанк» представлены несколькими системами документации:

• организационно-правовая документация (устав организации, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.);
• плановая документация (план, программа, график, схема и т.д.);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.д.);
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация (представления, заявления, акты, справки и т.д.);
• отчетная документация (государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутрифирменная отчетность);
• документация по обеспечению кадрами - по личному составу (личная карточка работника, характеристика, резюме и т.д.);
• финансовая документация - бухгалтерский учет и отчетность (платежное поручение, мемориальный ордер, платежное требование и т.д.); 
• договорная документация (соглашение, трудовой договор и т.д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Анализ порядка составления и оформления документов

3.1 Требования, предъявляемые  к составлению и оформлению  управленческих документов в  организации

 

При подготовке и оформлении документов используются следующие  реквизиты:

01 – логотип Банка;

02 – код формы документа;

03 – наименование Банка;

04 – наименование филиала  (представительства);

05 – справочные данные Банка;

06 – наименование вида документа;

07 – дата документа;

08 – регистрационный номер документа;

09 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 – место составления или издания документа;

11 – адресат;

12 – гриф утверждения документа;

13 – резолюция;

14 – заголовок к тексту;

15 – отметка о контроле;

16 – текст документа;

17 – отметка о наличии приложения;

18 – подпись;

19 – гриф согласования документа;

20 – визы документа;

21 – оттиск печати;

22 – отметка о заверении копии;

23 – отметка об исполнителе;

24 – отметка об исполнении документа и направление его в дело;

25 – отметка о поступлении документа;

26 – идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов документов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Каждый реквизит документа  располагается на строго отведенном для него месте.

Каждый вид документа  имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и  назначения в управленческом процессе. В отдельных случаях состав реквизитов документа может быть сокращен.

Для удостоверения подлинности  документа используется такой реквизит, как «оттиск печати». В ОАО АКБ «Росбанк» в операционном отделе данный реквизит проставляется на следующих документах:

• копии документов, письма на запросы Органов внутренних дел и Отделов судебных приставов;
• сообщения в налоговый орган об открытии/закрытии счетов юридических лиц;
• ответы по запросам клиентов, официальных органов;
• платежные/инкассовые поручения/требования.

Для создания документов в  ОАО АКБ «Росбанк» используется электронное документирование информации. Документы изготавливают компетентные в данной области специалисты.

3.2 Программные средства, применяемые на предприятии

 

Рынок программных продуктов  для кредитных организаций представлен  широким спектром систем, различающихся  как в функциональной части, так  и в технической реализации. Кроме  того, ряд банков (около 50%) разрабатывают  собственное программное обеспечение. Качественная эволюция деятельности банков, их возрастающие требования и финансовые возможности будут развивать и направлять подходы к организации программного обеспечения банковских технологий, к выбору той или иной БИС или фирмы – разработчика программного продукта.

В ОАО АКБ «Росбанк»  применяются такие программные  средства, как «Банковская информационная система» (БИС), которая является наиболее распространенной, «Юнис», «Оракал» и другие.

К основным функциям БИС  относятся:

1. Автоматизация всех ежедневных внутрибанковских операций, ведение бухгалтерии и составление сводных отчетов;

2. Системы коммуникаций с филиалами и иногородними отделениями;

3. Системы автоматизированного взаимодействия с клиентами (так называемые системы “банк-клиент”);

4. Аналитические системы. Анализ всей деятельности банка и системы выбора оптимальных в данной ситуации решений;

5. Автоматизация розничных операций - применение банкоматов и кредитных карточек;

6. Системы межбанковских расчетов;

7. Системы автоматизации работы банка на рынке ценных бумаг;

8. Информационные системы. Возможность мгновенного получения необходимой информации, влияющей на финансовую ситуацию.

При составлении документов специалисты используют законодательные  базы данных, например ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также опираются на документы организации, в частности на Типовую инструкцию по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк». Также при составлении документов специалисты используют трафаретные тексты и набор стандартных фраз и выражений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Анализ бланков, применяемых  в ОАО АКБ «Росбанк»

 

Официальные документы Банка  оформляются на фирменных бланках. Методическое руководство по фирменному стилю ОАО АКБ «Росбанк» устанавливает  следующие виды бланков для Банка  и его подразделений:

• общий бланк (допускается изготавливать без декоративной полосы);
• бланк распорядительного документа;
• бланк письма.

Для оформления документов в Банке используются следующие  бланки:

• общий бланк;
• бланк приказа по основной деятельности;
• бланк распоряжения;
• бланк письма.

Бланки и конверты являются объектами – носителями фирменного стиля Банка, относятся к канцелярской полиграфической продукции и изготавливаются типографским способом. При создании новых бланков соблюдение правил и рекомендаций Методического руководства по фирменному стилю ОАО АКБ «Росбанк» является обязательным. Новые бланки разрабатываются только по согласованию с Департаментом общественных связей и маркетинга.

При оформлении служебных  записок используются трафаретные  шаблоны. Использование компьютерных бланков для оформления внутренних документов постоянного и долговременного  хранения, а также писем запрещается. Отдельные документы (заявления, объяснительные записки, характеристики, резюме и др.) оформляются на стандартных листах бумаги.

 

 

Заключение

 

Учебную практику я проходила  в период с 11.03.2013 по 4.05.2013 в отделе кадров и в отделе расчетов ОАО  АКБ «Росбанк». За время практики я ознакомилась с циркулирующими в организации документами. Привела  в порядок распорядительную документацию, а именно подшила приказы в архивные папки, также подшила личные дела уволенных сотрудников и сотрудников, находящихся в штате предприятия. Я работала с Реестром заработной платы сотрудников организации и привела в порядок документы данного реестра, а также проставила на них оттиск печати.  

Мне было выделено рабочее  место с персональным компьютером, в отделах имелись принтер  для распечатки готовых документов и ксерокс, также другая оргтехника.