Основные виды работ по документационному обслуживанию

 

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Основные  этапы документооборота:

1. Прием и первоначальная обработка документов
2. Предварительный просмотр и распределение документов
3. Регистрация документов
4. Информационно-справочная работа
5. Направление и исполнение документов
6. Хранение и использование документов в текущей деятельности
7. Подготовка и передача дел в архив

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4. .Организация хранения архивных документов

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально - технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

  Практика проверок постановки архивного дела в судах показывает, что лишь немногие суды имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям  обеспечения их сохранности. Некоторые  организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации  всех форм собственности обязаны  обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

 

Чтобы обеспечить сохранность  архива в  суде, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное  или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в  соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов  необходимо иметь:

• хранилища для хранения документов;
• помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
• помещение для работы исследователей (читальный зал);
• рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу  документов предъявляются следующие  требования:

• оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
• в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
• электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
 

• в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
• не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными  или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует  размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а  также в не разобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного  аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или  металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих  утрату, повреждение и вредные  воздействия окружающей среды

Освещение в  хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные  шторы или жалюзи, исключающие  попадание прямых солнечных лучей  на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых

 

плафонах. Оптимальный температурно - влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

• для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
• для документов на пленочных носителях:
• - черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
• - цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
• для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

Температурно-влажностный  режим хранения документов следует  контролировать путем измерения  параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания  коробок и связок архивных дел, стеллажей  и всего помещения архива можно  использовать бытовой электропылесос

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в  условиях, исключающих возможность  появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений  и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

При обнаружении  документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию.

 

 

3.5. Регистрация входящих документов

Входящие документы  обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются  документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через  курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную  форму обычно вносятся следующие  данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируютс<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Aria