Основные направления деятельности архива предприятия

Основные направления  деятельности архива предприятия 
Содержание

 

Введение 3

Глава 1 Документирование деятельности организации 5

1.1 Нормативные и организационно-распорядительные  документы 5

1.2 Предмет и цели  деятельности Архива. Состав документов 6

1.3 Ведение документации 9

Глава 2 Документооборот  организации 13

2.1 Работа с архивными  документами 13

2.2 Приём документов  в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности 15

Заключение 23

Список литературы 26

 

Введение

 

Актуальность темы. Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция - это иметь доступ к ним и  использовать при необходимости.

Основной учетной единицей архива является дело, или единица  хранения. Дело - это папка, в которой  может быть от пяти до 300 и более  листов. Они могут быть разными  по объему.

Целью написания работы является изучение организации архива предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  
1. Рассмотреть общие понятия об архивах.

2. Охарактеризовать структуру  архива предприятия

3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива.

 

Глава 1 Документирование деятельности организации

 

1.1 Нормативные  и организационно-распорядительные  документы

 

В организации используются различные виды документов: организационный  устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказом начальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9 августа 2005 года № 90/1 – 4, штатное расписание, организационная структура, положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.

На основе данных нормативных  документов оформляются организационно-распорядительные документы: приказы, решения дирекции.

Приказ – это локальный  нормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый для регламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам. Регламентация (с франц. reglamentacia) - означает установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказы используются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации¹.

Решение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации  в целях разрешения оперативных  вопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместители руководителя организации и руководители структурных подразделений.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Для  этих целей используются информационно-справочные документы, таким образом, они составляют своеобразный базис любого управленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Коммуникативную функцию выполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящих документов любой организации.

Письмо – это фактически единственный документ, в котором  не используется реквизит «Наименование  вида документа». При составлении  текста письма следует избегать чересчур сложных предложений и формулировок. По возможности используются простые и понятные предложения.

К видам деловых писем  следует относить:

• Письма-просьбы;
• Письма ответы или отказы;
• Договорные;
• Сопроводительные;
• Напоминания;
• Письма-подтверждения;
• Гарантийные письма и т.д.

 

1.2 Предмет  и цели деятельности Архива. Состав  документов

 

Основными видами деятельности Архива являются²:

• Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;
• Комплектование Архива документами архивного фонда Саратовской области;
• Использование и публикация архивных документов;
• Информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством;
• Создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;
• Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

Архив не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствует  достижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы за счёт иных поступлений, разрешённых законодательством³.

Виды платных работ  и услуг, выполняемых Архивом, определяются

Управлением по согласованию с Архивом и в соответствии с законодательством.

Находящиеся на хранении в Архиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. В состав документов Архива входят:

1. Архивные фонды и  архивные документы Архивного  фонда Саратовской области, в  том числе содержащие служебную  и государственную тайну, на  любых видах носителей, подлежащие  постоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности:

органов государственной  власти, в том числе органов  юстиции, суда, прокуратуры, органов  исполнительной власти, государственных  учреждений, организаций, предприятий, действовавших и действующих на территории Саратовской области;

учреждений религиозных  конфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до момента  отделения церкви от государства;

предприятий, организаций  и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности.

Архивные фонды и  архивные документы, поступившие в  Архив в установленном порядке:

органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной и муниципальной  собственности;

негосударственных учреждений, организаций и предприятий, средств  массовой информации;

юридических лиц, а также  документы физических лиц личного  происхождения, фамильные архивы, фотодокументы  и другие документы, поступившие  в Архив в установленном порядке⁴.

1. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая документация, аудиовизуальные документы.
2. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах.
3. Учётные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов архива, в том числе входящие в состав справочно-информационного фонда и научно-справочной библиотеки Архива.
4. Документы Архивного фонда Саратовской области, находящиеся в муниципальной и частной собственности, поступают в государственную собственность области на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляются соглашением/договором/, заключённым между собственником документов и Архивом, после экспертизы их ценности.

 

1.3 Ведение  документации

 

Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы

(постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы,  акты, письма и др.), которые готовятся  в архиве, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования  деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования  документа;

- визы согласования  документа;

- оттиск печати;

- отметка о завершении  копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

Для изготовления документов директора архива, его заместителя  используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.

Характеристика общего бланка документа.

Документы оформляются  на бланках установленного образца  формата А4.

Устанавливаются следующие  виды бланков:

- постановление;

- распоряжение;

- письмо;

- бланк резолюции (формат  А6).

Бланки писем исполнены  в чёрно-белом виде.

Бланки документов изготавливаются  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

Бланки изготавливают  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии.

Макеты бланков документов проектируют в соответствии с  формами (образцами) бланков. Макеты бланков  документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами  и представляются на утверждение  заместителю директора архива⁵.

При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, имеет поля (мм):

левое – 30;

правое – 10;

верхнее – 20;

нижнее – 20.

На бланках постановлений  и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции  используются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.

Проанализировав общий  бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.

Характеристика организационно-распорядительной документации:

Для анализа можно  использовать следующие распорядительные документы6

1. Устав организации.
2. Распоряжение .
3. Решение.
4. Приказ.

Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.

Во вступительной части  кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.