Отчет по практике в Южно-Сахалинском филиале ОАО «Дальэнергомонтаж»

ПЛАН

 

1. Знакомство с историей учреждения, его современными знаниями, функциями  и структурой.

2. Изучение функции и структуры  делопроизводственных служб, выявлением  особенностей документирования деятельности учреждения.

3. Документирование управленческой деятельности организации.

4. Экспертиза ценности документов.

5. Организация работы с письменными  обращениями граждан.

6. Организация приема посетителей.  Ведение телефонных переговоров.

7. Организация приема граждан  по личным вопросам.

8. Подготовка и обслуживание совещаний, заседаний, собраний.

9. Подготовка служебных командировок.

10. Подготовка дел к передаче  в ведомственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Знакомство с историей учреждения, его современными знаниями, функциями  и структурой.

 

Я, Петрухина Юлия Петровна в период с 09.09.2013 по 14.09.2013гг. проходила практику в Южно-Сахалинском филиале ОАО  «Дальэнергомонтаж» (сокращенное фирменное наименование ЮСФ ОАО «ДЭМ») в должности делопроизводителя.

Юридический адрес: 680000, г.Хабаровск, ул. Ленина, 10;

Фактический адрес: 693012, г.Южно-Сахалинск, пер.Энергетиков 3/1

Южно-Сахалинский филиал ОАО «Дальэнергомонтаж» осуществляет свою деятельность с 1965г. Предоставляет услуги  по монтажу и ремонту энергетического оборудования электростанций и котельных, строительство ТЭЦ, РЭС, ГРЭС, ГеоТЭЦ, а также монтаж, реконструкции и ремонт промышленных объектов и объектов ЖКХ. Разработка проектов производства монтажных работ, разработка проектов организации строительства.

2. Изучение функции и структуры делопроизводственных служб, выявлением особенностей документирования деятельности учреждения.

 

В  Южно-Сахалинском филиале  ОАО «Дальэнергомонтаж» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ЮСФ ОАО «ДЭМ» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Проекты приказов, распоряжений готовятся  на основании поручения директора  филиала или заместителя директора  по производству – главного инженера.

Для предприятия ЮСФ ОАО «ДЭМ» характерна линейно-функциональная организационная структура.

Организационная структура  рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Организационная структура  предприятия ЮСФ ОАО «ДЭМ»

3. Основные положения по документированию  управленческой деятельности

 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы  организаций, издающих одинаковые по форме  документы (приказы, постановления  и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа  в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может  быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных  органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы  оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации  всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений  о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

 

Документирование управленческой деятельности в организации

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумаге или других носителях управленческих действий в процессе их осуществления или по их итогам, т.е. в создании управленческих документов.

 Основанием для создания  документов является необходимость  удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно

 Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать государственным стандартам и другим нормативным документам на организационно-распорядительную документацию

 Для обеспечения надлежащей  организации документирования  руководством определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования деятельности организации

 Отбор форм и видов документов, необходимых для выполнения управленческих  и других функций осуществляется  согласно перечням форм и видов документов, которые разрабатываются для всех направлений деятельности организации и утверждается ее руководителем.

 Управленческая деятельность  организации осуществляется путем  издания распорядительных документов Издание их осуществляется в соответствии с полномочиями, определенными уставом, а также нормативными актами, принятыми в пределах своей компетенции.

 Согласно уставу организация  выдает такие распорядительные  документы: приказы, постановления и распоряжения

 

4. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

 

 В процессе деятельности  организаций, фирм, предприятий создаются  различные документы, содержащие  ту или иную информацию. Ценность  ее может быть разной. Значительная часть документов содержит информацию одноразового характера, после прочтения которой к документам больше не возвращаются.

 

 В других документах содержатся  сведения, которые могут пригодиться  в течение нескольких лет. Есть  и еще одна определенная группа  документов – содержащиеся в  ней сведения имеют научную  и практическуюценность. Документы последнего типа должны храниться постоянно, так как могут понадобиться в любой момент.

 

Все документы хранить с экономической  точки зрения нецелесообразно, поскольку  для них потребуется большое  помещение. Да и быстро найти нужный документ в огромном количестве пачек бумаги будет непросто. Поэтому время от времени проводится экспертиза ценности документов – процедура, направленная на определение экономического, политического, социально-культурного и иного их значения с целью отбора некоторых из них на государственное хранение.

 

 Как самостоятельный вид  архивной работы экспертиза ценности  документов в России была узаконена  более 150 лет назад из-за переполнения  исторических ведомственных архивов. Единых критериев оценки документов тогда не было, подобная система была создана только во второй половине ХХ века.

 

 Поскольку старые структуры  государства периодические разрушаются,  равно как и время от времени  появляются новые организации  и формы собственности, то и  различные положения в экспертизе ценности документов периодически пересматриваются.

 

В условиях резко увеличивающегося количества документов невозможно сохранить в нужном объеме все необходимые. Равно как и необоснованное уничтожение всего одного листика может нанести серьезный ущерб истории региона или государства. Потому-то и растет значение профессиональных принципов проведения экспертизы ценности документов, которые могут и должны обеспечить объективный отбор документального наследования.

 

 Также необходимо непрерывное  сотрудничество различных организаций, фирм и предприятий, обязанных контролировать отбор документов еще на стадии делопроизводства.

 

 Данной экспертизе подлежат  все документы на любого вида  носителях, находящиеся в муниципальной или федеральной собственности. Те документы, которые не были признаны ценными, уничтожаются в установленном порядке по истечению их срока годности. До окончания процедуры установления ценности документов их уничтожение запрещается.

 

Первая и главная задача процедуры  определения ценности документов – выявить среди огромного их числа те, которые имеют научную ценность, с последующей передачей таких в государственные архивы.

 

Процесс изучения документов на основании  принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV—XVIII вв. Более  бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и  законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.