Основы оформления справок

При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Согласно статье 62 Трудового  кодекса РФ справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.

Справка с места работы заверяется печатью организации.

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью  специального журнала или книги. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.

  Пример оформления справки показан в Приложении 1.

Книга складского учета  материалов формы М-17 – документ, который используется для учета  ТМЦ по сорту, количеству и наименованию находящихся на складах предприятия. Данный документ имеет специализированную форму, которая предусмотрена законодательством Российской Федерацией.

  Заполняет документ формы М-17 уполномоченный работник предприятия, который является материально ответственным лицом. Как правило, данным лицом выступает заведующий склада. Так же именно он является ответственным за учет и контроль движения товаров и материалов, находящихся на складах предприятия.

 После заполнения  книга формы М-17 сдается в отдел  бухгалтерии предприятия. Уполномоченные  работники данного отдела проводят  систематический контроль за  расходом и приходом товарно-материальных ценностей. Так же благодаря данному документу происходит сверка их записей, касающихся учета материалов с записями, которые ведутся на складе предприятия.

 Книга складского  учета материалов формы М-17 должна  быть пронумерована, прошнурована, отображать общее количество страниц, а так же быть заверенной подписью главного бухгалтера предприятия до начала ведения в ней записей. Пример заполнения формы М-17 показан в Приложении 2. Данная форма применяется для учета движения материалов, находящихся на хранении на складах организации и её подразделений, по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным  признакам (сортовой учет).

Что и как делает сотрудник  для компании, видно по результатам  его работы. Но вот чем он занимается на рабочем месте в течение дня, как использует оплаченное ему рабочее время и что при этом думает – видно только по его отчетам о работе. Отчет (справка) о проделанной работе, как формализованная коммуникация, предоставляет руководителю исходную информацию для оценки и анализа. Зачастую, при управлении удаленными сотрудниками руководитель получает обратную связь практически только через регулярные отчеты о работе.

 Тема отчетов о  работе в регулярном менеджменте  занимает особое место. Она  довольно обширна и в этом посте я коснусь лишь некоторых ее сторон: зачем и кому нужны справки о проделанной работе, какие они бывают, как правильно их писать, и о том, что в них следует писать.

Если вы подчиненный, от кого зависит, будете ли вы писать отчеты о работе? Скажете, что от начальства? Конечно, что если они будут требовать, то вы обязательно будете их писать. И ваше нежелание это делать не будет обсуждаться. Вас легко “мотивируют” к этому системой наказаний. В этом случае могу лишь порекомендовать вам изменить свое отношение к этой обязанности.

 А вот если не  будут требовать? Будете ли  вы их писать?

 Ответ на этот  вопрос и все, что с ним  связано, представляет для меня  особый интерес, поскольку касается  таких вопросов, как лидерство,  развитие сотрудника, его личные качества и профессиональные компетенции.

Если вы менеджер среднего звена - будете ли вы требовать отчеты от подчиненных? Определенно, будете. Иначе, откуда у вас возьмутся данные для анализа, управления и развития вверенного вам подразделения, факты  и аргументы для высшего руководства? Зачем нужен отчет вообще?

 Для рядового сотрудника  зачастую это единственная возможность  показать своему руководству,  что он делает правильные вещи, делает их правильно, что он  лоялен к компании и при  этом постоянно развивается как профессионал. Менеджеру среднего звена отчеты о работе позволяют оценивать результаты работы его подчиненных, знать, чем занят каждый из них, и когда будут выполнены розданные им задания. Вступив на карьерную лестницу, избавиться от необходимости писать отчеты можно только на самой её вершине. Но именно в этот момент правильно подготовленные отчеты от подчиненных становятся просто жизненно необходимыми, поскольку содержат качественную информацию, необходимую для принятия решений.

Отчеты различаются по периодичности, тематике и аудитории.

 Периодические отчеты  бывают:

 - ежедневные: обычно используются при работе над краткосрочными проектами и во время прохождения сотрудником испытательного срока;

 - еженедельные: наиболее распространенные и удобные для управления, контроля и анализа;

 - ежемесячные: чаще всего агрегируются из недельных отчетов;

 - квартальные: наиболее объемные, обычно половину их содержания составляет анализ деятельности и результатов;

 - годовые: полностью состоят из аналитики и составляются для высшего руководства.

  По тематике отчеты бывают рабочие и специальные. Рабочие – это периодические отчеты о работе, а специальные – это разовые отчеты по результатам проведения или посещения различных акций или мероприятий.

  Отчеты могут иметь различную аудиторию получателей: только прямой руководитель, менеджеры отделов одного департамента (для обмена информацией), все сотрудники отдела (участники проекта). В зависимости от аудитории фильтруется информация в отчете.

Для того, чтобы правильно написать справку (отчет) о проделанной работе нужно запланировать время на написание и проверку его в своем рабочем графике. Очередной отчет следует начинать сразу после отправления предыдущего и он пишется постоянно, а не за полчаса до дедлайна по его отправке. Уделяйте отчету 5-10 минут каждый день в течение недели (не больше) и тогда в пятницу вечером вы подготовите недельный отчет всего за 10 минут.

  Отчет важно правильно отправить. Ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не утром следующего. Еженедельные – в пятницу вечером, а не в понедельник утром. Спросите – почему? Потому что это увеличит шансы вашего отчета быть прочитанным вовремя, ведь руководство вполне может захотеть проверить отчеты подчиненных в субботу.

  Отчет должен быть кратким и ясным, не больше одной страницы. Во-первых, длинный отчет отнимет у вас больше времени на его создание, а у того, кому он предназначен, на прочтение. А во-вторых, длинный отчет – это сигнал о проблемах автора с умением анализировать информацию, выделять важное и расставлять приоритеты. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.

  Справка о проделанной работе имеет разную периодичность и, соответственно, должна иметь и разное содержание. Если мы пишем еженедельную или ежемесячную справку, то в них ваша деятельность должна быть отражена очень подробно, поскольку они предназначены для оперативного контроля. В справке за квартал отражаются основные показатели и проводится анализ деятельности с указанием причин, мешающих работе, если они имеются. В годовой справке – основные результаты, оценка их динамики с предыдущим годовым периодом и дается прогноз на следующий год.

  Форма справки может быть произвольной, но её информационная структура – однородной. Для наглядности можно использовать табличную форму изложения, оформленную, при необходимости, диаграммами и графиками. Язык справки должен быть деловым, изложение – кратким и ясным. Объем её не должен быть большим, нужно уметь сжато изложить факты.

  В еженедельной или ежемесячной справке нужно отразить только конкретно выполненные работы и привести цифровые показатели, характеризующие труд. В том случае, если имеются существенные расхождении в показателях по сравнению с предыдущим отчетным периодом, то нужно сделать анализ этого явления и указать причины, по которым это могло произойти. (Приложение 3.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Каждый гражданин нашей  страны, еще со времен Советского Союза хорошо знаком с «важностью» различного рода справок в жизни. Предоставления справок от нас требуют практически везде и ни один вопрос невозможно решить в нашей стране без справки.

 Что только нас  не заставляют подтверждать справками  - это и состояние здоровья, наличие  места работы, полученные доходы, семейное положение и так далее.

Внешний вид документа  есть беспрекословное свидетельство

стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если

документы выполнены  небрежно - значит в учреждении низкая культура труда.

Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка. Так

принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен

(хорошая полиграфичная  работа, хороший шрифт, продуманный  текст). Особое

внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности  напечатанного

текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Барихин А.Б. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. М: Книжный мир, 2009. – 192 с.

2. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для

студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. –  Омск:

Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.

3. Документационное обеспечение управления: курс лекций. –М.: Изд-во МГОУ, 2010. – ISBN 978-5-7045-1029-1.

4. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29 назв.

5. Справки с места работы: виды и правила составления / А.К.Румянцева // Кадры предприятия,  2003 г. - № 2. – С.46-48.